Журнал приходных и расходных кассовых ордеров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Приходные и расходные кассовые документы, перед тем как попасть на оформление к кассиру, должны быть зарегистрированы бухгалтерией в специальном журнале. К таким документам можно отнести: расходные кассовые ордера (РКО), приходные кассовые ордера (ПКО), расчетно-платежные ведомости, заявления на выдачу денег, счета на оплату и др. При этом стоит отметить, что расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются в журнале после их выдачи.

В качестве бланка журнала регистрации применяется унифицированная форма № КО-3 (код формы по ОКУД 0310003). Заполнение данной формы может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала. Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ПКО и РКО) применяется для фиксации сумм денежных средств и реквизитов ордеров при обороте наличных денег через кассу организации или предприятия. Ниже мы расскажем, что представляет собой этот документ и каким образом его необходимо оформлять.

Назначение журнала

В соответствии с требованиями ст. 34 ФЗ № 86-ФЗ от 10.07.02, регулирующего правила обращения наличных денежных средств, для их оборота устанавливаются единые нормы, обязательные к исполнению всеми субъектами хозяйствования и банками.

Так, при ведении расчетов наличными деньгами организация, которая принимает деньги, обязана использовать контрольно-кассовые устройства, предназначенные для регистрации полученной наличности. Эти операции подтверждаются приходным кассовым ордером. Кроме того, этот документ необходимо оформлять и в таких случаях, когда из банка получаются наличные для выплаты заработной платы работникам, оплаты командировочных, компенсаций по подотчетным суммам.

Если после получения денег их общая сумма в кассе превысит установленный лимит, то лишняя сумма должна сдаваться в банк. Данная операция подтверждается оформлением расходного ордера.

Общие правила осуществления кассовых операций установлены Указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14. В соответствии с ним, все операции должны отражаться в первичной документации (ПКО и РКО), а после этого данные должны вноситься в журнал регистрации ПКО и РКО (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (Постановление от 18.08.98 № 88). Бланк-образец данного документа в формате Excel можно скачать по этой ссылке.

Правила заполнения

Форма № КО-3 включает в себя обложку и вкладной лист, который поделен на 2 части.

На титульном листе указываются:

• Название компании.
• ОКПО организации или предприятия (при отсутствии ОКПО в соответствующей графе проставляется прочерк).
• Срок, на который заведена данная кассовая книга.
• Реквизиты лица, ответственного за ведение и заполнение журнала.

Первая часть вкладного листа (графы 1-4) предназначена для фиксации данных приходных ордеров, а вторая (графы 5-8) – расходных. Образец заполнения вкладных листов можно посмотреть здесь.

Ведение учета ПКО и РКО обязательно для каждой организации, имеющей кассу. Заполнение журнала учета возлагается на кассира. Для данного документа установлен срок хранения 5 лет (если за это период проводилась его проверка).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Все документы, свидетельствующие о тех или иных операциях, проходящих через кассу компании должны регистрироваться в специальном журнале учета приходных и расходных кассовых документов – это одна из основных норм кассовой дисциплины.

Роль журнала

Основная задача журнала заключается в том, чтобы привести в порядок движение первичных расходных и приходных документов, поэтому регистрировать их необходимо сразу после создания. И только затем они могут быть переданы кассиру для дальнейшей работы (исключения составляют ордеры на получение заработной платы, которые составляются на один день, но не всегда могут быть своевременно реализованы).

Кроме того, наличие журнала позволяет руководству предприятия избежать ситуаций, связанных с неправомерным использованием платежных документов. Для этой цели в конце каждого рабочего дня бухгалтер компании должен сверить все записи, внесенные в журнал с наличествующими корешками «приходников» и «расходников».

Также правильно заполненный журнал в случаях налоговых проверок позволяет быстро проконтролировать остаток в кассе (здесь не лишним будет напомнить, что при использовании кассы, следует строго придерживаться максимально допустимого лимита наличных денежных средств).

Какие документы должны быть зарегистрированы в журнале

• все документы, свидетельствующие о приходе и расходе денежных средств, независимо от того, из каких источников они поступили или на какие цели были истрачены;
• информация о расчетно-платежных ведомостях, сопровождающих выдачу заработной платы работникам предприятия (но только после проведения процедуры выплаты);
• счета на оплату;
• заявления на получение денежных средств и т.п.

Можно ли обходиться без журнала регистрации

По закону компании, работающие с контрольно-кассовой техникой, обязаны соблюдать кассовую дисциплину. Одно из основных ее правил гласит, что все документы должны быть зарегистрированы в специальном журнале. При этом если организация нарушает данную норму, в случае налоговой проверки ей грозит административное наказание в виде крупного штрафа (при этом наказанию подлежит как само юридическое лицо, так и его руководитель).

Кто должен вести журнал

Функция по ведению журнала обычно лежит на материально-ответственном лице — специалисте бухгалтерского отдела, в качестве которого может выступать либо рядовой бухгалтер, либо кассир предприятия. Контроль же за правильность оформления и ведения с определенной периодичностью должен осуществлять главный бухгалтер.

Как часто надо менять журнал

Точных сроков по периоду ведения журнала закон не устанавливает, поэтому они определяются внутренними нормативными актами компании в зависимости от ее потребностей.

[3]

Довольно часто это бывает какой-либо налоговый период: квартал, полугодие или год.

Можно ли допускать в журнале ошибки

Никакие ошибки и исправления в журнале допускать крайне нежелательно. Но если какая-то неточность все же закралась в документ, следует аккуратно зачеркнуть неверные сведения, написать сверху правильные и поставить рядом подпись ответственного лица и дату исправления.

Правила по составлению журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

На сегодняшний день существует несколько способов ведения журнала, поскольку единого унифицированного его образца, обязательного к применению нет. Предприятия могут вести документ в произвольном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному в учетной политике компании или же использовать ранее общеприменимую форму.
При этом журнал должен содержать ряд обязательных сведений:

• наименование предприятия и структурного подразделения, собственностью которого является документ;
• код организации по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций);
• год или иной период, за который он ведется;
• персональные данные сотрудника, имеющего прямое отношение к его заполнению: его должность, ФИО.

Основная информация оформляется в виде таблицы, в которую в хронологическом порядке вносятся данные обо всех кассовых документах: с левой стороны о приходных, с правой стороны о расходных. По каждому из них в соответствующие ячейки вписываются:

• дата,
• номер (по внутреннему документообороту компании),
• сумма, которая по нему проходит,
• примечание.

Все строки обязательны к заполнению, в том числе примечание – оно дает разъяснение к той или иной платежной бумаге.

Правила оформления журнала

Журнал можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. При этом если на предприятии он ведется «живьем», то все его страницы нужно пронумеровывать, скреплять специальной крепкой нитью и заверять подписью. Печатью визировать журнал не обязательно, т.к. он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же начиная с 2016 года юридические лица законодательно освобождены от требования применять в работе штампы и печати.

В период ведения журнал должен лежать в определенном месте, доступ к которому нужно строго ограничить. После утраты актуальности его следует передать на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени.

Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Александр Сорокин заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

В этом решении:

• Приходный кассовый ордер
• – форма
• – как заполнять
• – ошибки
• – кто подписывает
• – где ставить печать
• Как работать с ПКО
• Расходный кассовый ордер
• – форма
• – как заполнять
• – ошибки
• – кто подписывает
• Как работать с РКО
• Журнал регистрации приходных и расходных ордеров
• Электронный документооборот
• Чем грозит отсутствие кассовых документов

Кассовые документы должны оформлять все организации, которые ведут расчеты наличными.

А вот предприниматели вправе не составлять приходные и расходные кассовые ордера и, соответственно, журнал для их регистрации (абз. 4 п. 4.1 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

Раньше организации могли оформлять общий приходный кассовый ордер на сумму выручки, поступившую за смену. Теперь также можно оформлять расходный ордер на всю сумму возвратов денег покупателям и покупки у физлиц за смену.

Нумеровать приходные кассовые ордера можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и несквозной.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Составьте его в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Как заполнять ПКО

Приходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки, при помощи компьютера или комбинированным способом (п. 4.7 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). При этом каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не установлено. Например, если у вас закончилась паста в шариковой ручке, то бланк продолжайте заполнять новой ручкой, даже если оттенок или цвет у нее другой.

Исправления в кассовые документы, в том числе в приходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 4.7 указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Кто подписывает приходник

[1]

Приходный кассовый ордер должен подписать главный бухгалтер или бухгалтер. А также кассир.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров должен заполняться каждой организацией, имеющей дело с наличностью. Рассмотрим, для чего необходим этот документ и как его правильно заполнять.

Зачем регистрировать в журнале приходники и расходники?

Ведение предпринимательской деятельности, включающей кассовые операции, регулируется указанием ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У. В документе оговорено, что любой приход или расход наличных денег должен быть зафиксирован первичными документами, а именно приходным кассовым ордером (форма КО-1) и расходным кассовым ордером (КО-2). Также все ордера должны быть отражены в регистрационном журнале формы КО-3. Бланки перечисленных выше документов являются унифицированными, они были утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.

Бланк журнала по форме КО-3 можно скачать с нашего сайта:

Кроме того, организация или ИП обязаны иметь в наличии ККМ (кассовый аппарат), если они не попадают в предусмотренные законодательством исключения (например, ИП применяет патентную систему налогообложения).

Как правильно вести журнал регистрации ПКО и РКО?

Документы по приходу и расходу необходимо оформлять с соблюдением следующих условий:

• нужно приложить к ордеру документ — основание для проводимой операции;
• нельзя вручную исправлять сведения на документах;
• нумеровать ордера необходимо последовательно, в том порядке, в котором документы были сформированы;
• следует фиксировать все ПКО и РКО в журнале регистрации;
• выдавать деньги по расходнику можно только в день оформления ордера.

Документы по приходу/расходу подготавливаются вручную либо машинным способом с последующей распечаткой.

Лицо, внесшее наличность, должно получить отрывную часть приходника как свидетельство, что деньги внесены в кассу. Бухгалтер оставляет себе остальной документ ПКО и регистрирует его в журнале.

В том случае, когда денежные средства выдаются сотруднику, например под отчет, должен быть оформлен расходный кассовый ордер (расходник), который нужно зарегистрировать в журнале КО-3. Расходник должен содержать паспортные сведения сотрудника, которому выдаются денежные средства.

При выдаче заработной платы сведения о каждом расходнике фиксируются в журнале наряду с информацией по зарплатной ведомости. Также на ведомости проставляется штамп-отметка с данными соответствующего расходника. Для упрощенного заполнения в зарплатной ведомости можно указывать реквизиты только одного расходника.

Каждая организация, использующая в своей деятельности наличные деньги, должна регистрировать приходные и расходные ордера в журнале регистрации. Правила составления первичных документов ведению журнала приходных и расходных кассовых ордеров регулируются указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Приходный кассовый ордер

Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.

Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.

С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.

Правила оформления приходно–кассового ордера

Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.

Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО

Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.

При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе, то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.

Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88).

Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров

Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:

• к ордеру должен быть приложен первичный документ, являющийся основанием для его оформления;
• помарки и исправления в ордерах не допускаются;
• обеспечение сквозной нумерации ордеров по каждому виду с начала года;
• обязательная регистрация ордеров в журнале;
• ордера действуют только в день их составления.

Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.

Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.

Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.

В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.

При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2019 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.

Об ответственности за несоблюдение кассовых операций читайте в статье «А ваша кассовая дисциплина в порядке?».

Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3)

Что такое форма КО-3?

Любая кассовая документация, прежде тем попадает для оформления к кассиру, обязательно должна регистрироваться бухгалтерией в специальной книге, а именно в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов .

В журнале регистрации кассовых документов должны быть зафиксированы:

• расходные и приходные ордера;
• ведомости о платежах;
• заявления о выдаче денежных средств, счета к оплате и тому подобное.

Применение КО-3

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов имеет специальную форму КО-3. Она имеет вид обложки с вкладными листами, образец которого используется для заполнения данных. Вкладной лист состоит из 2 частей: первая необходима для записи приходной документации, вторая — для расходной.

Штрафы и санкции

Профессиональная дисциплина кассиров должна соблюдаться соответственно законодательству. Если же допускается неправильное ведение КО-3 или неприменение журнала при работе с кассовыми ордерами и другими документами, то, естественно, за это предусмотрено соответствующее наказание согласно КоАП.

Ответственность наступает за нарушения ведения кассовых операций, а также за нарушения правил применения банковских счетов. Также караются действия по неоприходованию средств, неправильному хранению свободной наличности или же накоплению денег сверх положенной нормы.

Нарушения караются административными штрафами лиц, занимающих соответствующие должности. Сумма штрафных санкций может колебаться в пределах от 4-х до 5-ти тыс. руб. На юридических лиц может быть наложен штраф от 40 до 50 тыс. руб. Если речь идёт об индивидуальных предпринимателях, санкции в этом случае аналогичны размерам штрафов, которыми облагаются должностные лица.

Как оформить приходный и расходный кассовый ордер, журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Елена Попова государственный советник налоговой службы РФ I ранга

В этом решении:

• Приходный кассовый ордер
• – форма
• – как заполнять
• – ошибки
• – кто подписывает
• – где ставить печать
• Как работать с ПКО
• Расходный кассовый ордер
• – форма
• – как заполнять
• – кто подписывает
• Как работать с РКО
• Журнал регистрации приходных и расходных ордеров
• Электронный документооборот
• Чем грозит отсутствие кассовых документов

Кассовые документы должны оформлять все организации, которые ведут расчеты наличными.

А вот предприниматели вправе не составлять приходные и расходные кассовые ордера и, соответственно, журнал для их регистрации (абз. 2 п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Нумеровать приходные кассовые ордера можно так, как удобно вам. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания. Или, например, с использованием буквенного шифра, даты и т. п. При этом нумерация может быть как сквозной, так и несквозной.

Приходный кассовый ордер

Приходный кассовый ордер заполняют при получении денег в кассу. Составьте его в одном экземпляре по форме № КО-1 (п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Как заполнять ПКО

Приходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки или с применением технических средств (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При этом каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не установлено. Например, если у вас закончилась паста в шариковой ручке, то бланк продолжайте заполнять новой ручкой, даже если оттенок или цвет у нее другой.

Исправления в кассовые документы, в том числе в приходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Кто подписывает приходник

Как работать с ПКО: порядок действий

Получая деньги по приходному кассовому ордеру, руководствуйтесь правилами пунктов 5.1– 5.3 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда выдают деньги из кассы. Составляйте его по форме № КО-2 в одном экземпляре (п. 4.1 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Подробнее о том, когда нужно заполнять этот документ, см. В каких случаях нужно выписывать приходные и расходные ордера.

Как заполнять РКО

Расходный кассовый ордер на бумажном носителе можно оформить от руки или с применением технических средств (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). При этом каких-либо ограничений по цвету чернил, используемых при заполнении кассовых документов, не установлено.

Исправления в кассовые документы, в том числе в расходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 4.7 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Бланки форм кассовых документов

Приходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-1

Приходный кассовый ордер используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Расходный кассовый ордер. Бланк формы № КО-2

Расходный кассовый ордер используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными. Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Бланк формы № КО-3

Унифицированная форма № КО-3 применяется в бухгалтерии организации для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов до передачи в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируются после их выдачи.

Регистрация кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

Унифицированная форма № КО-4

Кассовая книга применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Расчет лимита остатка кассы

Для установления лимита остатка наличных денежных средств в кассе организация или индивидуальный предприниматель должны представить в банк, осуществляющий расчетно-кассовое обслуживание, расчет на бланке формы № 0408020 в двух экземплярах. Один экземпляр остается учреждении банка, второй возвращается в организацию со сведениями об установленном лимите денежных средств в кассе организации и разрешением на расходование наличных денежных средств, поступающих в кассу.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Форма № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (ОКУД 0310003) утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

открывается отдельно на приходные и на расходные кассовые документы. Предназначен для контроля за целевым использованием средств. Как по приходным, так и по расходным документам фиксируются следующие данные: дата формирования, номер, фигурирующая в документе сумма. По необходимости вносятся примечания.

Графы для заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3):

1. Дата
2. Номер
3. Сумма
4. Примечание

5. Дата
6. Номер
7. Сумма
8. Примечание

Журнал регистрации кассовых документов комплектуется шаблонным листком, который представляет собой образец заполнения. Руководствуясь шаблоном, заполняют все имеющиеся страницы. Шаблон можно разделить на две части – одна для приходных и вторая для расходных документов.

Документ можно заполнять электронным способом. Хранится Журнал регистрации кассовых документов пять лет. При этом, необходимо проведение проверок.

В нашем магазине вы можете купить данный журнал в нескольких модификациях. Вы можете подобрать число листов и тип обложки. Если выбран Журнал регистрации кассовых операций в мягкой обложке, то для заказа доступна опция ламинации (нанесения тонкой прозрачной полиэтиленовой пленки на картон). Для твердого переплета доступно тиснение заголовка.

Какой бы Журнал регистрации кассовых операций вы не выбрали, функция опечатывания и прошивки документа специальным шнуром доступна всегда. Заказ можно сделать в удобное время суток. Для его подтверждения с вами свяжется наш менеджер.

Оформление кассовых документов: ПКО, РКО, кассовая книга

Кассовые документы должны оформлять все организации, включая малые предприятия, а вот ИП могут не составлять кассовую книгу, оформлять ПКО и РКО. Правильное и своевременное оформление кассовых документов — это обязанность каждой организации.

Кассовые документы

Приходный кассовый ордер

При поступлении наличных денежных средств в кассу оформляется приходный кассовый ордер (ПКО) по форме №КО-1 в одном экземпляре. Квитанция ПКО выдается вносителю денег в кассу.

При поступлении наличной выручки от граждан или организаций выдается чек ККТ, ПКО составляется на всю сумму выручки за день на основании контрольной ленты. Оприходовать наличные деньги в кассу приходником нужно до окончания рабочего дня или приезда инкассатора.

Нумерация ПКО произвольная, обычно в порядке возрастания, можно использовать буквенный шифр или дату.

Расходный кассовый ордер

При выдаче денег из кассы оформляется расходный кассовый ордер (РКО) по форме №КО-2 в одном экземпляре, получателю выдается квитанция РКО.

При выдаче зарплаты штатным сотрудникам оформляется расчетно-платежная ведомость по форме № Т-49 или платежная ведомость по форме № Т-53. На всю сумму выданной зарплаты составляется РКО.

Исправления в ПКО и РКО не разрешаются, при совершенной ошибке надо оформить новый документ.

Ордера можно оформлять на бумаге от руки или автоматизированным способом.

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

В настоящее время журнал регистрации приходных и расходных ордеров по форме №КО-3 не является обязательным документом, он не упоминается в Порядке ведения кассовых операций. Вести журнал или нет — это добровольное дело организации. Ответственности за его отсутствие и не заполнение нет.

Журнал предназначен для предварительной регистрации ПКО и РКО: указываются дата, номер, сумма документа и примечание.После регистрации в журнале денежные документы передаются в кассу кассиру.

Журнал регистрации хранится в архиве организации 5 лет.

Кассовая книга

В кассовой книге по форме №КО-4 отражается движение наличных денег: поступления и выбытия из кассы организации. Кассовую книгу можно вести на бумаге, автоматизировано или в электронном виде.

Обратите внимание! Несмотря на то, что унифицированные формы документов стали не обязательными и используются по желанию, некоторые документы нужно оформлять только по унифицированным формам. Кассовая книга, ПКО и РКО — относятся к таким документам.

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме №КО-5 используется если в организации есть старший кассир. В книге отражается передача денег от старшего кассира кассирам. Записи делаются в момент передачи денег и подтверждаются подписями старшего кассира и кассира.

Печать на кассовых документах

Организация для кассовых документов может кроме основной печати использовать штампы с надписями:

• касса,
• для документов,
• для кассовых документов.

Ответственность

За несвоевременное отражение кассовых операций предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая ответственность

За отсутствие первичных документов предусмотрены штрафы (ст.120 НК РФ) за грубое нарушение правил учета доходов и расходов:

• 10 000 руб. — нарушение совершено в течение одного налогового периода;
• 30 000 руб. — нарушение обнаружено в разных налоговых периодах;
• 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. — нарушение, которое привело к занижению налоговой базы.

Административная ответственность

Административная ответственность (ст. 15.1 КоАП РФ) за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО грозит штрафом организации от 40 000 руб. до 50 000 руб.

Для должностных лиц тоже могут применяться штрафы:

• от 4000 руб. до 5000 руб. – за отсутствие или несвоевременное (не в день получения выручки) оформление ПКО (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.1 КоАП РФ);
• от 2000 до 3000 руб. – за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов (ч. 1 ст. 23.1, ст. 15.11 КоАП РФ);
• от 300 до 500 руб. – за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля (ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Кассир не является должностным лицом, за его ошибки будет расплачиваться руководитель организации или главный бухгалтер.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов – применение, порядок заполнения и хранения

Все денежные потоки должны контролироваться и учитываться, как известно, деньги любят счет. Данный процесс было бы невозможно осуществлять без документального подтверждения. В связи с этим законодательством РФ установлены формы документов, сопровождающих все операции с финансами и стандарты их оформления.

Единые формы и бланки приняты для так называемой простоты общения между компаниями и различными государственными структурами. Трудно даже представить, сколько времени и сил понадобилось бы затратить контролирующему лицу, разбираясь в записях на полях старых газет и в потрепанных блокнотах.

Все существенные финансовые операции совершаются через кассу компании, основываясь на письменном распоряжении из бухгалтерии. Кассир наделен материальной ответственностью, за состояние вверенной ему наличности и отчитывается за свои действия путем кассовых документов, считающихся письменным доказательством свершения любых хозяйственных операций.

Приходная и расходная кассовая документация: понятие и назначение

Средства, поступившие в кассу компании, фиксируются приходными кассовыми ордерами (ПКО). А выданные кассиром, расходными (РКО) соответственно. Вместо расходника, распоряжением к выплате наличных из кассы, могут послужить платежные ведомости, счета на оплату или заявления на выдачу финансов.

Каждый такой документ обладает своим цифровым кодом, присвоенным ему согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОК 11-93):

• Ф. 0310001 – Приходники;
• Ф. 0310002 – Расходники;
• Ф. 0301011 – Ведомости платежные;
• Ф. 0301009 – Ведомости расходно-платежные.

Любые документы кассовой отчетности содержат следующие обязательные реквизиты:

• Название и адрес компании;
• Характер операции;
• Стороны, принимавшие участие в сделке;
• Дату и время составления (совершения операции) и порядковый номер документа;
• Сумма наличности (цифрами и прописью);
• ФИО и подпись ответственного лица.

Кассовая документация оформляется в бухгалтерии, сотрудником, назначенным письменным приказом руководства. Затем они вручаются кассовому работнику для проведения операции. Он в свою очередь, перед выдачей финансов обязан убедиться в правильном оформлении документов и в подлинности подписи распорядителя (главбуха, директора и т.д.)

При получении наличности кассиром, корешок ПКО должен быть подписан и передан лицу, оплатившему сумму, а сам ордер, подписанный этим лицом, останется у кассира. Расходник подписывается человеком, получившим средства, и визируется штампом «Оплачено», иначе доказать факт выплаты будет невозможно.

Перед закрытием трудовой смены, основываясь на расходниках и приходниках, подсчитывается остаточная сумма налички в кассе компании, по формуле:

Приход – суммарная величина всех ПКО за рабочую смену, расход – всех РКО соответственно.

Пересчитанная фактическая наличность должна совпасть с документальным остатком копейка в копейку, хотя в некоторых учреждениях допускается погрешность, определенная уставом. Переправления и зачеркивания в таковых документах не допустимы, при любых ошибках документ ликвидируется и оформляется заново.

О применении ПКО рассказано в следующем видеосюжете:

Назначение журнала

Делается это с той целью, чтобы в руки к кассовому работнику не попал поддельный документ, и капитал не был потрачен мошенническим путем. В конце трудовой смены производится сверка зарегистрированных бумаг с ордерами, опираясь на которые действовал кассир в процессе всего дня.

Для каждой организации устанавливается кассовый лимит, превышать который категорически запрещено. Все наличные средства, сверх этого лимита должны храниться в банке. Определяется размер лимита Центробанком и обсуждается с руководством компании, в индивидуальном порядке.

Ведение регистрационного журнала позволяет определить денежный остаток в кассе на любой момент, что облегчает и ускоряет работу контролирующих органов во время проверки.

Регулирование ведения финансовых расчетов является прерогативой Центробанка РФ, им утверждены нормативные акты, коими руководствуются все учреждения, оформляя кассовую документацию.

Это положения о:

• порядке ведения кассовых операций в РФ;
• правилах организации обращения денежной наличности на территории РФ.

Цель этих нормативных актов очевидна: определение общих правил по работе с денежным капиталом в пределах РФ, а ведение регистрационного журнала позволяет соблюдать установленный порядок, упростить отчетность, избежать подделки и утери первичных документов.

Правила оформления

Журнал заводится на этап времени, определенный уставом компании. Все его страницы должны нумероваться, прошиваться и закрепляться печатью предприятия.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов включает в себя две основные части: титульный лист и страницы учетной книги. Его можно заполнять печатным либо электронным способами или заполнять вручную, чернилами или шариковой ручкой исключительно синего цвета. Данный учетный журнал должен оформляться согласно унифицированной форме КО-3, утвержденной на законодательном уровне постановлением Госкомстата РФ от 18/08/1998г №88, Ф. по ОКУД 0310003.

Титульный лист учетной книги непременно содержит определенную информацию:

• Наименование самого документа;
• Название учреждения;
• Код по ОКПО (общий классификатор предприятий и организаций);
• Даты начала и окончания ведения журнала;
• ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение книги.

Далее следует стандартная таблица, состоящая из двух основных частей. Левая часть содержит информацию обо всех приходах в кассу компании, правая часть – для расходной документации.

Важный аспект: РКО на выдачу зарплаты и аналогичных платежей могут быть зарегистрированы лишь после осуществления операции. Может случиться, что по каким-либо причинам сотруднику не удастся получить финансы, или в кассе не хватит денег на подобную выплату, а ордер действителен только один день (на дату его составления). Таким образом, на следующий день документ утрачивает свою силу и актуальность, и регистрация такого документа является грубым нарушением.

Помимо этого обязательным условием заполнения регистрационной книги считается соблюдение сквозного нумерационного порядка (после номера 56 непременно следует 57, и никак иначе). Недействительный ордер будет уничтожен, документы, составленные после него, должны быть перенумерованы, а переправления и помарки в регистрационном журнале непозволительны.

Поэтапная инструкция по заполнению

Рассмотрим подробнее, что писать в каждом столбце, согласно их нумерации:

1. Дата составления ПКО.
2. Порядковый номер ПКО.
3. Сумма поступившей наличности.
4. Источник денежного поступления.
5. Дата составления РКО.
6. Порядковый номер расходника.
7. Сумма выплаты.
8. Кому выданы деньги и на что потрачены.

Пример заполнения регистрационной книги:

Образец заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов

В журнал заносится вся информация об актах и ордерах, подтверждающих любые движения денежной наличности, что позволяет без труда отслеживать доходность и затраты компании за любой промежуток времени, а так же контролировать документооборот на предприятии.

Перед регистрацией каждый акт подвергается тщательной проверке на предмет правильного оформления, отсутствия правок и ошибок, наличия подписи и печати руководителя (или другого уполномоченного лица). При выявлении малейшего несоответствия документ не может быть зарегистрирован и отправляется на доработку.

Правила ведения и хранения. Штрафы и санкции за их нарушение

Ведется регистрационная книга чаще всего сотрудником бухгалтерии, иногда самим кассиром. В любом случае это исполнитель, назначенный приказом руководства к выполнению данных обязанностей, с которым заключен договор о материальной ответственности.

Что касается сроков хранения, регистрационная книга относится к типовым управленческим архивным документам и должна храниться на предприятии в течение пяти лет после окончания отчетного периода (конечной даты ведения журнала).

Согласно Федеральному закону №402 от 06/12/11г компания обязана создать оптимальные условия для хранения архивных документов и предоставить любой из них по первому требованию контролирующего органа.

В случае возникновения спорных вопросов и судебных разбирательств, подобные документы хранятся в архиве до выяснения всех обстоятельств и прекращения судебного делопроизводства.

[2]

Нарушителям правил кассовой дисциплины и ведения денежных операций грозит административная ответственность в виде штрафа (ст15п1 КоАП РФ):

• Должностным лицам от четырех до пяти тысяч рублей.
• Организациям и юридическим лицам от сорока до пятидесяти тысяч рублей.

Данные цифры являются убедительным призывом соблюдать порядок в кассовых документах и избегать различных недоразумений и ошибок в ведении отчетности.

Порядок заполнения Журнала в 1С рассказан в данном видео уроке:

Источники

1. 
   Правоведение. — М.: Норма, Инфра-М, 2013. — 432 c.
2. 
   Рассказов, Л. П. Теория государства и права / Л.П. Рассказов. — М.: Инфра-М, РИОР, 2014. — 480 c.
3. 
   Ведихин, А. Forex от первого лица. Валютные рынки для начинающих и профессионалов / А. Ведихин. — М.: Омега-Л, 2005. — 428 c.
4. Наумов, С.Г. Доверенность: часто задаваемые вопросы, образцы документов; М.: Юрайт, 2011. — 169 c.

/oli>

Журнал приходных и расходных кассовых ордеров
Оценка 5 проголосовавших: 1

Роман Петренко
Я Роман Петренко — юрист с 10 летним стажем работы в крупной торговой компании. Данный ресурс создан с целью личных заметок, но будет полезен широкому кругу пользователей, интересующихся или ищущим ответы на тему юридического права.