Сроки хранения книг покупок и продаж

Полезный материал в статье: "Сроки хранения книг покупок и продаж" с ответами на все сопутствующие вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, то вы их всегда можете задать дежурному консультанту.

Сколько хранятся книги покупок и продаж если были убытки

Ваш архив бухгалтерских документов – нерушимые правила

Если вы заглянете в кодекс, закон и приказ Минкультуры, то увидите, что каждый из них утверждает разный срок хранения одних и тех же бумаг. В Законе о бухучете сказано, что компания должна хранить первичные документы, регистры и отчетность в течение того срока, который указан в приказе Министерства культуры, но не менее пяти лет ().

За точку отсчета при этом нужно брать не дату составления документа, а 1 января следующего года. Так написано в раздела I перечня из приказа Министерства культуры. Получается, что хранить бухгалтерские документы (первичку, финансовую отчетность и регистры) нужно как минимум в течение пяти лет.

Но этот срок может быть и больше, если этого требует перечень из приказа Минкультуры (см. Документы Срок хранения Бухгалтерская (финансовая) отчетность: – годовая; – квартальная Постоянно;* не менее пяти лет (или постоянно*, если компания не сдает годовую отчетность)

Уничтожаем бухгалтерские документы

В результате их накапливается столько, что просто некуда складывать, а хранить долго – затратно.

Давайте разберем требования, которые предъявляет законодательство к сроку хранения бухгалтерских и налоговых документов. Из общего правила есть масса исключений, они-то и представляют наибольший ­интерес, т.к.

не все специалисты о них знают. Общее правило для хранения. .бухгалтерских документов Запись в бухгалтерском учете не может быть произведена без оформления первичных учетных документов, которые по общему правилу должны храниться не менее пяти лет после отчетного года или после года, в котором они использовались для составления отчетности (ст.

29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее – Закон № 402-ФЗ)

Сроки хранения книг покупок и продаж

Это вызвано тем, что нормативные акты, регулирующие вопросы продолжительности хранения этих документов, не приведены к «единому знаменателю». И хотя, по сути, расхождения в сроках не столь значительны, ситуация создает прецеденты, когда аудитор может наложить штрафные санкции на субъект хозяйствования, и оспорить их будет весьма проблематично.

Попробуем разобраться в регламентирующих актах и юридических коллизиях. Правила ведения книг покупок и продаж (п. 24 раздела 2 приложения № 4, п.

22 раздела 2 приложения № 5 к Постановлению Правительства РФ № 1137 от 26.12.2011), равно как и подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ устанавливают срок хранения книги продаж и книги покупок продолжительностью 4 года с даты последней записи в них.

Эти сроки касаются как бумажных, так и электронных документов. Четырехлетний срок указан и в п. от 16.02.2016).

Перечень сроков хранения, Учет и уничтожение документов, дело, договор

Первичку храните на год дольше.

ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет (подп.

8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового

Сроки хранения счетов-фактур на предприятии

При определении периода хранения бумажного формата счетов-фактур нужно руководствоваться пп. 8 п.1 ст.23 НК РФ, электронного формата – п.

1.13 Порядка выставления и получения с/ф в электронной форме.

Таким образом, для продавца, формирующего с/ф, актуальны следующие сроки:

[3]

  1. Отгрузочные с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге продаж, а начисленный НДС по нему показан в декларации.
  2. Авансовые с/ф – 4 г. с момента завершения того квартала, в котором с/ф зарегистрирован в книге покупок, а вычет налога по этому с/ф показан в декларации по НДС;

(пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа)

Сколько лет хранить бухгалтерские документы ООО

Согласно статьи 89 Налогового Кодекса РФ проверке подлежит период, не превышающий трёх лет предшествующих решению о проведении этой самой проверки.

То есть три года храним точно, а дальше начинается самое интересное.Статья 23 НК РФ подпункт 8 пункта 1 отчетливо нас информирует о том, что плательщики налогов обязаны хранить документацию подтверждающую начисление налога четыре года и никак не меньше. Вот так господа. Не три года, а четыре аккуратно складируем бухгалтерскую документацию и следим, чтобы ни одна бумажка не потерялась.Каким конкретно документам отдаём предпочтение и храним как зеницу ока?

  1. документальное подтверждение расходов;
  2. документы, подтверждающие доходы;
  3. данные налогового бухгалтерского учёта;
  4. подтверждение удержания налогов;

Как отсчитать эти четыре года?

Следующий день после окончания налогового периода и есть первый день отчётного четырёхлетнего срока.Бухгалтерский учёт также подтверждает правила хранения первичной документации.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Как долго хранить документы для налоговой инспекции, можно узнать в пункте 4 статьи 89 НК РФ, там сказано: «в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки». Вот вроде бы и нашли ответ: документы храним всего за три года. Кстати, в статье 196 ГК РФ указан аналогичный период, за который могут потребоваться бумаги:

[1]

«Общий срок исковой давности устанавливается в три года»

.В основном, хранящиеся документы нужны для проверяющих инстанций.

Чтобы ответить на вопрос, сколько нужно хранить бумаги, следует заглянуть в законодательство, регулирующее работу с каждым из ведомств, для которого формируются корпоративные архивы.Но не все так просто. Вернемся обратно к налоговому кодексу: в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 черным по белому написано, что налогоплательщики обязаны «в течение

Сколько лет должны «жить» документы в бухгалтерии

К ним относятся данные бухгалтерского и налогового учета, а также документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов и уплату (удержание) налогов. Аналогичное требование установлено для налоговых агентов (подп.

5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ). А с какого момента отсчитывать четырехлетний срок?Исчисление налогов производится по результатам налоговых периодов (п.

Читайте так же:  Порядок увольнения по соглашению сторон

1 ст. 55 Налогового кодекса РФ). Получается, что четырехлетний срок нужно отсчитывать со следующего дня после окончания налогового периода. К примеру, возьмем НДС: до какой даты нужно хранить документы, относящиеся к расчетам этого налога за IV квартал 2004 года?

Началом четырехлетнего срока будет 1 января 2005 года, а окончанием — 31 декабря 2008 года.

Получается, что в 2008 году надо хранить документы 2004 года.

То есть года, который не подпадает под выездную проверку.

Сроки хранения документов установлены и в законодательстве о бухгалтерском учете.

Сколько хранить первичку: что недавно сказал Минфин

руб. и от 10 тыс. до 20 тыс. руб. в случае повторного нарушения; – ч. 6 ст. 15.25 КоАП РФ – за несоблюдение сроков хранения учетных и отчетных документов по валютным операциям – штраф на ДЛ в размере от 4 тыс.

до 5 тыс. руб., на юридических лиц (ЮЛ) – от 40 тыс.

до 50 тыс. руб.; – ч. 4 ст. 14.20 КоАП РФ – за нарушение установленных сроков хранения учетных документов по внешнеэкономическим сделкам с товарами, информацией, работами, услугами либо результатами интеллектуальной деятельности для целей экспортного контроля – штраф на ДЛ в размере от 1 тыс.

до 2 тыс. руб., на ЮЛ – от 10 тыс. до 20 тыс. руб.; – ч. 1 ст. 13.5 КоАП РФ – за неисполнение АО (ООО) обязанности по хранению документов в течение сроков, предусмотренных действующим законодательством, – штраф на ДЛ в размере от 2,5 тыс.

Сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость

Вместе с этим материалом наши читатели выбирают:

Общий срок хранения документов по налоговому учету установлен в Налоговом Кодексе.

Налоговый Кодекс Российской Федерации (часть первая)

Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

В постановлении Правительства установлены сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Журнал учета, составленный на бумажном носителе или в электронном виде, хранится в течение не менее 4 лет с даты последней записи. В прежних «Правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, сроки хранения этих документов не были установлены.

Хранению в течение «в течение не менее 4 лет с даты последней записи» подлежат также следующие документы, не регистрируемые в журнале учета (п.15 Приложения №3)

а) Полученные документы:

б) Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав, и в которых указаны суммы налога, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном пунктом 3 статьи 170 Налогового кодекса Российской Федерации;

в) Иные документы, подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком: бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы налога в соответствии с пунктом 6 статьи 171 Налогового кодекса РФ и платежно-расчетный документ, свидетельствующий о перечислении суммы налога в бюджет, подлежащий регистрации налоговым агентом, указанным в пункте 4.1 статьи 161 Налогового кодекса РФ, в книге продаж, дополнительном листе книги продаж и в случаях, установленных статьей 171 Налогового кодекса Российской Федерации, — в книге покупок.

Изменены сроки хранения книг покупок и продаж. Ранее эти документы требовалось хранить 5 лет с даты последней записи, теперь этот срок сокращён до 4 лет:

Было: «Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» (утв. Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914)

15. Книга покупок хранится у покупателя в течение полных 5 лет с даты последней записи.

27. Книга продаж хранится у поставщика в течение полных 5 лет с даты последней записи.

«Форма книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 4 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

п.24 … Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи.

«Форма книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения» (Приложение № 5 к постановлению Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. № 1137)

п.22 … Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее 4 лет с даты последней записи.

Комментарий автора: Фактически требования к работе с документами, применяемыми при расчетах по налогу на добавленную стоимость, ужесточаются. Требуется более тщательная их регистрация и организация хранения на протяжении установленных сроков.

Использование смешанного документооборота создаст дополнительные проблемы в организации документационного обеспечения этой деятельности, поэтому при принятии решения о переходе на использование электронных счетов-фактур необходимо учитывать риски, которые при этом возникают. Кроме того, организациям придется существенно переработать свою внутреннюю нормативную базу.

Автор: Наталья Храмцовская
Источник: Консультант Плюс

Сроки хранения книг покупок и продаж

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Установленный срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи.

Обоснование вывода: Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость (смотрите письмо ФНС России от 28.10.2011 N ЕД-3-3/3537, постановления ФАС Поволжского округа от 23.10.2012 N Ф06-7211/12 по делу N А65-9569/2012, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.06.2012 N 11АП-6774/12).

То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Читайте так же:  Мсфо 10 «консолидированная финансовая отчетность»

Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление N 1137). В соответствии с п. 24 Приложения N 4 к Постановлению N 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).

При необходимости внесения изменений в книгу покупок (после окончания текущего налогового периода) аннулирование записи по счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура, до внесения в них исправлений.

Дополнительные листы книги покупок являются ее неотъемлемой частью и составляются в соответствии с разделами III и IV Постановления N 1137 (п. 4 Приложения N 4 к Постановлению N 1137). Аналогичным образом вносятся изменения в книгу продаж (абзац 3 п. 3 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).

Таким образом, если после составления книги покупок и книги продаж в них будут вноситься изменения, то четырехлетний срок хранения в этом случае будет начинаться заново, после каждого внесенного изменения.

Например, по окончании IV квартала 2010 года была составлена книга покупок. Исходя из норм Постановления N 1137 ее минимальный срок хранения заканчивается по истечении IV квартала 2014 года. В III квартале 2012 года возникла необходимость составить дополнительный лист к книге покупок за IV квартал 2010 года. Тогда минимальный срок хранения этой книги покупок

закончится по истечении III квартала 2016 года.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Какой установлен срок хранения для книги продаж и книги покупок?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Установленный срок хранения книги покупок и книги продаж составляет не менее 4 лет с даты последней записи.

Обоснование вывода: Счет-фактура, книга покупок и книга продаж применяются исключительно для целей применения налоговых вычетов по НДС и составления налоговой отчетности по налогу на добавленную стоимость (смотрите письмо ФНС России от 28.10.2011 N ЕД-3-3/3537, постановления ФАС Поволжского округа от 23.10.2012 N Ф06-7211/12 по делу N А65-9569/2012, Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.06.2012 N 11АП-6774/12).

То есть книги продаж и книги покупок являются документами налогового учета. Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Формы и порядок ведения книг покупок и книг продаж установлены постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее — Постановление N 1137). В соответствии с п. 24 Приложения N 4 к Постановлению N 1137 книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся в течение не менее 4 лет с даты последней записи. Аналогичный срок хранения предусмотрен и для книги продаж (п. 22 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).

При необходимости внесения изменений в книгу покупок (после окончания текущего налогового периода) аннулирование записи по счету-фактуре, корректировочному счету-фактуре производится в дополнительном листе книги покупок за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура, до внесения в них исправлений.

Дополнительные листы книги покупок являются ее неотъемлемой частью и составляются в соответствии с разделами III и IV Постановления N 1137 (п. 4 Приложения N 4 к Постановлению N 1137). Аналогичным образом вносятся изменения в книгу продаж (абзац 3 п. 3 Приложения N 5 к Постановлению N 1137).

Таким образом, если после составления книги покупок и книги продаж в них будут вноситься изменения, то четырехлетний срок хранения в этом случае будет начинаться заново, после каждого внесенного изменения.

Например, по окончании IV квартала 2010 года была составлена книга покупок. Исходя из норм Постановления N 1137 ее минимальный срок хранения заканчивается по истечении IV квартала 2014 года. В III квартале 2012 года возникла необходимость составить дополнительный лист к книге покупок за IV квартал 2010 года. Тогда минимальный срок хранения этой книги покупок

закончится по истечении III квартала 2016 года.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Установлены правила хранения счетов-фактур, «командировочных» и других документов

Постановлением правительства РФ от 19.08.2017 N 981 (о котором мы в целом уже сообщали) в правила заполнения счета-фактуры внесены два новых пункта – 10 и 11, касающиеся хранения счетов-фактур и других документов.

  • Счета-фактуры (в том числе корректировочные, исправленные);
  • подтверждения оператора электронного документооборота;
  • извещения покупателей о получении счета-фактуры (в том числе корректировочного, исправленного)

будут храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления (составления, в том числе исправления, если счета-фактуры не подлежат направлению покупателю либо если они не получены покупателем) или получения за соответствующий налоговый период.

Хранению в течение срока, предусмотренного для хранения журналов учета счетов-фактур, книг покупок и продаж – не менее четырех лет с даты последней записи – подлежат теперь также:

Постановление начнет действовать с четвертого квартала текущего года.

Сроки хранения книг покупок и продаж

Споры о расторжении договора
Данный материал поможет разобраться в особенностях расторжения договора, а также в спорах, связанным с этим процессом. Не следует путать споры о расторжении договора с конфликтами о незаключенных или недействительных договорах.

ВЭД-Декларант
Программа ВЭД-Декларант поможет эффективно оформлять любые документы, связанные с таможенным декларированием товаров. Рекомендуется к использованию таможенникам России и бывшего СНГ.

Срок хранения бухгалтерских документов

В соответствии с Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ (ч. 1 ст. 29), храниться бухгалтерские документы должны 5 лет по истечении отчетного года, а вот бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно.

Но это правило действует не для всех бухгалтерских документов. Так как в зависимости от вида документа, законодательных актов, сроки хранения бухгалтерских документов могут, как продлеваться в большую сторону, так и уменьшаться.

Сроки хранения бухгалтерских и иных документов прописываются в Утвержденной в организации Номенклатуре дел. Причем архивное хранение бухгалтерских и налоговых документов, необходимых для расчета и уплаты налогов – это обязанность, а не право каждой организации и индивидуальных предпринимателей ( пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ)

Читайте так же:  Приказ о приеме по совместительству

Для установления сроков хранения бухгалтерских документов преимущественно необходимо пользоваться Налоговым Кодексом РФ и Перечнем типовых управленческих архивных документов к Приказу № 558 от 25.08.2010 года, а также иными законодательными актами, устанавливающими сроки хранения документов.

Причем, необходимо учитывать – если в разных законодательных актах сроки хранения какого-либо бухгалтерского документа тоже разные, необходимо применять больший срок хранения.

Если Вы хотите хранить бухгалтерские документы дольше, чем прописано, можете определить срок хранения Приказом или распоряжением в своей организации.

В таблице указаны основные бухгалтерские документы и основные сроки их хранения.

Срок хранения, номер статьи

Положение о бухгалтерии организации

3 года (1) После замены новыми

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Должностные инструкции сотрудников бухгалтерии

Постоянно (1) Индивидуальные работников – 75 лет

3 года (2) После замены новыми

Видео (кликните для воспроизведения).

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Приказы (распоряжения) и документы к ним

Постоянно (1) Присланные для сведения — до минования надобности

75 лет (2) О дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках, в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 лет

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.)

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.)

5 лет (1) При отсутствии годовых – пост.

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Бухгалтерская отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.)

1 год (2) При отсутствии годовых, квартальных – пост.

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Договоры, соглашения, протоколы разногласий

5 лет (2) После истечения срока действия договора, соглашения

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Акты сверок с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы – ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки и др.)

5 лет (1) При условии проведения проверки (ревизии)

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

НК РФ пп.8 п.1 ст.23

Книги продаж и покупок

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

НК РФ пп.8 п.1 ст.23

Первичные бухгалтерские документы по учету основных средств и НЗС

5 лет (3) После ликвидации основных средств. При условии проведения проверки (ревизии)

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Первичные учетные бухгалтерские документы

5 лет (1) При условии проведения проверки (ревизии)

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

5 лет (1) О товарно-материальных ценностях (движимом имуществе) – 5 л.

При условии проведения проверки (ревизии)

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов

Статья 392, 382, 396, 394

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Документы (сводные расчетные, расчетно-платежные) ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат

5 лет (1) При отсутствии лицевых счетов — 75 лет

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Табель учета рабочего времени

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Табель учета рабочего времени (вредные условия труда)

75 лет (1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Реестры сведений о доходах физических лиц

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Налоговые декларации (ведомости, расчеты) по страховым взносам годовые

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

Налоговые декларации (ведомости, расчеты) по страховым взносам квартальные

По Перечню к Приказу 558 от 25.08.10

НК РФ пп.6 п.3.4. ст.23

Если вам понравилась статья — поделитесь!

Сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года: что изменилось

Изменились ли сроки хранения счетов-фактур с 1 октября 2017 года? Как организовать хранение электронных счетов-фактур? Обязательно хранить копии? Где должны храниться документы? Давайте разбираться.

Хранение счетов-фактур: основы

Каждая организация и предприниматель обязаны хранить бухгалтерские документы. Этого требует статья 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Обеспечить хранение документов в организации должен ее руководитель. А индивидуальный предприниматель отвечает за это самостоятельно (ст. 7 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Счета-фактуры, в т.ч. электронные, надо хранить минимум четыре года после окончания квартала, в котором документ использовался в последний раз для исчисления налога и составления налоговой отчетности (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме).

Изменения с 1 октября 2017 года

Этот документ вводит в действие:

  • новую форму счета-фактуры;
  • новую форму книги продаж;
  • новую форму книги покупок;
  • новую форму журнала учета полученных и выставленных счетов фактур.

Однако, помимо этого, были внесены в поправки также в нормы, которые касаются хранения счетов-фактур. Расскажем о них подробнее.

[2]

Хранение счетов-фактур в хронологическом порядке

Положения комментируемого постановления предусматривают более подробные правила хранения счетов-фактур. Предусматривается, что хранить счета-фактуры нужно будет в хронологическом порядке по мере того, как они выставляют (составляются, исправляются) или получаются. Такой же подход нужно применять и к хранению подтверждений оператора электронного документооборота (ЭДО) и извещения покупателей о получении счета-фактуры. Также см. «Реестр операторов электронного документооборота (ЭДО)».

Сроки хранения счетов-фактур

Хранить счета-фактуры с 1 октября 2017 года нужно будет, по-прежнему, 4 года. В этом период организовать хранение необходимо:

  • комитенту (принципалу) – копии счетов-фактур, которые передал ему посредник. Посредник получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для комитента (принципала);
  • заказчику строительных работ (инвестору) – копии счетов-фактур, которые передал ему застройщик (заказчик, выполняющий функции застройщика застройщик). Он, в свою очередь, получает их от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для покупателя (инвестора);
  • заказчику экспедиторских услуг – копии счетов-фактур, которые передал ему экспедитор. Он получает эти счета-фактуры от продавцов при покупках товаров (работ, услуг) для заказчика.

Требуется хранить все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные и исправленные. Копии счетов-фактур в бумажном варианте, полученные от посредников, должны быть заверены их подписями (комитентов, принципалов, застройщиков или экспедиторов).

Уточнения сроков коснулись не только счетов-фактур

Также постановлением Правительства от 19.08.2017 № 981 уточняется, что с 1 октября 2017 года в течение 4-х лет нужно хранить и некоторых другие «бухгалтерские» документы по различным операциям. Приведем сроки хранения в таблице.

Читайте так же:  Налоговая проверка контрагента по инн
Операция Что хранить
Импорт из стран ЕАЭС Заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов, их заверенные копии, копии платежек и других документов об уплате НДС.
Импорт из других стран Таможенные декларации, их заверенные копии и другие документы об уплате НДС на таможне.
Командировочные расходы на аренду жилья и проезд бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС.
по НДС, который восстанавливает акционер, участник или пайщик Документы, которыми стороны оформляют передачу имущества, НМА, имущественных прав (п. 3 ст. 170 НК РФ) – в виде нотариально заверенных копий.
по НДС, который восстанавливают при уменьшении стоимости (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ .
– по НДС, который восстанавливают при покупке или строительстве основных средств бухгалтерскую справку-расчет (ст. 171.1 НК РФ).

Также в течение 4-х лет нужно хранить первичные и другие документы с суммарными (сводными) данными по операциям каждого месяца или квартала, которые регистрируются в книге продаж.

Если при проверке выяснится, что бухгалтерских документов нет, то это это грубое нарушение правил учета доходов и расходов. За это компании грозит штраф 10 000 руб. по статье 120 НК РФ. Такое же наказание будет, если не соблюдать порядок и срок хранения документов.

К должностному лицу могут применить такие меры наказания (ст.15.11 КоАП РФ):

  • штраф от 5000 до 10 000 руб. – за первое нарушение;
  • от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на срок от года до двух лет – за повторное нарушение.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Какой срок хранения счетов-фактур?

Коммерческая деятельность — без документов не обойтись

Любая коммерческая деятельность не обходится без документов. Порой для их хранения компании вынуждены создавать архивы, выделять немалые площади и трудовые ресурсы. Более того, документы не только сопровождают компанию в течение периода ее деятельности, но и вынуждены продолжать свое существование после ее закрытия (ликвидации, банкротства и др.).

Даже если коммерсант проработал всего 1 месяц, к закрытию компании собирается целый пакет документов: налоговая отчетность, документы по реализации товара, поступлению ТМЦ, начислению зарплаты и др. В этот перечень могут входить и счета-фактуры (если коммерсант являлся плательщиком НДС). О проблемах, возникающих при хранении документов после решения коммерсанта прекратить свою деятельность, поговорим далее.

Закрыл бизнес — обязан сохранить счета-фактуры и иные документы

Рассмотрим пример. ИП Рябинин К. Н. принял решение прекратить коммерческую деятельность. Так как арендодатели срочно требовали освободить помещение, все документы коммерсант перевез к себе домой и разместил на свободной площади в хозяйственном помещении. Счета-фактуры занимали немалый объем, так как реализация товара производилась мелкими партиями в адрес многочисленных контрагентов. Прошло определенное время и хранимые в неприспособленном помещении документы выцвели, отсырели и утратили свой первоначальный вид.

Однако закон гласит, что коммерсанты обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ) — иначе их могут наказать по ст. 13.20 (от 300 до 500 руб. на должностных лиц) или 13.25 КоАП РФ (от 200 до 300 тыс. руб. для юрлиц). Не следует забывать также, что налоговики вправе провести выездную проверку за последние 3 года деятельности ИП/организации, поэтому и после закрытия предпринимателю придется хранить документы (в том числе счета-фактуры), если они подтверждают расчет налогов и их уплату (п. 48 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утв. приказом Минфина № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13.08.2002).

Как долго нужно хранить документы

Сроки хранения для разных документов могут существенно различаться. Так, налоговые документы подлежат хранению в течение не менее 4 лет (подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК). Срок хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, установлен также Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – перечень № 558). Так, п. 368 перечня № 558 для счетов-фактур также установлен 4-летний срок их хранения.

В отдельных случаях этот срок может увеличиваться до 6 лет. Например, 6-летний срок предусмотрен для участников региональных инвестиционных проектов (п. 3 ст. 89.2 НК). Годовую же бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторскими заключениями ждет постоянное хранение (ч. 1 ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402, п. 351, 408 перечня № 558).

Если в компании трудились наемные работники, у нее собирается приличный объем документов, которые требуется сохранять значительно дольше указанных сроков. Например, акт о расследовании несчастного случая на производстве с материалами расследования нужно хранить не менее 45 лет (ч. 6 ст. 230 ТК РФ), а акт о случае профзаболевания — в течение 75 лет (п. 33 положения «О расследовании и учете профзаболеваний», утв. постановлением Правительства РФ от 15.12.2000 № 967).

Читайте так же:  Как проверить задолженность по налогам юридического лица

Сокращать законодательно установленные сроки хранения документов нельзя. За нарушение сроков хранения учетных документов штраф от 5 до 10 тыс. руб. предусмотрен для должностных лиц ст. 15.11 КоАП.

Информацию о том, какая ответственность предусмотрена для коммерсанта за налоговые нарушения, см. в материале «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».

Организуем правильное хранение счетов-фактур

Продолжим пример. Степанова П. А., ранее работавшая главбухом у ИП Рябинина К.Н., нашла аналогичную работу во вновь открывшейся компании ООО «Возрождение». Помня упущения предыдущего работодателя по обеспечению сохранности счетов-фактур и иных документов, она решила взять этот вопрос в новой компании под свой контроль.

Так как компания только начала работать, необходимо было в первую очередь организовать хранение документов, в том числе счетов-фактур. Специальных требований к хранению счетов-фактур в законодательстве она не нашла, поэтому решила следовать порядку хранения, установленному для бухгалтерских документов, согласно которому бухгалтерские документы нужно хранить в специальных помещениях, сейфах или шкафах (п. 6.2 положения, утв. письмом Минфина от 29.07.1983 № 105).

Между тем счета-фактуры не относятся к бланкам строгой отчетности и не являются документами, содержащими коммерческую тайну, поэтому хранение их возможно без сейфов и металлических шкафов. Руководство ООО «Возрождение» выделило для этой цели отдельное изолированное помещение в офисе компании. Главбух определил ответственных за сохранность документов (пп. 6.2–6.4 положения, утв. письмом Минфина № 105).

Подшивать счета-фактуры к журналу учета полученных и выставленных счетов-фактур в ООО «Возрождение» не стали, т. к. с 01.01.2015 компании этот журнал не ведут, если они не являются застройщиками или экспедиторами и не осуществляют посреднических операций.

Подробнее об обязанности ведения журнала счетов-фактур читайте в материале «Журнал учета счетов-фактур: кому он потребуется».

Отдельные подшивки счетов-фактур тоже решили не делать — просто подшивали счета-фактуры вместе с накладными.

Учимся правильно рассчитывать срок хранения счета-фактуры

Теперь настало время разобраться с определением даты начала срока хранения счетов-фактур.

Порядок хранения счетов-фактур описан в п.10 Правил ведения счетов-фактур, утвержденных постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Согласно этому нормативному документу счета-фактуры должны храниться в хронологическом порядке соответственно по дате их выставления или получения за соответствующий налоговый период.

Минфин РФ в письмах от 19.07.2017 № 03-07-11/45829, от 30.03.2012 № 03-11-11/104 разъясняет, что срок хранения начинает отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов. То есть если НДС из указанного счета-фактуры компания отразит в декларации за 3-й квартал 2019 года, отсчет срока хранения начнется с 01.10.2019.

На практике часто бывает, что при подшивке документов счета-фактуры от накладных не отделяются и для их хранения устанавливаются одинаковые сроки. Такой подход объясняют тем, что добровольное увеличение срока хранения (согласно п. 1 ст.29 закона № 402-ФЗ срок хранения накладных составляет 5 лет и превышает срок хранения счетов фактур) закону не противоречит. Однако при данном способе установленный срок хранения счетов-фактур будет нарушен в случае:

  • их поступления после окончания налогового периода;
  • наличия ошибок, которые потребуют внесения исправлений;
  • выставления по каким-либо причинам несвоевременно.

Для предупреждения данного нарушения рекомендуется организовывать хранение счетов-фактур и первичных документов отдельно.

Когда срок хранения счета-фактуры должен продлеваться

Оговоренный ранее обязательный 4-летний срок хранения счетов-фактур может увеличиваться. Это связано с тем, что с 01.01.2015 компании могут переносить налоговые вычеты. Право переноса вычетов НДС в пределах 3-летнего срока с момента принятия на учет товаров (работ, услуг) закреплено в п. 2 ст. 171 НК РФ.

Учитывая дату оприходования товаров из рассмотренного примера (11.08.2019), заявить его, если компания отложит вычет ровно на 3 года, нужно в декларации за 3-й квартал 2022 года. 4-летний же срок хранения нужно будет отсчитываться с 01.10.2022, т.е. в этом случае он фактически составит 7 лет.

Рассматривая увеличенные сроки хранения счетов-фактур при переносе вычетов, необходимо помнить, что на вычет при возврате аванса покупателю на 3 года перенести нельзя. Вычет может быть осуществлен только в том налоговом периоде, в котором выполнены условия, предусмотренные статьями ст. 171, 172 НК РФ (письмо Минфина России от 21.07.2015 № 03-07-11/41908).

Срок хранения электронных счетов-фактур

Сейчас все больше коммерсантов переходит на электронный документооборот, используя в том числе и электронные счета-фактуры. Электронный счет-фактура равносилен бумажному (п. 1 ст. 169 НК), порядок его оформления регламентирован приказом Минфина России «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015 № 174н.

Об особенностях электронного счета-фактуры читайте здесь.

Еще до того, как будет организовано хранение электронного счета-фактуры, т. е. уже при его оформлении, необходимо учесть, что подписан он должен быть квалифицированной электронной подписью (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701).

Сроки хранения электронных счетов-фактур те же, что у бумажных — 4 года (п. 1.13 Порядка, утв. приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174н, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Хранить распечатанные бумажные экземпляры электронных счетов-фактур компании не обязаны (письмо ФНС от 06.02.2014 № ГД-4-3/1984).

Видео (кликните для воспроизведения).

Обычный срок хранения счетов-фактур — 4 года вне зависимости от их формы (электронные или бумажные). При этом срок может увеличиваться, если вычеты заявляются в более поздние периоды.

Источники


  1. Радько, Т. Н. Теория государства и права / Т.Н. Радько. — М.: Академический проект, 2005. — 720 c.

  2. Старович, Збигнев Судебная сексология / Збигнев Старович. — М.: Юридическая литература, 2016. — 336 c.

  3. Зайцев, А. И. Постатейный комментарий к Федеральному закону «О судебных приставах» / А.И. Зайцев, М.В. Филимонова. — М.: Ай Пи Эр Медиа, 2014. — 128 c.
  4. /oli>

    Сроки хранения книг покупок и продаж
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here