Срок хранения кассовых документов в организации

Полезный материал в статье: "Срок хранения кассовых документов в организации" с ответами на все сопутствующие вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, то вы их всегда можете задать дежурному консультанту.

Систематизация бухгалтерии

Статьи, обзоры, комментарии экспертов

Срок хранения кассовых документов

Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

  • Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
  • Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
  • Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
  • Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

Сроки хранения

Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно.

Хранение кассовых документов

Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.

Важные нюансы хранения кассовых документов

  1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
  2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
  3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
  4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
  5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

Порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме км-4) Доводим до сведения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме км-4)

Название Порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме км-4) Доводим до сведения юридических лиц и индивидуальных предпринимателей порядок ведения Журнала кассира – операциониста (по форме км-4)
страница 6/6
Тип Документы

filling-form.ru > бланк заявлений > Документы

Сроки хранения документов

Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся у Индивидуального предпринимателя.

Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет . Ответственность за их сохранность несет Индивидуальный предприниматель.

Надо ли в счетах-фактурах указывать

порядковый номер кассового чека и дату покупки
В Письме МНС России от 10.10.2003 № 03-1-08/2963/11-АЛ268 «О порядке выставления счетов-фактур и налоговых вычетах по налогу на добавленную стоимость в связи с принятием Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ» выдвинуто требование, чтобы в строке 5 счета-фактуры были указаны порядковый номер кассового чека и дата покупки.

Налоговые инспекции на местах при проведении проверок по НДС, несомненно, будут руководствоваться именно этим подходом.

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

Поэтому разберемся, насколько правомерны требования МНС.

Согласно порядка заполнения строки 5 счета-фактуры, закрепленного в Приложении № 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914, в этой строке необходимо указывать реквизиты расчетного документа, к которому прилагается счет-фактура.

В то же время согласно п.2 ст.169 НК РФ для правомерного вычета НДС необходимо, чтобы счет-фактура был составлен в порядке, предусмотренном пунктами .5 и 6 статьи 169 НК РФ. А если обратиться к п.5 ст.169 НК РФ, то мы увидим, что реквизиты платежно-расчетного документа должны указываться в счете-фактуре только в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящей поставки товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Таким образом, отсутствие в счете-фактуре реквизитов кассового чека не может служить основанием для отказа в применения налогового вычета.

Надо ли в чеке ККМ выделять отдельной строкой сумму НДС

Представители налоговых органов считают, что для правомерного вычета необходимо выделение суммы НДС отдельной строкой не только в счете-фактуре, но и в самом кассовом чеке (см. Письмо МНС России от 10.10.2003 N 03-1-08/2963/11-АЛ268) .

Посмотрим насколько обоснованно требование МНС о том, что сумму НДС необходимо выделять отдельной строкой в чеке ККМ.

В п.4 ст.168 НК РФ указано, что сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой:

в расчетных документах;

в первичных учетных документах;

Но ни один нормативный документ не относит чеки ККМ к расчетным документам*.
* Правда, Минфин России в Письме от 5 января 2004 г. № 16-00-17/2 кассовый чек отнес к первичным учетным документам, которые подтверждают куплю-продажу товара.
Поэтому если сумма НДС выделена отдельной строкой в счете-фактуре, а также в квитанции к приходному кассовому ордеру (об обязанности продавца при расчетах с организациями и (или) предпринимателями наряду с кассовым чеком выписать приходный кассовый ордер см. Письмо УМНС России по г. Москве от 22.09.2003 № 29-12/51732), то налогоплательщик-покупатель имеет полное право на вычет этой суммы НДС независимо от того, выделена она отдельной строкой в чеке ККМ или нет.

Если оплата производится с применением платежных карт

При расчетах с покупателем по кредитным картам (талонам, чекам или другим аналогичным документам) обязательно пробивается чек ККТ на сумму, оплаченную по картам, особым образом (на отдельную секцию) и в Z-отчете обычно отдельно отражается общая сумма, оплаченная по документам.

Если оплата производится с применением платежных карт, сумма наличных денег, сданных старшему кассиру, не будет совпадать с показаниями счетчиков ККТ, она будет отличаться на сумму продаж по документам. Поскольку чек ККТ пробивается, следовательно, в фиксируемом на контрольной ленте итоге сумма средств, поступивших по картам, будет отражена. Но денежные средства напрямую в кассу не поступают и оприходованы быть не могут. Эти деньги поступят на расчетный счет, причем, возможно, через определенный промежуток времени.

Читайте так же:  Договор с отсрочкой платежа (образец)

Эта сумма обязательно должна отражаться в Журнале кассира-операциониста, а деньги в кассу должны быть оприходованы только в той сумме, которая поступила наличными.
Пример.

Индивидуальный предприниматель, занимающийся розничной торговлей, реализует товары населению как за наличный расчет, так и с применением платежных карт. 30 ноября 2004 г. общая выручка составила 236000 руб., включая НДС — 36000 руб., в том числе:

реализовано товаров с применением платежных карт на сумму 47200 руб., включая НДС — 7200 руб.;

реализовано товаров за наличный расчет на сумму 188800 руб., включая НДС — 28800 руб.

На расчетный счет Индивидуального предпринимателя денежные средства, оплаченные платежными картами, поступили 2 декабря.

Покажем фрагмент заполнения Журнала кассира-операциониста на операцию реализации товаров с применением платежных карт.
Журнал кассира-операциониста за 30 ноября 2004 г.

Дата
(смена)
Показания
суммирующих
денежных
счетчиков
Сумма
выручки
за
рабочий
день
Сдано
Наличными Оплачено по
документам
всего
на
начало
рабочего
дня
на
конец
рабочего
дня
количество сумма
30.11.
2004
100 000 336 000 236 000 188800 1 (по
платежным
картам)
47200 236 000

Книга продаж при этом будет выглядеть следующим образом:

Хранение кассовых документов срок

Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

Туда входят:

  • Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
  • Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации.

Срок хранения кассовых документов на предприятии

После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.

  • Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
  • Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.
  • Сроки хранения

    Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет. Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.

    Важные нюансы хранения кассовых документов

    1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
    2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
    3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
    4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
    5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

    Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

    Срок хранения кассовых документов в организации

    Хранение кассовых документов – весомый вклад в сохранность наличных

    «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

    Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения бухгалтерских документов, являются:

    Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996);

    — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень).

    В частности, в п. 7 ст. 9 Закона № 996 указано, что предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока. Статьей 2 данного Закона определено, что под термином «предприятие» в этом Законе понимают всех юридических лиц, созданных согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и подавать финансовую отчетность согласно законодательству.

    Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню. В соответствии с разд. 4 Перечня установлен трехлетний срок хранения учетных регистров (главная книга, журналы, разработочные таблицы и т. п.), первичных документов и приложений к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. п.) при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии.

    Читайте так же:  6-ндфл и 2-ндфл при закрытии обособленного подразделения

    Хранение банковской и кассовой документации

    Указ Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» определяет порядок формирования и хранения следующих кассовых документов:

    • журнал регистрации кассовых документов;
    • акты учета принятых и выданных денежных средств в кассе;
    • кассовая книга;
    • приходный и расходный кассовые ордера;
    • и др.

    Данный указ предусматривает и правила хранения кассовых документов в электронном виде.

    Срок хранения кассовых и банковских документов

    Налоговый кодекс РФ говорит, что документы, содержащие налоговый и бухгалтерский учет, хранятся 5 лет. Доходы и расходы организации отражаются в документах, срок хранения которых также составляет 5 лет.

    Сроки хранения банковских документов:

    • чековая книжка – 5 лет;
    • выписка из банка по счету организации – 5 лет;
    • платежные поручения – 5 лет;
    • переводные требования – 5 лет;
    • извещения банков – 5 лет.

    Сроки хранения кассовых документов:

    • приходные, расходные кассовые ордера – 5 лет;
    • кассовая книга – 5 лет;
    • журнал кассира-операциониста – 5 лет;
    • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств – 5 лет;
    • авансовый отчет – 5 лет.

    Перечень типовых управленческих документов также определяет период хранения кассовых документов, который составляет 5 лет.

    При нарушении данных требований на организацию могут быть наложены административные санкции:

    • административный штраф в размере 5-10 тыс. руб., который выплачивает должностное лицо (повторное нарушение наказывается штрафом от 10 до 20 тыс. руб.);
    • штраф для граждан – от 200 до 300 руб., для должностных лиц штраф выписывается в размере 300-500 руб.

    Период хранения документов начинается с начала года, который следует за годом, в котором документ был создан.

    [3]

    При судебных разбирательствах и спорах организация обязана хранить документы до окончательного судебного решения.

    Поделиться в соц. сетях:

    Задайте вопрос по услугам и сотрудничеству или просто позвоните нам 8 800 707 87 00

    Екатерина Гриневская, заместитель коммерческого директора

    Срок хранения кассовых документов в архиве организации

    Кассовая документация — основные бумаги, подтверждающие хозяйственную и финансовую деятельность организации. Первичные документы, по которым выполняются базовые операции, хотя и дублируются потом в отчетах, все равно подлежат хранению в архиве.

    Виды документов и сроки их хранения

    К кассовым документам относятся:

    • приходные и расходные ордеры;
    • кассовые книги;
    • книги учета денежных средств, принятых и выдаваемых кассиром;
    • расчетные ведомости по заработной плате сотрудников;
    • платежные ведомости.

    Все эти бумаги относятся к первичным документам, для которых установлен общий срок хранения — 5 лет. Подробнее сроки хранения разных видов первичных документов прописаны в Федеральном Законе №129 «О бухгалтерском учете» от 23.02.1996 г. Также информация, касающаяся кассовых документов, содержится в Налоговом кодексе РФ.

    Законодательство и ответственность

    Ответственность за хранение кассовых документов при отсутствии архива несут руководитель организации и главный бухгалтер. Если же в компании есть сотрудник архива с прописанной должностной инструкцией, ответственным назначается он. Непосредственно кроме хранения необходимо обеспечить безопасность хранилища и решить ряд технических вопросов, возникающих при организации архива.

    Хранение кассовых документов регламентируется целым рядом актов — ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговым кодексом РФ, приказом Госкомстата, положениями Центробанка. Ответственный сотрудник также обязан отслеживать изменения в законодательстве и учитывать их при ведении архива.

    Часто в качестве альтернативы организации предпочитают отдать архив на аутсорсинг, что экономит и время сотрудников, и существенно оптимизирует работу компании в целом. Заказать полный комплекс качественных услуг по организации документооборота вы можете в компании «ОРБ».

    Хранение и уничтожение банковской и кассовой документации

    Деятельность любой организации сопряжена с ведением большого объема банковской и кассовой документации, которая также требует соответствующего хранения, а в случае необходимости – уничтожения. О том, как правильно обращаться с подобными бумагами, и пойдет речь в данной статье.

    О важности вопроса

    Банковские документы – неотъемлемая часть бухгалтерии предприятия. Они отражают важнейшие финансовые операции и делятся на три основных типа:

    • кассовые – фиксируют движение наличных средств (прием и выдачу из кассы банка);
    • мемориальные – различные платежные требования и поручения;
    • внебалансовые – приходно-расходные ордера на принятие и выдачу ценностей из кассы или хранилища.

    При финансовых проверках, а также в случае возникновения споров подобные документы имеют ключевое значение. Поэтому к организации их хранения необходимо подходить со всей ответственностью.

    Порядок хранения бухгалтерских документов (в том числе банковских и кассовых) регламентирован целым рядом нормативно-правовых актов. Основными в их числе являются Налоговый кодекс РФ, №129-ФЗ «О бухгалтерском учете от 21.11.1996 г», утвержденный Федеральным архивным агентством Перечень и т.д.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Согласно действующим требованиям обязательному хранению подлежат следующие виды банковской и кассовой документации:

    • корешки банковских чековых книжек;
    • контрольные кассовые ленты;
    • приходно-расходные ордера;
    • банковские извещения;
    • переводные требования и т.д.

    Самое главное – правильно организовать и систематизировать документы для того, чтобы интересующую бумагу можно было легко найти в нужный момент.

    Так, например, в процессе текущего хранения кассовые журналы рекомендуется брошюровать по месяцам, а мемориальные документы – подшивать каждый день. В идеале должны быть созданы электронные копии. При этом доступ к банковской и кассовой документации строго ограничивается.

    По истечению срока использования вся банковская и кассовая документация передается на архивное хранение. Требования здесь действуют те же самые, что и для других бумаг. Перед передачей в собственный или сторонний архив проводится экспертиза ценности, систематизация документов, брошюровка их в дела с составлением описи и т.д.

    Уничтожение

    Для большинства банковских и кассовых документов установлен обязательный срок хранения в 5 лет. По истечении этого периода бумаги могут быть уничтожены при условии, что по ним нет незакрытых дел и спорных ситуаций. При проведении данной процедуры составляется соответствующая приемо-сдаточная накладная с указанием веса и количества дел, после чего документы утилизируются под контролем ответственного лица.

    Уничтожение документов также осуществляется либо силами собственного архива, либо стороннего.

    Срок хранения кассовых документов в организации

    Первичные документы — общий срок 5 лет

    Читайте так же:  Тарифы страховых взносов

    Кассовые документы — 5 лет

    Выписки по банковскому счету — 5 лет

    Бухгалтерская отчетность — постоянно

    Счета-фактуры — 4 года

    Налоговые декларации — 5 лет

    Больничные листы — 6 лет

    Документы по зарплате: расчетные ведомости, расчетные листки — 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет

    Кадровые документы: лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении — 75 лет

    Табель учета рабочего времени — 5 лет, по вредным условиям труда — 75 лет

    Алфавитный указатель документов со ссылками на срок хранения

    Срок хранения кассовых документов

    Эта задача — одна из самых сложных. Существует множество нормативно-правовых актов, регламентирующих срок хранения кассовых документов.

    Туда входят:

    • Расходные ордера. ПКО выписываются при поступлении финансовых средств в кассу.
    • Кассовые книги, в которых содержится общая информация об операциях организации. После окончания смены ответственный работник подсчитывает денежные средства.
    • Расчётно-платёжные ведомости, где указываются данные о выплатах сотрудникам;
    • Книги учёта денежных средств. Необходимы лишь тогда, когда в организации числятся несколько кассиров.

    Сроки хранения

    Согласно законодательству, срок хранения кассовых документов в архиве организации составляет 5 лет.

    Как правильно хранить кассовую книгу

    Исключением из списка становятся расчётно-платёжные ведомости: если лицевые счета работников отсутствуют, то документы хранятся 75 лет. В тех случаях, когда документы фигурируют в судебных делах, бумаги должны находиться в архиве до вынесения решения суда. Если говорить о каждом виде бумаг отдельно, то существует множество нюансов. Плюс, необходимо следить за нововведениями (налоговым, бухгалтерским законодательством). В некоторых случаях сроки хранения бумаг организация устанавливает самостоятельно. Если вы хотели бы узнать точный срок хранения кассовых документов, имеющихся в вашей организации, — проконсультируйтесь у наших сотрудников.

    Важные нюансы хранения кассовых документов

    1. Бумаги должны сшиваться каждый рабочий день с учётом возрастания номеров лицевых счетов.
    2. Контролировать процесс обязан или глава организации, или кассовый сотрудник.
    3. После того, как срок хранения кассовых документов истёк, делается опись бумаг перед передачей в архив (и отправкой на утилизацию также).
    4. Нужно следить не только за грамотным ведением учётных документов, но и их внешним видом. Книги, ведомости, ордера не должны намокать, быть потрёпанными и проч.
    5. Административная ответственность за правильное хранение кассовых документов лежит на руководителе предприятия. В случае неправильного хранения бумаг выписывается штраф.

    Итак, если у вас есть вопросы по поводу срока хранения кассовых документов в архиве организации, обращайтесь к нам.

    1. Налогоплательщики обязаны:

    8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

    [1]

    … При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

    1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

    Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

    2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

    3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

    До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

    Срок хранения кассовых документов на предприятии

    Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

    При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

    5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

    6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

    7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

    8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

    При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

    9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

    Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

    Читайте так же:  Пенсия ветеранам боевых действий

    10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

    Пунктом 4.4 Положения определено, что предприятия при условии обеспечения надлежащего хранения кассовых документов могут вести кассовую книгу в электронной форме с помощью компьютерных средств. Программное обеспечение, с помощью которого ведется кассовая книга, должно обеспечивать визуальное отражение и распечатку каждой из двух частей листа кассовой книги («Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира»), которые по форме и содержанию должны воспроизводить форму и содержание кассовой книги в бумажной форме. Записи в кассовой книге осуществляются на основании соответствующей информации из кассовых документов. Записи в кассовой книге должны осуществляться до начала следующего рабочего дня (т. е. с остатками на конец предыдущего дня), а также содержать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Страницы кассовой книги должны нумероваться автоматически в порядке возрастания с начала года. В случае распечатки «Вкладного листа кассовой книги» в конце месяца должно автоматически распечатываться общее количество листов кассовой книги за этот месяц, а в случае распечатки в конце года — их общее количество за год.

    Срок хранения документов в 2018 году (таблица)

    После распечатки «Вкладного листа кассовой книги» и «Отчета кассира» кассир обязан проверить правильность составления этих документов, подписать их и передать «Отчет кассира» вместе с соответствующими кассовыми документами в бухгалтерию под подпись во «Вкладном листе кассовой книги». «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранится кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или в зависимости от потребности) «Вкладной лист кассовой книги» формируется в подшивки в хронологическом порядке. Общее количество листов за год удостоверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия — юридического лица, а подшивки формируются в книгу, которая скрепляется оттиском печати предприятия (юридического лица). По окончании календарного года кассовая книга на электронных носителях должна передаваться для хранения согласно законодательству Украины.

    Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения бухгалтерских документов, являются:

    Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее — Закон № 996);

    — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 г. № 41 (далее — Перечень).

    В частности, в п. 7 ст. 9 Закона № 996 указано, что предприятие принимает все необходимые меры для предотвращения несанкционированного и незаметного исправления записей в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета и обеспечивает их надлежащее хранение в течение установленного срока. Статьей 2 данного Закона определено, что под термином «предприятие» в этом Законе понимают всех юридических лиц, созданных согласно законодательству Украины, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, а также представительства иностранных субъектов хозяйственной деятельности, которые обязаны вести бухгалтерский учет и подавать финансовую отчетность согласно законодательству.

    Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется согласно Перечню. В соответствии с разд. 4 Перечня установлен трехлетний срок хранения учетных регистров (главная книга, журналы, разработочные таблицы и т. п.), первичных документов и приложений к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и являются основанием для записей в реестрах бухгалтерского учета и налоговых записях (кассовые, банковские документы, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и т. п.) при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, — ревизии.

    Сколько времени надо хранить документы

    Пожалуй, ни один день в организации не обходится без составления документов. Письма, договоры, приказы, отчетность — вот массив документации, которым обрастает каждая организация. Надо ли хранить все документы? Если надо, то где и как долго?

    Три группы

    Все правила хранения документов, возникающих в процессе деятельности организации, можно разделить на три большие группы. В первую войдут правила, установленные налоговым законодательством. Соответственно, они распространяются на документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и сборов. Во вторую группу попадут кадровые документы. А в третью — бухгалтерские документы и документы по хозяйственной деятельности. Рассмотрим их все по порядку.

    Налоговые документы

    Общее правило для хранения налоговых документов установлено в подпункте 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса. Там говорится, что налогоплательщик должен хранить бухгалтерские документы и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет. Такой же срок установлен и для документов, подтверждающих уплату налога. При этом Налоговый кодекс не содержит специального порядка расчета этого четырехлетнего срока. Значит, четыре года надо отсчитывать со дня, следующего за составлением документа. А истекут они в соответствующее число и месяц, которые наступят через 4 года (ст. 6.1. НК РФ).

    Из четырехлетнего срока хранения существует два исключения. Первое касается налогоплательщиков, применяющих льготы по налогам. Им придется хранить документы, подтверждающие право на льготы, в течение всего периода применения льготы. Ведь при камеральной проверке инспекция вправе затребовать такие документы (п. 6 ст. 88 НК РФ). Но и по окончании применения льготы спешить с уничтожением документов не стоит. Ведь есть еще проверка выездная, которая может проводиться за три предшествующих года (п. 4 ст. 89 НК РФ).

    Отсюда вывод: документы о правах на льготы надо хранить в течение трех лет после окончания периода, в котором организация перестала применять льготу.

    Второе исключение относится к амортизируемому имуществу. Поскольку расходы на него списываются в течение определенного периода, то все это время организации придется хранить документы, подтверждающие первоначальную стоимость такого имущества, а также начисленную и учтенную в расходах амортизацию. Ну и, конечно, не стоит забывать про возможность выездной проверки.

    С учетом ее глубины, получаем вывод: документы по амортизируемому имуществу можно уничтожить не ранее чем через три года после окончания периода, в котором прекращено начисление амортизации.

    Нарушение сроков хранения налоговых документов помимо доначисления налогов с пенями может обернуться еще и штрафами. Так, согласно статье 120 Налогового кодекса, отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. А это влечет штраф в размере от 5 000 руб. до 15 000 руб. Если же данное нарушение привело к занижению налоговой базы, то размер штрафа будет составлять 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб.

    Читайте так же:  Коды в расчете по страховым взносам

    Кадровые документы

    Перейдем теперь к кадровым документам. Тут сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000). Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов.
    Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет. Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т п. Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно «всего» 50 лет.

    Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

    Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для табеля учета рабочего времени срок сокращен вообще до 1 года. Также в течение года хранятся графики отпусков и документы на сотрудников, которым отказано в трудоустройстве.
    Обратите внимание, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9).

    Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб. за невыполнение требований о хранении документов), так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе. Так что не спешите избавляться от кадровых документов!

    Бухгалтерские и хозяйственные документы

    По идее, сроки хранения бухгалтерских документов должны устанавливаться в Законе о бухучете. Но этот Закон, хотя и содержит целую статью, посвященную хранению документов (ст. 17) дает весьма скудную информацию по этому поводу. Так, хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность Закон требует не менее пяти лет. При этом особо оговаривается, что в отношении рабочего плана счетов и других документов учетной политики этот срок считается с года, следующего за тем, в котором данные документы использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

    В остальном же Закон о бухучете отсылает организации к архивному законодательству. А если говорить точнее, то к уже упоминавшемуся Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. В нем приведены сроки хранения практически всех возможных документов, которые могут образовываться в деятельности организации. При этом в отношении бухгалтерских документов все сроки в Перечне равны именно пяти годам. Столько нужно хранить бухгалтерскую отчетность (как годовую, так и квартальную), всевозможные хозяйственные договоры, первичные и кассовые документы, приемо-сдаточные акты и т п. При этом данные сроки отсчитываются с 1 января года, следующего за годом прекращения использования документа (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

    Еще одной особенностью хранения бухгалтерских документов является то, что в законодательстве четко прописано, где и как надо сохранять подобную документацию. А также установлены ответственные лица и порядок доступа к бумагам.
    Так, согласно п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Минфином СССР 29.07.83 № 105) первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы могут храниться либо в архиве организации, либо в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах. А бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    Ответственным же за сохранность документов является главный бухгалтер. Именно он вправе принимать решение о выдаче подобных документов работникам структурных подразделений предприятия.

    Что касается ответственности за невыполнение правил хранения бухгалтерских документов, то она может быть и административной, и налоговой. Ведь, как упоминалось выше, отсутствие первичных документов, регистров бухгалтерского учета является грубым нарушением правил учета доходов, расходов, объектов налогообложения и влечет штраф в размере от 5000 до 15 000 руб. (ст. 120 НК РФ).

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Административный штраф в данном случае может назначаться как за нарушение архивных требований о хранении документов (ст. 13.20 КоАП — 300-500 руб.), так и за грубое нарушение правил бухучета, если из-за отсутствия документов искажена бухгалтерская отчетность (ст. 15.11 КоАП — 2-3 тыс. руб.).

    Источники


    1. Грудцына, Л. Жилищное право России. Учебник; М.: Эксмо, 2011. — 656 c.

    2. Винавер М. М. Очерки об адвокатуре; Ленанд — М., 2016. — 224 c.

    3. Хачатуров, Р. Л. Общая теория юридической ответственности: моногр. / Р.Л. Хачатуров. — М.: Юридический центр, 2017. — 965 c.
    4. /oli>

      Срок хранения кассовых документов в организации
      Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here