Как составить опись документов

Полезный материал в статье: "Как составить опись документов" с ответами на все сопутствующие вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, то вы их всегда можете задать дежурному консультанту.

Опись документов

Из чего состоит опись архивных документов?

В ее состав обязательно входят:

  • статьи с описанием передаваемых на хранение единиц;
  • итоговый документ;
  • лист-заверитель дела;
  • справочный аппарат: титульный лист, оглавление, информация о компании и другие данные, облегчающие работу с документацией.

Отдельная статья с характеристикой передаваемых в архив бумаг включает: порядковый номер, дату, индекс, заголовок, срок хранения дела, тома или части и количество листов в них.

Правила оформления

Опись документов выполняется по установленной форме (приложение 21) в двух экземплярах. Один из них отправляется в архив, а второй остается в организации. Из составленных структурными подразделениями компании описных листов формируется сводный документ.

Есть два основных способа составления описных листов для оформления архивной ведомости: по хронологии и по их принадлежности к той или иной структуре организации. Обычно используют оба способа вместе: упорядочивают дела в соответствии с датой их появления, а потом в каждой хронологической группе организовывают их в соответствии со структурным фактором. При формировании описи также учитывают важность отправляемых в архив бумаг.

Внутренняя опись документов используется для упрощения работы с делами персонала архива и позволяет легко и оперативно находить необходимые материалы, а также группы документов среди других поступивших на хранение бумаг. Наши специалисты ответственно относятся к данному вопросу, что позволяет клиентам в любой момент запросить нужное им дело из архива.

Как проводится сдача описи архивных документов?

Если вы пользуетесь услугами нашей компании, вам не нужно самостоятельно проводить составление описи передаваемых документов. Квалифицированные специалисты осуществят эту процедуру за вас. Представителю вашей компании, ответственному за сдачу дел в архив, необходимо будет только забрать копию документа. При этом в его присутствии будут осуществлены следующие операции:

  • проставление отметки на двух экземплярах о наличии в пакете сдаваемых в архив бумаг всех упомянутых в ней дел. Отметка делается в графе «Примечание»;
  • внесение в лист-заверитель цифрами и прописью точного количества передаваемых на хранение дел;
  • проставление даты помещения дел в архив и подписей лиц, которые передали и приняли документы на хранение.

Опись архивных дел для передачи на хранение утверждается начальником отдела и экспертной комиссией.

Получить дополнительную информацию об услуге составления описи передаваемых документов вы можете у специалистов нашей компании, связавшись с ними по телефону или приехав в офис.

Инструкция: составляем опись дел

Суть и назначения документа

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Применяемые формы

В зависимости от ситуации, ответственному работнику придется заполнить специальный бланк. Их предусмотрено несколько. Так, Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утверждены следующие формы перечней дел (ОД):

  • постоянного хранения (Приложение 14);
  • по личному составу (Приложение 15);
  • временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
  • электронных документов постоянного хранения (Приложение 17);
  • электронных документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
  • структурного подразделения (Приложение 23);
  • электронных документов структурного подразделения (Приложение 24).

Ключевые требования к заполнению данных видов закреплены в разделе 3.7 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Такой документ — это не просто папка с разрозненными таблицами и файлами. Форма имеет свою индивидуальную структуру:

  1. Титульный лист.
  2. Содержание.
  3. Предисловие.
  4. Список сокращений.
  5. Указатели.

Причем для каждого вида они имеют унифицированные бланки, которые отличаются друг от друга. Рассмотрим особенности составления и примерные образцы документации.

Опись дел постоянного хранения

Такой перечень может быть составлен в отношении бумаг, которые имеют статус хранения «Постоянно». Опись дел постоянного хранения, образец заполнения отличается от остальных форм своей структурой. В табличной части формы отсутствует графа «Срок хранения», так как этот срок указывать не имеет смысла.

Подготовьте предисловие к описи дел постоянного хранения, образец должен содержать сведения об основных направлениях деятельности, а также информацию о структуре предприятия за период составления бланка. Дополнительно в предусловии дается краткая характеристика документации фонда, включенного в данный раздел. При наличии дел, выходящих за границы периода, их также следует расписать в отдельном порядке. Также в предисловии можно указать, имеет ли данная архивная опись дополнительные сведения.

Предисловие должно быть подписано ответственным составителем. Причем следует поставить не только подпись, но и указать должность составителя, Ф.И.О., дату оформления. Помимо составителя, предисловие к описи дел постоянного хранения (пример ниже) подписывает заведующий архивным отделом или иное ответственное лицо (например, начальник архива).

Описи по личным делам

Кадровый учет должен быть организован в каждом учреждении. Опись личных дел по личному составу также придется составить при передаче документации в архивный отдел. Данный перечень должен содержать следующие реквизиты в обязательном порядке:

  • название учреждения либо его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.
Читайте так же:  6-ндфл при закрытии ип

Регистрируйте личные дела в ОД в хронологическом порядке. Если в течение переписи было выявлено дело, которое должно было быть указано ранее, то допустимо внести запись с литерой, например, 100/а, но зарегистрировать его придется в самом конце документа.

В нижней части ОД следует зафиксировать итоговые записи, которые отражают общее количество дел, а также номер первого и последнего дел. Затем информация визируется руководителем организации (структурного подразделения), ответственным исполнителем, а также начальником архивного отдела. Сведения об ответственных лицах отразите в следующем формате: должность, подпись, Ф.И.О. и дата.

Как правильно составить опись документов — образец?

Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • наименование сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Как составить опись документов?

Под термином «опись» в первую очередь подразумевается процесс инвентаризации бумаг перед сдачей их в архив. Результатом этого является систематизированный справочник, который раскрывает состав и содержание документов, хранящихся на предприятии.

Составление описи выполняется в соответствии с установленными правилами и формой. Последняя обязательно включает в себя титульный лист, оглавление, статьи с описанием документов в виде таблицы и лист-заверитель.

Опись документов всегда составляется в двух экземплярах. Процесс этот достаточно трудоемкий и имеет четкий алгоритм.

Подготовительный этап

Перед составлением описи дел их обязательно систематизируют в определенном порядке. Как правило, дела сначала раскладывают по годам, а затем внутри каждого года – по структурным подразделениям. Далее в каждой такой группе документы располагают в порядке их значимости. Например, сначала могут идти приказы, затем планы и сметы, отчеты, доклады и т.д.

В завершении для каждого сформированного дела указывается его порядковый номер, индекс, заголовок, дата создания и информация о количестве листов.

При систематизации бумаг также необходимо учитывать, что на дела постоянного хранения, со сроком свыше 10 лет, и по личному составу описи составляются отдельно. Бумаги с истекшим сроком и не представляющие ценности в архивный справочник не включаются. Для них проводится отдельная процедура – списание документов.

Основной этап

По возможности опись лучше выполнять на фирменном бланке организации. Однако это требование не является обязательным. Внесение дел в опись осуществляется в том порядке, в котором они были системазированы. При этом каждое из них получает индивидуальный номер. В случае если дело состоит из нескольких томов, то и они вносятся в документ отдельными пунктами.

Сама опись представляет собой таблицу установленной формы, которая включает в себя следующие столбцы:

  • № п/п.
  • Индекс дела.
  • Заголовок.
  • Дата составления.
  • Количество листов в деле.
  • Срок хранения.
  • Примечания.

Все эти данные соответственно переписываются с обложки дела. В графу «Примечания» могут быть внесены какие-либо особые отметки, например, о физическом состоянии документов и т.д. Однако в делопроизводстве эта графа заполняется редко.

Завершающий этап

После того, как все дела были внесены в опись, приступают к окончательному оформлению документа. На последней странице (под таблицей) указывается дата составления справочника, число внесенных дел прописью, а также проставляются подписи ответственных лиц.

Читайте так же:  Бухгалтерская (финансовая) отчетность форма по кнд 0710099

Только после выполнения всех этих действий готовая опись может быть представлена по месту требования.

Опись представляет собой список имущества/документов, требующийся для целей учета. Ее оформление – это окончательный этап обработки документации. Составляется при различных обстоятельствах: изъятие ценностей, их уничтожение, отправка по почте и так далее. В компаниях активно применяется такая форма, как опись документов. Рассмотрим ее подробнее.

Законодательное обоснование

Опись документации осуществляется на основании этих инструкций:

  • Рекомендации по делопроизводству, утвержденные Росархивом 23 декабря 2009 года.
  • Инструкция по делопроизводству, утвержденная Приказом Минкультуры.
  • Инструкция ЦБ.

Документы, отражаемые в описи, должны быть правильно систематизированы. Сначала фиксируются приоритетные по важности бумаги (приказы, распоряжения), после которых следуют планы, переписки и другие документы.

Особенности применения описи

Бухгалтерские и кадровые документы – бумаги, которые нужно фиксировать в описи в обязательном порядке. Описывать также нужно бумаги, не используемые на протяжении 12 месяцев. После включения их в опись требуется отправить документы в архив. Срок хранения зависит от формы бумаги. Опись – процедура, обязательная как для государственных, так и частных учреждений.

Делопроизводство

В рамках делопроизводства описываются бумаги, нуждающиеся во временном или постоянном хранении. Процедура позволяет учитывать документы, быстро их находить в случае необходимости.

Если описываются бумаги, направляемые в архив, опись создается при помощи бланка, утвержденного правительством. Документ оформляется в 2 экземплярах. Один остается в подразделении, другой направляется в архив. Бумага включает в себя эти элементы:

  • Титульный лист.
  • Наименование описи.
  • Оглавление.
  • Предисловие.
  • Опись.
  • Перечень сокращений, если они присутствуют в документе.
  • Указатели.
  • Таблицы (требуются тогда, когда осуществляется изменение старых номеров на новые).
  • Библиография.
  • Перечень используемых терминов.
  • Лист-заверитель.

После оформления документа требуется поставить подпись на листе-заверителе.

Составление различных видов описи

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

  • Наименование компании, ее адрес.
  • Исходящий номер.
  • Заголовок.
  • Список документом, указание номера каждого из них.
  • Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

  • Номер личного дела.
  • Название.
  • Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

  • ФИО получателя или наименование фирмы.
  • Стоимость.
  • Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

  • Закончился срок хранения.
  • Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Образец архивной описи

Приказ Министерства культуры России от 25.08.2010 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов. », выделяет следующие виды АО:

  • дел;
  • по персонифицированному учету работников;
  • представляемых на торги;
  • инвентаризационные;
  • объектов государственной собственности;
  • по лицензированию.

Кроме того, есть и иная классификация, так, в АО отдельными пунктами регистрируются дела:

  • постоянного хранения;
  • временного (более 10 лет) хранения;
  • по личному составу;
  • особо ценные.

Что должно быть в АО

Для примера рассмотрим образец описи архивных документов — передаваемых в архив организации.

Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек (один из них является председателем).

Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:

  • причин сдачи в архив (например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т.п.);
  • номеров дел (указываются пропущенные или дублированные);
  • выводов проверки (отсутствия или неправильного учета дел; их состояния перечисляются требующие восстановления и невосстановимо испорченные и, следовательно, подлежащие списанию).
Читайте так же:  Группы амортизации

Образец описи документов, передаваемых в архив

Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом).

Видео (кликните для воспроизведения).

АО подписывается председателем и членами комиссии, а также представителями передающей стороны.

Образец описи электронных документов

Каталог готовых форм

Для справки: большое количество образцов форм содержится в Приказе Министерства культуры РФ от 10.09.2007 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования… архивных документов. ».

Составляем опись документов в налоговую — образец

Где скачать бланк описи документов в налоговую для декларации 3-НДФЛ

Гл. 23 НК РФ содержит перечень вычетов, которые позволяют уменьшить налогооблагаемую базу по НДФЛ. Основные из них следующие:

  • стандартный;
  • социальный;
  • имущественный;
  • профессиональный;
  • инвестиционный.

Полезную информацию о вычетах узнайте из специальной рубрики.

При отражении указанных вычетов в отчете 3-НДФЛ для представления его в ФНС физлицу необходимо также составить опись документов, обосновывающих понесенные им расходы.

При этом формат указанной описи не регламентирован. Некоторые налоговые инспекции самостоятельно выбирают ее вид, однако это не мешает налогоплательщику применять свой вариант описи. При этом в описи документов в налоговую по требованию (по образцу, представленному ниже) должна содержаться вся обосновывающая вычет документация.

Скачать образцы описей в налоговую о представлении документов по наиболее востребованным у налогоплательщиков вычетам — имущественному и социальному — вы можете на нашем сайте.

Как составить опись документов для налоговой: образец к форме 3-НДФЛ по социальному вычету

Опись документов для передачи в налоговую – образец будет представлен ниже по социальному вычету на лечение включает:

  • 3-НДФЛ;
  • справку 2-НДФЛ;
  • контракт на лечение;
  • справку из медучреждения об оплате лечения;
  • платежные документы, подтверждающие расходы на лечение (квитанции, чеки, платежки и т.д.);
  • документ, подтверждающий родство (по вычетам для близких родственников);
  • свидетельство о заключении брака (по вычетам для мужа или жены);
  • заявление на возврат (если опись и заявление не обобщены).

Можно ли не прилагать к 3-НДФЛ справку 2-НДФЛ, см. в сообщении.

Образец описи документов в налоговую по указанному вычету вы можете скачать на сайте.

Какие расходы физлица попадают под социальный вычет, читайте здесь.

Как выглядит опись документов к декларации 3-НДФЛ по имущественному вычету

Если плательщик хочет воспользоваться имущественным вычетом, например, по расходам на приобретение квартиры по договору долевого участия (далее — ДДУ), в описи он перечисляет:

Как заполнить декларацию 3-НДФЛ на имущественный вычет, узнайте здесь.

  • 2-НДФЛ;
  • ДДУ;
  • акт приемки-передачи;
  • платежные документы;
  • заявление на распределение вычета (по совместной или общедолевой собственности);
  • заявление на возврат НДФЛ.

Образец, как составить опись документов для налоговой, вам поможет разобраться с этим вопросом. Так, опись по имущественному вычету, совмещенную с заявлением на предоставление вычета, можно скачать на нашем сайте.

Об имущественном вычете и документах для его обоснования см. в публикации «Документы для получения имущественного налогового вычета».

Опись — важная составляющая процедуры представления документов в ФНС. Она служит подтверждением передачи бумаг в налоговую, а также поможет вам в дальнейшем исключить повторного их затребования.

Отличный секретарь

Профессиональный блог Евгении Кожановой

Как составить опись документов

Опись – это основной учетный документ в архиве компании. По описям сдают дела структурные подразделения, описи составляет экспертная комиссия, опись дел постоянного хранения может вестись в архиве годами. В этой статье разберемся в видах описей и проговорим особенности их заполнения. Здесь же можно посмотреть образцы описей документов и скачать формы.

В сентябре 2015 года были утверждены новые Правила работы архивов. Многие формы учетных документов архива обновились, и описи не исключение. Появились также новые виды описей. Эта статья написана в соответствии с новыми правилами (назовем их «Правила-2015»).

Школа Отличного секретаря:

Что такое опись документов и для чего она нужна?

Как уже говорилось, описи – это один из самых главных документов архива, в который вносятся сведения о принятых на хранение документах. Это учетный документ. Обычно опись документов составляет экспертная комиссия (ЭК) организации после проведения ежегодной экспертизы ценности, но бывает и так, что какой-никакой архив в компании есть, а экспертной комиссии нет, и хранением документов в полном одиночестве занимается один секретарь. Тогда составлять описи придется ему самому.

Какие бывают описи?

Правила-2015 предписывают составлять:

  • опись дел постоянного хранения;
  • опись дел по личному составу;
  • опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
  • опись электронных дел, документов постоянного хранения;
  • опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.

«Новинки» здесь – две последние описи электронных дел и документов. В Основных правилах работы архивов организаций их не было. Формы всех перечисленных описей приведены в Правилах-2015 в Приложениях 14 – 18. Скачать их можно ниже.

Напомню: хранить дела по личному составу обязаны все организации (см. закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»), и неважно, есть в них архив или нет. Описи дел по личному составу – неотъемлемая часть процесса хранения документов. Они обязательны. О том же говорят и Правила работы архивов (п. 4.12.).

Существует еще один вид описей – так называемая сдаточная опись. Второй вариант ее названия – опись дел структурного подразделения. Ее составляет не архив, а отдел, сдающий документы. Эта опись одновременно играет роль акта приема-передачи. Ее мы рассматривать не будем, так как это не учетный документ архива.

Читайте так же:  Ндс с авансов выданных – проводки

Общие правила составления описей

Если выражаться простыми словами, то архивная опись документов состоит из множества маленьких описей, каждая из которых оформляется отдельно и в установленном порядке, включая утверждение руководством, а затем помещается в общую папку описи. При этом «маленькие» описи не сшиваются до тех пор, пока та единая опись, которую они все вместе составляют, не будет завершена. Максимальное число зарегистрированных в «большой» описи единиц хранения – 9999. Валовая нумерация единиц хранения ведется с первой «маленькой» описи и до победного конца. Только когда количество единиц хранения приблизится к десяти тысячам, большая опись закрывается, сшивается и помещается на хранение.

Очевидно, что очень многим организациям по одной описи каждого вида хватит на всю жизнь.

Как внести дело в опись

В опись вносятся единицы хранения, то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:

Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:

120 | Акты обследования объектов, т. 17 из 30

121 | То же, т. 18 из 30

Последний том отмечается:

То же, т. 30 (последний)

Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:

140 | Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»

141 | То же, «Влы – Даб»

Готовимся составлять описи

В норме дела на хранение принимаются не как придется, а по графику. И архивариус (секретарь, делопроизводитель) обычно знает, какие дела принесут в архив и когда это произойдет. Поступившие дела нужно рассортировать:

  • разделить их по срокам хранения (постоянно, свыше 10 лет);
  • разделить по видам носителей (на бумаге или электронные на дисках);
  • отдельно выделить дела по личному составу.

Так мы поймем, какие именно описи нам придется составить.

Годовой раздел описи дел

Дела принято помещать в описи по годам: одна опись – один год. Например, опись дел постоянного хранения за 2010 год, опись дел постоянного хранения за 2011 год и т.п. Это и называется годовым разделом описи дел. В «большой» описи царит порядок: во-первых, идет валовая нумерация единиц хранения с номера 1, во-вторых, все единицы хранения выстроены по годам.

Оформление описей

По формам описей понятно, какие реквизиты нужно в них заполнить. Присваивать регистрационный номер каждому годовому разделу описи не нужно! Все эти «маленькие» описи – части одной «большой» описи, которая была однажды заведена, зарегистрирована под номером 1 и продолжается до своего закрытия. Только когда первая опись будет закрыта, появится опись №2.

Готовая опись подписывается работником архива и должностным лицом, которому подчиняется архив. Если архива нет, то подписать опись могут составитель – например, секретарь, и его непосредственный руководитель – например, начальник отдела делопроизводства или помощник генерального директора. Если единственный начальник секретаря генеральный директор, то вторую подпись из описи нужно убрать: генеральному и так предстоит утверждать этот документ.

Затем составляется справочный аппарат: предисловие к описи дел, титульный лист, возможно, оглавление, указатели и т.п.

Готовые описи выносятся на заседание экспертной комиссии для согласования. Если ЭК в компании нет, то реквизит, само собой, тоже убирается.

После этого в обязательном порядке каждую опись утверждает генеральный директор.

Обратите внимание: описи электронных дел и документов обязательно снабжаются еще и приложением, в котором предстоит описать содержимое каждой единицы хранения. Одной единицей хранения является 1 носитель информации (как правило, диск). Хранение электронных документов подробно рассматривается в статье по ссылке.

Образец внутренней описи документов дела

На практике составление внутренней описи документов дела часто превращается в добровольное занятие. Ибо согласно нормативно-методическим документам ее требуется вести только для учета специфичных документов длительных сроков хранения – постоянного и временного > 10 лет (речь идет о следственных, судебных, личных делах и т.п.), а также, если по заголовкам не понятно содержание этих документов. Так вы всегда можете сказать, что вам понятно.

Таким образом, в текущем делопроизводстве внутренняя опись документов дела ведется для учета важных документов, потеря которых действительно будет служебной неприятностью. Например, к документам личного дела должна прилагаться опись. На практике внутренняя опись также служит для быстрого поиска документов в деле. К примеру, без нее бывает весьма трудно найти нужный приказ в огромном томе.

Для внутренней описи существует установленная нормативными требованиями форма.

Вы можете скачать образец внутренней описи документов дела.doc с примером заполнения.

На образце посмотрите какие сведения требуется указывать в описи. И еще обратите внимание на необходимость составления итоговой записи к ней, и требование подписывать опись ее составителем.

Если архивное дело подшито без внутренней описи, то она может проклеиваться к обложке дела с внутренней стороны.

Опись документов для налоговой: как правильно заполнить бланк + образец

Технический прогресс модернизирует систему делопроизводства, но в государственных структурах «бумажный кодекс» по-прежнему имеет существенный вес. Среди множества канцелярских премудростей к важным составляющим относится опись. Перечень справок и квитанций не только подтверждает факт предоставления, но и исключает их дублирования в будущем по запросу компетентных органов. О том, как грамотно составить опись документов для налоговой, образец ее заполнения и особенности подачи — читайте далее.

Опись документов для налоговой: образец

Целесообразность составления описи

Каждый поступивший в ИФНС документ необходимо фиксировать с целью учета документооборота.

Опись содержит информацию о наименовании документов, их количестве и дате предоставления. Она систематизирует хранение поступающих бумаг и является главным справочным пособием по поиску.

Сотрудники налоговой инспекции наделены полномочиями затребовать у налогоплательщика пакет подтверждающих документов для осуществления контроля за калькуляцией суммы налога к удержанию.

Читайте так же:  Перечисление по договору займа назначение платежа

Составление описи выгодно для обеих сторон процесса, т.к. избавляет от необходимости словесно доказывать наличие или отсутствие документа в деле

НК РФ предусмотрено применение штрафных санкций за непредоставление документов:

  • налоговый — 200 рублей за каждый непредъявленный документ;
  • административный — от 300 до 500 рублей.

В последнем случае взыскание надлежит уплатить должностному лицу компании единоразово.

[2]

Чтобы избежать обвинений в непредъявлении документов или повторной отправки, необходимо в обязательном порядке составлять опись бумаг.

Бланк для заполнения

Представители налоговых органов обязаны хранить поступающие к ним документы, осуществлять проверку и вести учет.

Стандартизированного бланка для составления описи не разработано: реестр разрешено заполнять на обычном листе А4. В правом верхнем углу вносятся данные о получателе — начальнике ИФНС, а в основной части документа перечисляются наименования документов.

Рядом с каждым документом следует обозначить:

  • количество листов и экземпляров;
  • копия или оригинал;
  • наличие печати.

Завершает опись подпись налогоплательщика

Желательно попросить расписку, заверенную подписью сотрудника, получившего документы.

Отправка документов по почте

Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.

Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.

В пустующие графы необходимо внести следующие данные:

  • тип отправления: ценное письмо;
  • имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
  • полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
  • подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
  • печать почтового отделения.

Один экземпляр остается у отправителя, а второй прикрепляется к пакету документов

[1]

Таблица 1. Порядок отправки документов по почте

[3]

Описание
Шаг 1 Конверт принимается в открытом виде. Шаг 2 Работник почты инспектирует содержимое на предмет соответствия реестру, указанному в описи. Шаг 3 Курьер проверят корректность заполнения графы адрес, подписывает и проштамповывает бланк. Шаг 4 Ввиду того, что опись вложения предусмотрена исключительно для ценных писем, обязательным пунктом является указание стоимости содержимого. Оценивать следует каждый документ в отдельности. С итоговой суммы будет удержан страховой взнос в размере от 3 до 4%. Налогоплательщику предоставляется возможность поставить прочерк в графе «Стоимость» и не оплачивать страховку, но в случае потери письма по вине почтового отделения, отправителю не удастся получить компенсацию.

Средняя стоимость отправки ценных писем равняется 20 рублям за 10 г документации.

Как правильно составить опись документов?

Архивные описи для каждой разновидности дел составляются отдельно по установленной форме. В описях обязательно должен быть титульный лист, подтитул (при необходимости), оглавление, предисловие, указатели, а также список сокращенных слов. Все описи дел согласуются с экспертной комиссией и утверждаются главой компании.

Особое внимание стоит уделить заголовкам: они должны совпадать с информацией на обложке дела. Составлять документ рекомендуется по структурному или структурно-хронологическому принципу: времени создания, подразделениям, годам или периодам.

Внутренняя опись

Для удобного поиска документов лучше всего выполнить внутренние описи или оглавления. Как правило, их составляют после формирования дела, но до момента переплета. Внутренние описи в обязательном порядке формируются для:

  • личных дел;
  • трудовых соглашений (договоров);
  • судебных и следственных дел;
  • особо ценных дел;
  • дел, в заголовках которых не раскрыто содержание документов.
  • Все остальные дела относят к категории «иные документы». В таком случае описи к ним разрешается составлять в упрощенном порядке с указанием страниц, на которых размещена документация. Стоит обратить внимание на нумерацию внутренних описей: она должна отличаться от прочих и иметь валовый порядок (за несколько лет).

    Предисловия к описи

    Предисловия составляют отдельно для описей дел различного срока хранения. Они служат своего рода исторической справкой, которая облегчает использование документов. Предисловие к описи необходимо как при первой, так и при последующих обработках бумаг компании. Подписывать его должен составитель и лицо, ответственное за архив. В предисловии нужно указывать характеристику состава и особенности обработки документов.

    Основные требования

    1. Количество экземпляров описей – 3 штуки.
    2. Описательная статья содержит: порядковый номер дела; индекс; заголовок; даты; количество листов; срок хранения дела.
    3. Все графы описи заполняются четко в соответствии со сведениями на обложке.
    4. Если заголовки дел одинаковые, при внесении в опись необходимо полностью указать заголовок первого из них, а остальные обозначить как «То же».
    5. После описательной записи следует количество дел (цифрами, прописью), первый и последний номер дел по описи.
    6. В зависимости от требований архивов организаций, к описи составляют указатели, список сокращений, оглавление.
    Видео (кликните для воспроизведения).

    На основании имеющихся описей формируется годовой раздел сводной описи дел компании.

    Источники


    1. Хаин, В. Е. История и методология геологических наук / В.Е. Хаин, А.Г. Рябухин, А.А. Наймарк. — М.: Academia, 2017. — 416 c.

    2. Золотов, Ю. А. История и методология аналитической химии / Ю.А. Золотов, В.И. Вершинин. — М.: Academia, 2015. — 464 c.

    3. Малько, А. В. Теория государства и права. В вопросах и ответах / А.В. Малько. — М.: ЮРИСТЪ, 1999. — 272 c.
    4. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2014. — 560 c.
    5. Селиванов, Н.А. Справочник следователя; М.: Российское право, 2012. — 320 c.
    6. /oli>

      Как составить опись документов
      Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here