Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Полезный материал в статье: "Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения" с ответами на все сопутствующие вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, то вы их всегда можете задать дежурному консультанту.

Образец акта об уничтожении документов

Как оформить уничтожение документации

Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их необходимо уничтожить. Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21)

Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить. Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

Образец акта о выделении документов к уничтожению

Порядок заполнения

Разберем порядок заполнения формы на примере. Допустим, что ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» приказом руководителя создало комиссию по утилизации, которая состоит из четырех человек:

  • Иванов И.И. – председатель комиссии;
  • Петров И.Н. – секретарь;
  • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год.

Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве.

Шаг 3. Заполним табличную часть:

  • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
  • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
  • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
  • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
  • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
  • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
  • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4. Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании.

Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

Сроки хранения бухгалтерских документов

Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года.

Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 и составляют:

  • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
  • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст. 15.11 КоАП).

Уничтожение документов бухгалтерского учета

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

Ориентирами по данным вопросам служат следующие нормативные документы:

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Читайте так же:  Как рассчитать подоходный налог

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

Документальное оформление уничтожения документов производится в определенной последовательности.

Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.

Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).

Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).

Передача документов на утилизацию по накладной.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек


Марина Пивоварова
, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор

Энциклопедия решений. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения — это право организации (индивидуального предпринимателя), а не обязанность. И воспользоваться этим правом можно только после проведения экспертизы ценности документов (п. 4.5 Правил N 526).

С этой целью в организации создается экспертная комиссия. Состав ее утверждает руководитель организации (п. 4.7 Правил N 526). Состоять она должна из числа наиболее квалифицированных работников. Члены комиссии должны не только знать какие из документов можно уничтожить, а какие следует обязательно сдать в архив, но и грамотно оценить сроки хранения каждого из документов, чтобы в будущем быть уверенным в том, что ни один из уничтоженных документов никогда не будет востребован проверяющими.

Всю процедуру уничтожения документов условно можно разделить на 3 этапа.

1 этап. Экспертиза ценности документов

Экспертиза проводится ежегодно. В процессе ее проведения участники комиссии определяют, какие из документов с истекшим сроком хранения можно уничтожить. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил N 526).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях (п. 4.13 Правил N 526).

По результатам экспертизы составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21 к Правилам N 526). К нему прилагают опись дел*(1), сгруппированных по срокам хранения.

В указанный акт включаются только дела (документы), срок хранения которых истек к 1 января года, в котором он составляется (п. 2.4.5 Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила работы архивов). Например, в 2017 году в акт на уничтожение может быть включена бухгалтерская и налоговая отчетность, составленная в 2011 году и ранее.

Не подлежат уничтожению первичные учетные документы, изначально сформированные на бумажном носителе, и переведенные в последующем в электронный вид для последующего хранения. Иными словами, нельзя отсканировать документы, скопировать их на какой-либо носитель электронных документов (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные носители), и после уничтожить этот бумажный документ (письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693). Документ на бумажном носителе должен храниться в течение всего законодательно установленного ему срока.

Форма Акта включает в себя, в частности, следующие реквизиты:

— заголовок дела, который должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Таким образом, в Акте достаточно указать, что уничтожаются, например, кассовые документы с приложениями;

— крайние даты, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов;

— сроки хранения и номера статей по перечню. В этой графе необходимо отразить номера статьи Перечня с установленным сроком хранения. Дополнительно указанная графа может содержать ссылку и на нормативно-правовой акт или закон, которым этот срок установлен (например, Закон N 402-ФЗ);

— номера описей и т.п.

2 этап. Утверждение акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

После утверждения и согласования экспертной комиссией описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации. И только после этого, дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть фактически уничтожены (п. 4.11 Правил N 526).

3 этап. Уничтожение документов

Уничтожить документы необходимо так, чтобы не было ни малейшей возможности их восстановить.

Процедура уничтожения документов ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать и утвердить такой порядок.

При самостоятельной разработке регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами работы архивов.

Уничтожение документов может быть произведено:

Читайте так же:  Можно ли закрыть предприятие без налоговой проверки

1) силами самой организации;

2) сторонней организацией.

В первом случае способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно. Это может быть:

— химическое уничтожение (с использованием химических реактивов);

Электронные документы подлежат физическому уничтожению или уничтожению программно-техническими средствами.

Об уничтожении документов составляется акт, форма которого может быть утверждена учетной политикой или приказом по организации (внутренним распоряжением руководителя).

В акте указывается способ уничтожения, поэтому на каждую группу документов, уничтоженную определенным способом, составляется отдельный акт.

Акт должен быть подписан всеми участниками экспертной комиссии и утвержден руководителем организации.

Во втором случае, со специализированной организацией заключается договор на переработку (утилизацию).

Передача документов осуществляется на основании акта о выделении к уничтожению документов, утвержденному руководителем.

Организация-исполнитель оформляет накладную о приеме документов на утилизацию, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (п. 2.4.7 Правил работы архивов)

Акт об уничтожении документов также составляет сама специализированная организация.

По факту оказания услуги стороны подписывают соответствующий акт.

*(1) В дела группируются схожие по содержанию документы и относящиеся к одному вопросу деятельности организации. Дело является единицей хранения, подлежащей архивному учету (п. 2.9, 3.3 Правил N 526). Порядок формирования дел установлен п.п. 4.19 — 4-30 Правил N 526. Электронные документы вносятся в отдельные описи.

Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения

Заплатить налоги необходимо до 2 декабря. Если у вас есть вопросы о порядке уплаты или расчете налогов, присылайте их на [email protected] Ответы на самые популярные из них мы опубликуем на портале ГАРАНТ.РУ.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Какой установлен срок хранения документов бухгалтерской отчетности и каков порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения? Установлена ли форма акта на списание (уничтожение) и кем данный документ должен быть подписан?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Как уничтожать бухгалтерские документы, которые уже не нужны

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения первичных документов бухгалтерского учета.

Обязанность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности, документов, образующихся в результате деятельности общества, предусмотрена законодательно (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучете); ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — Закон об архивном деле); ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ; ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ). В компании должны быть проработаны все вопросы по правильной организации отдельных этапов документооборота: от создания документов, работы с ними до последующего хранения и уничтожения документов.

Основания для уничтожения документов

  • Закон об архивном деле;
  • Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение));
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень));
  • Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Правила)).

Компании вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ч. 2 ст. 13 Закона об архивном деле), руководствуясь при организации и обеспечении работы своего архива упомянутыми выше Правилами (положение о работе архива организации будет являться приложением к учетной политике).

В Законе о бухучете минимальный срок хранения обозначен как «не менее пяти лет после отчетного периода», но с оговорками на сроки хранения документов, предусмотренные правилами организации государственного архивного дела. В соответствии с разъяснениями Минфина России (письма Минфина России от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610, от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191) срок хранения первичных учетных документов организация должна соблюдать в обязательном порядке независимо от того, была ли по этим документам налоговая проверка или нет.

Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

Видео (кликните для воспроизведения).

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Правилами. Несмотря на то что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда РФ, автор полагает, что предусмотренный ими порядок и предложенные формы документов могут быть полезны для всех остальных организаций.

Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).

Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они находятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению (пп. 2.4.5, 3.3.2 Правил). Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.

Следует отметить, что сроки хранения документов урегулированы рядом законодательных и нормативных актов и для одной и той же категории документов они могут быть разными, при этом одни и те же документы могут быть предназначены и для целей налогообложения, и для бухгалтерского учета. В таких случаях безопаснее руководствоваться тем документом, где установлен более длительный срок хранения.

Читайте так же:  Ставки акцизов (таблица)

Исчисление сроков хранения документов производят с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства (абз. 3 п. 1.4 Перечня). Сроки хранения документов, относящихся к бухгалтерскому учету и отчетности, приведены в подразделе 4.1 раздела 4 «Учет и отчетность» Перечня.

Порядок уничтожения документов

Важно!
Хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» с применением электронной подписи (письма Минфина России от 06.02.2012 № 03-03-06/1/67, от 13.09.2011 № 03-02-07/1-325, от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314).

По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Правил). Указанные описи и акты (приложения 1-4 к п. 2.4.1 Правил) рассматривает на заседании экспертная комиссия, и после их одобрения данной комиссией утверждает руководитель (п. 2.4.4 Правил).

Дела, подлежащие уничтожению, передают на переработку (утилизацию) (п. 2.4.7 Правил). Перед сдачей папки с документами для удобства упаковывают. Передачу дел оформляют приемо-сдаточной накладной, в которой указывают дату передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузку и вывоз на утилизацию осуществляют под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Таким образом, в 2017 году организация может готовить к уничтожению документы, законченные делопроизводством, у которых истекли сроки хранения. Например, в отношении документов, минимальный срок хранения которых составляет пять лет, это будут документы, датированные не позднее 2011 годом.

Документальное оформление уничтожения документов

  1. Издание приказа о создании экспертной комиссии, которая осуществляет экспертизу ценности документов, образовавшихся в деятельности общества.
  2. Формирование по итогам работы комиссии описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также составление акта (акт может быть составлен в произвольной форме, за основу которой взята примерная форма акта, содержащаяся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (сюда включают документы, хранящиеся как в архиве организации, так и в структурных подразделениях).
  3. Рассмотрение и утверждение экспертной комиссией описей и акта (которые затем утверждает руководитель организации).
  4. Передача документов на утилизацию по накладной.
  5. Фиксирование факта передачи документов в утиль или их физическое уничтожение отдельным актом экспертной комиссии.

Способ уничтожения документов организация определяет самостоятельно (химическое уничтожение, сжигание, измельчение (шредирование)).

Акт об уничтожении документов, срок хранения которых истек

Акт о выделении к уничтожению архивных документов

Сроки и порядок хранения бухгалтерских документов в организации, сдача в архив и ответственность

Здравствуйте! Сегодня мы поговорим о правилах хранения бухгалтерских документов.

Сегодня вы узнаете:

  1. Какие документы нужно хранить;
  2. Какие требования предъявляются к «хранилищу»;
  3. Какие сроки хранения устанавливаются для каждого типа документов.

Содержание

Бухгалтерские документы можно сравнить с древними окаменелостями, сохранившими отпечатки вымерших животных. Отгрузки, закупки, сделки по продаже, расчеты фирмы уже давно в прошлом, и никто о них не вспоминает, а бухгалтерские документы продолжают бережно хранить каждый шаг жизнедеятельности компании.

Не дожидаясь, чтобы какой-нибудь «археолог» из проверяющей инспекции «раскопал» нарушения, разберем правила хранения документации предприятия, строго регламентированные законодательством.

Правовая база

Соблюдать законы по срокам хранения документации важно прежде всего потому, что вы можете аргументировать ваши затраты в случае проверки. При раннем уничтожении бумаг или их потере вы не сможете доказать хотя бы сам факт их существования. И проверяющие будут вправе не учесть ваши расходы и вычеты по НДС, они доначислят штрафы и налоги.

[3]

Вот почему в хранении документов вы должны быть безупречны – вы избавите себя и организацию от лишних волнений и разбирательств.

Сроки хранения бухгалтерских бумаг устанавливаются тремя фундаментальными документами:

  • Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете», последние изменения были внесены 28.11.2018 г. законом №444-ФЗ;
  • Перечень, утвержденный приказом Министерства культуры России;
  • Налоговый кодекс.

Почему существует несколько правовых документов вместо одного? Бухгалтерский учет многозадачен, он затрагивает отчетность, трудовые отношения, кадровые решения и многое другое.

Нормативные бумаги могут упоминать одни и те же документы и устанавливать различный порядок их хранения. Таким образом, происходит своеобразный «нахлест». При несовпадении двух сроков хранения следует руководствоваться тем сроком, который дольше.

Отсчет хранения документа начинается не с той даты, которой он датирован, а с начала следующего года.

Пример. Вы получили счет-фактуру от поставщика, датированную 1 февраля 2019 года. Вы знаете, что этот тип документации ваше предприятие хранит пять лет. Исходя из этого, вы имеете право уничтожить бумагу после 1 февраля 2024 года, так как именно в эту дату ваш документ официально будет храниться пять лет.

Чаще всего в официальных документах звучит формулировка: «хранить не менее какого-либо количества лет». То есть точные сроки выбирает для себя сама компания, сообразуясь со своими возможностями (если есть кому заниматься архивом, позволяет помещение). Выбранные сроки по основным документам принято и лучше всего прописывать во внутренних документах, например, в части «Положение об архиве».

Где хранить документы

Если документооборот компании небольшой, документы допускается хранить в том же помещении, где происходит основная работа. При большом бумажном обороте документов компании выделяют отдельное помещение под архив.

Помещение должно отвечать нескольким правилам хранения:

  • Оно не должно находиться в подвальных этажах, где высокая влажность, а также должно отапливаться. Главная цель этих требований – уберечь недолговечный носитель информации от сырости;
  • Окна должны плотно зашториваться, лучше использовать жалюзи. Попадание солнечного света приводит к выгоранию бумаг;
  • Помещение необходимо защитить от несанкционированного доступа: на окнах должны быть решетки, если этаж низкий. Дверь должна запираться на ключ или кодовый замок.

Если организация не может выделить помещение под архив документов бухгалтерского учета, допускается сдать их на хранение в компанию, которая специализируется на архивах.

Сроки хранения документов

Каждый вид документа имеет свои сроки хранения – от минимального до такого периода, в который может вместиться человеческая жизнь.

Таблица с перечнем сроков хранения.

Вид документации

Читайте так же:  Срок сдачи сзв-м за декабрь

Минимальный срок хранения (возможен больший при принятии соответствующего решения внутри компании)

Журнал по медкомиссии

Приказы на отпуск

Копии документов или корешки о принятии наличных средств

Документы по учетной политике

Карточки инвентаризации по выбывшим фондам

Первичные документы и регистры

5 лет (отсчет начинают вести после того, как ей перестали пользоваться)

Паспорта на ККТ

Пока не истек срок действия

Журнал инструктажа по технике безопасности

Акты по процессам, которые велись в компании (в том числе о несчастных случаях)

50 лет (если сотрудник перестал являться на работу, но официально так и не уволился)

Книга по движению трудовых и учету пустых бланков

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Приказы о приеме на работу, увольнении, переводе

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Личные карточки работников

50 лет (75 лет, если трудоустроен до 2003 года)

Положение по обучению и повышению квалификации сотрудников

Инструкции по охране труда

Сдача документов в архив

В архив сдаются документы для долгосрочного хранения (более десяти лет) при минимальной вероятности, что они понадобятся в настоящий момент или в ближайшем будущем. Как мы видели из таблицы, некоторые категории документов подлежат невероятно длительному хранению – до 75 лет.

Передача документов в архив совершается согласно графику, который утверждается руководителем компании в приказе о формировании архива. Это может быть раз в месяц или раз в год – в зависимости от документооборота предприятия.

В приказе должны быть представлены и разъяснены такие положения:

  • Кто ответственен за сдачу в архив и выдачу из него документов;
  • Как ведется архивный журнал;
  • Порядок уничтожения бумаг, срок которых истек;
  • Какие мероприятия и с какой частотой должны быть организованы, чтобы сохранить архив в надлежащем виде.

Архив не должен содержать ксерокопий. Если подлинник по объективным причинам невозможно поместить в архив, туда сдается заверенная копия.

В идеале документы, сданные в архив, должны быть впоследствии сброшюрованы по какому-либо признаку и подшиты – для повышения уровня безопасности. Если документ прошит нитками по правилам, незаметно подменить один лист другим практически невозможно.

Когда эти действия выполнены, на обложке брошюры ставится идентифицирующая информация, а именно: год, порядковый номер, количество подшитых листов, область учета, вид подшитых документов и другие данные.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

За сохранность нужных бумаг целиком и полностью отвечает руководитель компании – с него и спросят. Несмотря на то что начальство всегда делегирует заботу об архиве своим сотрудникам.

Величина штрафов прямо пропорциональна значительности утерянного документа. За легкие нарушения предусмотрена административная ответственность в виде штрафа в размере 300 – 500 рублей. Если же отсутствие бумаги влечет за собой искажение бухгалтерского отчета, руководитель и главный бухгалтер могут быть оштрафованы на 2000 – 3000 рублей.

Самой опасной пропажей могут оказаться первичные документы, регистры и счета-фактуры. Их используют при ведении налогового учета, и именно потенциальное уклонение от уплаты налогов строго карается штрафом от 10 000 до 30 000 рублей.

При большом рвении в отсутствии документов можно усмотреть мошеннические действия и применить статью из Уголовного кодекса. Этот наихудший вариант грозит ответственному лицу штрафом до миллиона рублей и заключением до шести лет.

Если сами сотрудники обнаружили пропажу документов, необходимо незамедлительно сообщить об этом руководителю. Согласно правилам ведения бухучета, руководитель обязан назначить комиссию для установления причин пропажи.

Результатом работы комиссии должно стать составление акта о результатах расследования. Даже если акт не разъяснит потерю бумаг, он продемонстрирует проверяющим органам нежелание утаивать информацию.

Существует ряд обстоятельств, которыми можно объяснить утрату бумаг и не понести за это ответственность. К таким случаям относят форс-мажор в виде стихийных бедствий или взлома, поджог помещения. Руководство должно заблаговременно получить справку от пожарных инстанций или правоохранительных органов, объясняющую утрату документов.

Уничтожение документов с истекшим сроком

В том случае, если архив выстроен логично (даты на полках и папках легко просматриваются, доступ к папкам не затруднен, документы расположены строго по типам), с процедурой утилизации документов не будет больших хлопот.

Условно ее можно разбить на два этапа:

Первый этап предполагает, что компания через установленный внутренними правилами период проводит разбор накопившихся бумаг и снимает с полок те папки, содержимое которых уже можно не хранить.

В больших компаниях с огромным документооборотом выбирается конкретная дата для мероприятия или череда дат, созывается экспертная комиссия из нескольких человек, которые проводят многие часы в архиве, выявляя, от чего стоит избавиться. Эти люди должны обладать высоким уровнем квалификации, чтобы суметь отличить важные документы от неважных.

Во-первых, эти действия подкреплены приказом об инвентаризации в свободной форме, который издает руководитель. В нем перечислены участники, цели, проставлены даты.

Во-вторых, уже сами участники составляют акт об отобранных документах, в котором они кратко перечисляются. Реквизиты каждой бумаги не указывают – в этом нет необходимости, кроме того, при больших объемах такие действия «съедят» время участников комиссии.

Пример. Если нужно произвести списание однородных бухгалтерских документов, достаточно указать: «Табели учета рабочего времени за период с 1 января 2013 по 31 декабря 2013 – 1 коробка».

В случае если объемы действительно велики, компания может нанять профессиональных архивистов. Они не только не дадут уничтожить нужные документы, но и выдадут официальную опись уничтоженного.

В маленьких компаниях задача по уничтожению бумаг возложена либо только на сотрудника архива, либо на одного бухгалтера. При этом для законности процедуры приказ и акт также должны составляться.

Второй этап предусматривает, что при отсутствии найма архивистов со стороны, сотрудники компании либо уничтожают бумаги с помощью шредера, либо разрывают их руками. Второе возможно только при очень маленьких объемах бумаг.

Недопустимо использование оборотной стороны документов, подлежащих ликвидации, в качестве черновиков. Обязательные к хранению бумаги могут содержать тайну персональных данных или налоговую тайну.

Уничтожение первичных документов с истекшим сроком хранения

Организация собирается уничтожить первичную документацию в связи с окончанием срока хранения. Нужно ли составлять акт об уничтожении? Если да, то по какой форме?

Обязанность организации хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность установлена п. 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). Указанные документы должны храниться в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. При этом руководитель организации несет ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности (п. 3 ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Читайте так же:  Бухгалтерская отчетность в ифнс бюджетных учреждений

При определении конкретных сроков хранения отдельных документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень). Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон N 125 ФЗ) (п. 1.1 Перечня).

Сроки хранения бухгалтерских документов и отчетности определены в разделе 4 «Учет и отчетность» Перечня. Так, согласно п. 351 Перечня бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и другое) должна храниться:

— сводная годовая (консолидированная), годовая — постоянно;

— квартальная — 5 лет;

— месячная — 1 год.

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, если разными федеральными законами или нормативными правовыми актами установлены различные сроки хранения одних и тех же документов, руководствоваться следует требованиями, устанавливающими максимальный срок хранения таких документов. Поскольку Законом N 129-ФЗ предусмотрен срок хранения бухгалтерской отчетности не менее пяти лет, месячная бухгалтерская отчетность также должна храниться 5 лет.

На основании п. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Документы постоянного хранения составляют архивный фонд организации, являющийся составной частью Архивного фонда Российской Федерации (п. 5.1.2 Правил, п. 4 и п. 5 ст. 3 Закона N 125-ФЗ). Уничтожение документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации, запрещается (п. 2 ст. 17 Закона N 125-ФЗ).

[2]

Вместе с тем процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать и утвердить порядок уничтожения документов.

[1]

При самостоятельной разработке такого регламента можно ориентироваться на порядок, определенный Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее — Правила). Несмотря на то, что Правила распространяются на государственные учреждения и на организации, обязанные обеспечивать сохранность документов Архивного фонда Российской Федерации, предусмотренный порядок и предложенные формы документов могут быть полезны и в остальных случаях, в том числе для всех других организаций.

Согласно Правилам уничтожению документов предшествует их экспертиза. Для проведения экспертизы в организациях приказом руководителя организации создается комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается лицо, ответственное за архив (п.п. 2.2.2, 2.2.3 Правил).

Как определено п. 2.2.5 Правил, одной из функций экспертной комиссии является организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения. По результатам работы экспертной комиссии в организации составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1, п. 5.1.2 Правил).

Описи на хранение и акты для уничтожения документов подписываются руководителем организации (п. 2.4.4 Правил).

В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, форма которого приведена в Приложении 4 к п. 2.4.1 Правил (далее — Акт), включаются дела, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется Акт (п. 2.4.5 Правил). Например, в 2012 году в акт на уничтожение может быть включена квартальная и месячная бухгалтерская отчетность, составленная в 2006 году и ранее.

Акт составляется на дела всей организации. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Кроме того, акт содержит информацию о крайних датах дел, то есть о наиболее ранней и поздней дате включенных в них документов, с отображением в отдельной графе номера статьи Перечня с установленным сроком хранения и номера описей. Применительно к рассматриваемой ситуации графа, указывающая на установленный срок хранения документов, дополнительно может содержать ссылку не только на Перечень, но и на нормативно-правовой акт или закон, которым этот срок установлен. В рассматриваемой ситуации — это Закон N 129-ФЗ.

А например, обеспечивать в течение четырех лет сохранность данных, необходимых для исчисления и уплаты налогов, организации обязаны в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ.

Подлежащие уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) согласно п. 2.4.7 Правил. Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. В то же время, если организация производит уничтожение документов самостоятельно, оформление приемо-сдаточной накладной не требуется. Полагаем, в таком случае достаточно произвести соответствующую отметку, например «Утилизировано», непосредственно на акте.

Таким образом, организация вправе как самостоятельно разработать, так и использовать порядок уничтожения документов и форму Акта, предусмотренные в Правилах. При самостоятельной разработке формы акта следует учесть наличие таких реквизитов, как:

— наименование дел, подлежащих уничтожению;

— установленный срок хранения документов со ссылкой на утверждающий его нормативно-правовой акт;

— подписи членов экспертной комиссии и руководителя организации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подволокина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Игнатьев Дмитрий

25 октября 2012 г.

Видео (кликните для воспроизведения).

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Источники


  1. Майринк, Густав Кабинет восковых фигур / Густав Майринк. — М.: Terra Incognita, 2015. — 304 c.

  2. 20 лет Конституции Российской Федерации. Актуальные проблемы юридической науки и правоприменения в условиях совершенствования российского законодательства. Четвертый пермский международный конгресс ученых-юристов (г. Пермь, 18-19 октября 2013 г.): моногр. . — М.: Статут, 2014. — 643 c.

  3. Еникеев, М.И. Основы общей и юридической психологии / М.И. Еникеев. — М.: ЮРИСТЪ, 1996. — 631 c.
  4. /oli>

    Уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here