Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)

Полезный материал в статье: "Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)" с ответами на все сопутствующие вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, то вы их всегда можете задать дежурному консультанту.

Правильное заверение копии трудовой книжки: образец

За соблюдение порядка ведения трудовых книжек вся ответственность возлагается на работодателя. Книжка после приема человека на вакантную должность находится в кадровом отделе предприятия. Сотрудник получает ее на руки только после увольнения. Однако в процессе трудовой деятельности каждый работник может запросить у работодателя ее копию. Как правильно заверить копию трудовой книжки? Образец оформления копий кадровых документов законодательно не регламентирован. На эти и другие вопросы ответим в статье.

Основания для выдачи копий

Выдача должностным лицам копий их трудовых книжек инициируется работниками. Должностное лицо обращается к работодателю в письменной форме с просьбой сделать копию заполненных страниц трудовой книжки. Если документ заказывается для предъявления в государственные органы или кредитные учреждения, необходимо заверить образец трудовой книжки.

Перечислим самые распространенный ситуации, в которых физическому лицу может потребоваться документальное подтверждение стажа:

  • подача заявки на получение кредита;
  • оформление визы для заграничной поездки;
  • подготовка заявления и пакета документов для получения загранпаспорта (по нормам Приказа МИД РФ от 29.03.2016 г. № 4270 не относится к категории обязательных копия трудовой книжки, заверенная работодателем, ее образец понадобится для внесения сведений о трудовом стаже в заявлении и при проверке поданной информации);
  • составление резюме;
  • подача заявления на получение социального пособия в органы соцзащиты;
  • участие в оформлении кредита в роли поручителя.

Бланк можно попросить без определенной цели – каждый работник вправе получить выписку из трудовой или отснять с нее копию для проверки имеющихся записей на корректность. Кадровые специалисты обязаны знать, как заверить копию трудовой книжки. Ее образец может пригодиться человеку для восстановления книжки в случае утраты оригинала. При отсутствии первоначального варианта документа копия или дубликат могут быть предъявлены в отделение ПФР для подтверждения сведений о накопленном стаже.

Способы заверения копий

Метод оформления копии, снятой с трудовой книжки, зависит от наличия факта трудоустройства на нужную дату. У человека есть два варианта, как заверить трудовую книжку:

  • у текущего работодателя, который подтверждает достоверность данных в копии своей собственноручной подписью и печатью организации;
  • у нотариуса.

Первый способ бесплатен, но он подходит только тем, кто на момент создания копии документа трудоустроен. Второй метод может использоваться неработающими лицами. Обратиться можно к любому нотариусу – каждый из них знает, как заверить копию трудовой книжки, но за оказанные услуги придется заплатить.

При оформлении копии через работодателя алгоритм действий следующий:

  • подача заявления о выдаче откопированных листов трудовой (в заявлении указывается информация, идентифицирующая работодателя и заявителя, суть прошения и текущая дата, подпись);
  • заявление рассматривается и визируется руководством компании;
  • в течение трех дней с момента регистрации заявления осуществляется заверение копии трудовой книжки по образцу, принятому в компании.

При подготовке откопированного документа к выдаче заявителю специалист кадровой службы должен убедиться, что продублированы все заполненные страницы. Готовые листы скрепляются – их можно прошить нитками или сколоть скрепкой, степлером. Перечислим дальнейшие действия (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003):

  • если копия на сшита и не прошнурована, то заверение трудовой книжки (ее копии) осуществляется на каждой странице;
  • удостоверение подлинности данных производится круглой печатью компании;
  • на каждом листе должна присутствовать надпись «копия верна»;
  • рядом с печатью должны быть указаны дата подготовки документа, расшифровка занимаемой должности заверяющим лицом, его подпись и фамилия;
  • последний лист должен содержать фразу, которая подтверждает факт трудоустройства по настоящее время.

Оттиск печати ставится не в любом пустом месте, а на заверяющий текст с захватом подписи должностного лица. Как заверить трудовую книжку для кредита или других целей – в любом случае должны быть сняты копии всех страниц документа, каждая из которых подписана и удостоверена печатью. Если на одном из листов будут исправления, копия считается недействительной. Отличие копии трудовой от выписки из нее в том, что в первом варианте представлены все страницы книжки, а выписка содержит только необходимую информацию.

Регламентация порядка заверения копий кадровых документов дополнительно осуществляется нормами Указа Президиума ВС СССР № 9779-Х, датированным 04.08.1983. Этот нормативный акт предполагает, что лицо, производящее удостоверение бланков, должно проставлять на каждой странице оттиск печати. Подписи в бланках должны быть собственноручными, применение факсимиле не допускается.

Срок актуальности заверенных копий

Чтобы работник не обращался несколько раз за документами, подтверждающими его стаж, необходимо знать, как заверяется копия трудовой книжки. При удостоверении подлинности дубликатов бланков обязательно проставляется дата. Это необходимо для уведомления органов, принимающих копию от физического лица, о степени актуальности формуляра в текущем периоде.

Срок действительности копий, которые представляются в органы соцзащиты при назначении пособий, не превышает месячного интервала. Образец трудовой книжки, заверенной работодателем для банка, должен быть использован по назначению в течение 30 дней. Некоторые финансовые учреждения при выдаче кредитов в крупных размерах сокращают срок актуальности рассматриваемых документов до 2 недель – такие нормы распространяются не только на копии кадровых бланков, но и на справки о заработке.

В общем случае копия утрачивает свою действительность при появлении изменений в оригинале документа. Если после оформления дублирующей копии в книжку были внесены записи о переводе, увольнении или поступлении на работу, срок актуальности истекает досрочно. Понятно, что период действительности документа не начинается, если при заверении дубликата специалистом кадровой службы были допущены ошибки. Теперь вы знаете, как правильно заверить трудовую книжку.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как правильно заверить копию трудовой книжки, образец

У каждого гражданина РФ, работающего по трудовому договору, должна быть трудовая книжка. Этот документ несёт всю информацию о трудоустройстве гражданина, а также о его стаже.

Бывают ситуации, когда гражданину необходимо предоставить трудовую книжку в качестве доказательства о трудоустройстве и стаже. Её могут потребовать сотрудники банка, ПФР, ФСС. Так как трудовая книжка выдаётся только после увольнения сотрудника, необходимо взять заверенную копию документа.

В этой статье мы поговорим о том, какие есть правила заверения копии трудовой книжки.

Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заверенной ксерокопии

8 (499) 703-51-45 — Москва
8 (812) 309-51-95 — Санкт-Петербург
8 (800) 333-45-16 (доб. 604) — Россия (общий)

Читайте так же:  Кбк 18210101011011000110 – какой налог

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

Копия трудовой выдаётся по заявлению работника. В соответствии со ст. 62 ТК РФ копия трудовой книжки выдаётся только по письменному заявлению сотрудника. Гражданин обязан составить письменное заявление на имя организации о выдаче ему ксерокопии документа. Заявление составляется в произвольной форме. Образец правильного составления заявления:

  • В верхнем правом углу необходимо указать кому адресовано заявление. Например: «директору ООО «Альянс» Маркову Владимиру Петровичу». Здесь же указываете от кого заявление. Например, от Сидорова Ивана Ивановича.
  • Посередине пишется: Заявление. И пишете, что на основании ст. 62 ТК РФ просите выдать копию трудовой книжки, заверенной в установленном порядке.

В заявлении необязательно указывать причину выдачи документа. Вы можете умолчать об этом. Работодатель не имеет права спросить вас о причине выдачи заверенной ксерокопии документа. Так же, как и не имеет права отказать вам в выдаче документа.

В конце заявления ставится дата составления и подпись. Заявление рассматривается работодателем не более 3 дней. После чего работодатель издаёт приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника. Например, это может быть специалист по кадрам.

Ксерокопия делается бесплатно.

Заверение ксерокопии по настоящим правилам:

  • Дубликаты должны быть разборчивыми. Листы заверяются по установленным правилам: Правила Госстандарта и Указу ПВС 9779-Х. Особых требований к печати нет. Она может быть, как общая от организации, а может быть, и от отдела кадров.
  • На последней странице документа ставится запись: «Работает в настоящее время». Под ней ставится подпись руководителя или сотрудника, которому доверено оформление. Правила Госстандарта раскрывают понятие подпись – это наименование должностного лица, его подпись и расшифровка. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров В.В. Смирнов. Число. Подпись».
  • Листы документа нумеруются и скрепляются. Заверенный документ передаётся сотруднику.

Как заверить ксерокопию документа для банка

Практически все банки для одобрения кредита просят подтвердить, где вы работаете, на какой должности и какое время. Сделать это можно только предоставив трудовую книжку. Именно этот документ свидетельствует о том, что гражданин трудится официально. Когда документ на руках, то с предоставлением доказательства не возникнет труда. Гражданину необходимо прийти с документом в нотариальную контору и заверить копии документа. Также необходимо предоставить паспорт. После этого отдаёте документы нотариусу. Ему необходимо сделать копии листов и заверить их. На всю процедуру уйдёт не более получаса.

Если вы работаете официально, тогда необходимо обратиться к работодателю за этой процедурой. Мы уже рассмотрели чуть выше процедуру получения заверенной копии документа от работодателя. Вам нужно написать заявления подождать от трёх до пяти дней и получить свою копию.

Только после этого можно идти в банк.

В каких ещё случаях могут потребовать ксерокопию трудовой книжки

До недавнего времени ксерокопия документа требовалась для оформления загранпаспорта. Но, со вступлением в законную силу Приказа ФМС РФ №320 в 2013 году, такая необходимость отпала. То есть гражданин имеет право не предоставлять трудовую книжку. Теперь, чтобы подтвердить трудовую деятельность, необходимо просто заполнить соответствующее поле в анкете.

Поэтому требование сотрудников паспортного стола о предъявлении трудовой книжки, считается неправомерным. В этом случае гражданин имеет законное право не выполнить это требование. А также пожаловаться на действие сотрудника.

Потребовать ксерокопии трудовых книжек могут и сотрудники ФСС (Фонд социального страхования) и ПФР. Это необходимо при расчёте пособий по временной нетрудоспособности или в связи с материнством. А для этого необходимо знать стаж гражданина.

Ошибки при заверении ксерокопии документа

Существует ряд ошибок, которые делают при заверении ксерокопии книжки. Рассмотрим самые те ошибки, которые совершать не нужно:

  • Не нужно размещать на одном листе А4 сразу несколько страниц документа. Рекомендуется на одном развороте размещать не больше двух страниц документа.
  • Неверно указывается название записи. В настоящее время запись ставится так, «Копия верна». Лучше всего ставить «Верно». Так некоторые организации могут придираться к такой формулировке. Особенно, это любят делать сотрудники банков.
  • Неправильная подпись. Подпись ставится тем сотрудником, который по приказу обязан заверить копии документа.
  • Неправильная печать. Организация может иметь несколько разных печатей. Но для заверения используется круглая печать с названием организации или штамп кадровой службы.
  • Банки могут запросить и дополнительные требования. Например: кроме полного имя заверителя, нужно ещё проставить надпись о месте нахождения трудовой книжки, также должна быть отметка о трудовой деятельности, для банка важна и форма копии, они требуют размещение одной страницы трудовой книжки на отдельном листе, который отдельно будет заверен печатью.

Какие изменения коснутся заверения копии документа в 2018 году

Предполагалось, что изменения вступят уже в 2018 году, но было решено перенести на следующий год. В соответствии с новым ГОСТом правила заверения будут зависеть от того, для чего нужна копия трудовой книжки.

В первую очередь нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, где есть записи. Все копии должны быть читабельными. Если необходимо предоставить копию для сторонней компании, такой как банк или пенсионный фонд, тогда необходимо придерживаться следующим правилам:

  • На документе обязательно ставить запись «Верно».
  • Необходимо указать Фамилию, Имя и Отчество сотрудника, который занимался заверением книжки.
  • Проставляется дата заверения.
  • С 1 июля 2018 года придётся делать ещё и отметку о том, где хранится трудовая книжка. То есть нужно проставить адрес.
  • Копии трудовой книжки необходимо прошивать. Сложенные листы прошиваются по левому краю. После этого, левый край заклеивается бумагой. На ней ставится печать компании. Печать должна стоять частично на бумаге и на листе документа.

Если копия книжки будет использоваться внутри компании, то ставить печать о местонахождении оригинала не стоит. Как оформить копии для внутреннего использования копий трудовой книжки:

  • Ставится отметка «Верно».
  • Фамилия, имя, отчество и подпись должностного лица.
  • Дата заверения.

Новые правила вступят в законную силу с 1 июля 2018 года. Стоит отметить, что некоторые требования уже предъявлялись банками. Но это было неправомерно. Со следующего года, эти правила станут законными и оформлять копии трудовой книжки необходимо будет по-новому.

Итак, мы рассмотрели правила оформления копии трудовой книжки. Заверить копии можно двумя способами: на работе, через кадровую службу или через нотариуса. Если у вас трудовая книжка на руках, тогда обращайтесь к нотариусу, так вы сэкономите время. Если трудовая книжка у работодателя, тогда необходимо составить заявление на имя директора и ждать, когда вам выдадут заверенную копии книжки.

Читайте так же:  Ускоренная амортизация при лизинге

Заверенная копия книжки может понадобиться для выдачи кредита, то есть для банка или для назначения пенсии, то есть для пенсионного фонда. До недавнего времени такой документ требовался для получения загранпаспорта, теперь это не нужно. Достаточно того, что гражданин укажет свой трудовой стаж в специальной графе анкеты.

Как правильно оформлять копию трудовой книжки

Статьей 66 ТК РФ установлено, что трудовая книжка представляет собой главный документ работника, в котором предусмотрены записи о его трудовом стаже, а также о всем периоде трудовой деятельности в целом. В случаях, когда возникает необходимость в предоставлении копии данного документа, нужно знать все основные моменты и тонкости, которые связаны с вопросом, как правильно оформить копию трудовой книжки.

Копия и дубликат – в чем отличие?

Вообще дубликатом трудовой книжки принято называть повторный экземпляр, который должен также обладать юридической силой. Дубликат трудовой должен быть абсолютно идентичен оригиналу. Именно поэтому его необходимо, прежде всего, правильно оформить. Единственными данными, которые не надо вносить в дубликат, являются не подлежащие восстановлению сведения и записи, ранее внесенные документ по ошибке или с неточностями.

Копия – это выполненный на специальной технике и отпечатанный снимок документа. В некоторых случаях возможно переписывание трудовой книжки от руки или набор на компьютере. Копия действительна в течение одного месяца с момента выдачи. Ее предоставляют в банк для получения кредита, в органы социальной защиты населения и другие учреждения.

На основании каких документов происходит правильное оформление копии трудовой книжки (дубликата)?

Действующее на сегодняшний день законодательство предусматривает пять случаев, когда может быть произведена выдача дубликата трудовой книжки:

Документы, являющиеся доказательствами для указания сведений о трудовой деятельности:

  • личная карточка работника>
  • справки с работы>
  • приказы о поступлении работника (выписки из приказов о принятии)>
  • личное дело>
  • трудовой договор>
  • характеристика>
  • членская книжка кооператива работников (или членский профсоюзный билет)>
  • удостоверение>
  • ведомости, в которых указана оплата труда за определенные периоды (или расчетная книжка бывшего сотрудника)>
  • лицевой счет работника и другое.

Все документы обязаны содержать подписи отдела кадров или непосредственного руководителя, а также быть заверены с помощью печати организации.

Для определения стажа лиц – частных предпринимателей – необходимо взять справки в местном Пенсионном фонде, сотрудники которого укажут периоды оплаты работником страховых взносов.

Правила оформления копии трудовой книжки (дубликата)

Если возникла необходимость оформить дубликат трудовой книжки, у начальника должна быть припасена утвержденная законодательством форма для заполнения – чистый бланк трудовой. При этом на первом (титульном) листе ставится надпись: «Дубликат».

Копия (дубликат) трудовой книжки работника обязана иметь следующие данные:

  • Титульный лист трудовой. На нем указываются данные о работнике, а именно: полные фамилия, имя, отчество владельца> дата его рождения (число, месяц, год)> полученное образование (среднее, высшее или др.)> приобретенные специальности или профессии.

Личные данные о работнике вносятся согласно сведениям из документов, подтверждающих его личность. Образование проставляется в соответствии с предоставленными работником документами о его получении. Если работник имеет незаконченное высшее или среднее специальное образование, то ему нужно предоставить в отдел кадров или своему руководителю либо справку с места учебы, либо зачетную книжку или же студенческий билет.

Работник должен подписаться под указанными в дубликате данными, подтверждая тем самым достоверность информации. Затем кадровый работник или руководитель (в зависимости от того, кто занимается созданием дубликата) ставит свою подпись именно на титульном листе и наносит печать, относящуюся к предприятию. Данные, которые заносятся на титульный лист трудовой, должны быть такими же, какими они являются на самом деле, то есть достоверными на тот день, когда проходит процесс заполнения дубликата.

  • Данные о непрерывном (общем) трудовом стаже работника. Эта информация должна быть достоверно подтверждена соответствующими документами о прошлой трудовой деятельности (приказами и т.д.). В первой графе указывается порядковый номер записи, то есть места работы сотрудника. Вторая графа должна содержать дату, в которую произошел прием работника в конкретную организацию. Третья графа предназначена для записей о названии организации, о структурном подразделении, для работы в котором был принят работник, название занимаемой им должности, а также профессии (специальности) и квалификации, по которой был произведен его прием на данное предприятие. В четвертой главе уполномоченный сотрудник ставит сведения о приказе по приему на работу (его номер, название и дата).

Если за время прошлой трудовой деятельности в одной из организаций происходила смена должности, то данный факт также должен присутствовать здесь, но только исходя из предоставленных работником документов.

  • Сведения поощрительного характера. Это награды или поощрения работника за период работы в конкретной компании.

После того, как будут заполнены все данные о приеме на службу работника, ставятся отметки о его увольнениях:

  1. В первой графе нужна запись о ее порядковом номере.
  2. Вторая графа содержит дату, в которую был прекращен трудовой договор между сторонами.
  3. Следующая графа должна иметь сведения о причинах увольнения работника, хотя только тогда, когда в предоставленном документе они полностью подтвердятся.
  4. Документ-основание к увольнению работника.

После того, как данный раздел будет заполнен, необходима их заверка, которую осуществляет кадровик (руководитель) и сам работник посредством свих подписей. Далее проставляется печать предприятия. Следует помнить о том моменте, что в дубликат включаются только те данные, которые были получены их документов, подтверждающих прошлую занятость работника.

Для оформления копии требования просты – на каждом скопированном листе ставится значок «копия верна», дата, подпись с расшифровкой того лица, которое проводило заверку, а также печать организации.

Особые случаи, для которых необходимо знать, как правильно делать копию трудовой книжки

Очень часто происходят такие ситуации, что утерянная ранее работодателем трудовая книжка была вскоре обнаружена. В случае, если на этот момент уже был создан дубликат, то он впоследствии и будет считаться основным документом, который подтверждает прошлую и нынешнюю занятость человека. В свою очередь, найденная трудовая должна быть возвращена работнику. Ею он сможет воспользоваться в социальных органах для оформления своей пенсии.

Случаются и такие ситуации, когда работник требует выдачу новой трудовой вместо дубликата. Это возможно только в случае принятия сотрудника на новую работу, если в прошлом он утратил трудовую книжку. Данные о его занятости будут занесены только с момента приема на новое предприятие.

Читайте так же:  Расчеты с бюджетом по налогам и сборам

Заверение копии трудовой книжки для банка: образец и фото

Сегодня денежные кредитные отношения играют ведущую роль. И дело тут обстоит в следующем. Многие люди стремятся к благосостоянию, но не у всех в определенный момент есть денежные средства на руках, да еще в и в нужном размере.

[1]

Деньги могут понадобиться на разные нужды: на отдых, на покупку жилья или автомобиля, воплощение в жизнь бизнес идеи или любое другое желание.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (812) 467-40-53 . Это быстро и бесплатно !

Главное, что в современном мире есть возможность взять эти деньги практически беспрепятственно взаймы, впоследствии, выплачивая сумму в рамках определенного времени с некоторыми процентами. Мало граждан в нашей стране до сегодняшнего дня никогда не пользовались кредитами.

На самом деле, кредиты берут достаточно часто, и в основном у граждан не возникает проблем с их выплатой, чего не скажешь о получении кредита.

Для того чтобы поучить определенную сумму на длительный срок, необходимо предоставить определенный пакет документов. В нем должны содержаться данные о вас как о личности, а также, что, разумеется, важно для банка, о вашей платежеспособности.

Многие документы вы можете показать без проблем, так как они всегда рядом с вами, например паспорт или свидетельство о браке. Но некоторые документы вам предстоит получить и сделать это в некоторых случаях весьма непросто.

Сегодня речь пойдет о копии трудовой книжки в банк, о том, как именно ее получить в соответствии с законом и как ею воспользоваться. Расскажем обо всем в нашей статье.

Общая информация

Как правильно сделать копию трудовой книжки для банка? Получить копию вашей трудовой книжки не составит труда, если вы будете прислушиваться к некоторым нашим советам, а также усвоите ряд правил, которые помогут вам быстрее осуществить задуманное.

Конечно, вопрос о получении ксерокопии зависит от того, где именно находится трудовая. Как правило, местонахождение трудовой можно определить в зависимости, осуществляете ли вы где то трудовую функцию, или же нет.

Так, если вы официально трудоустроены, то трудовая книжка вместе с некоторыми другими документами будет хранится в организации работодателя или же в отделе кадров.

Если вы не работаете, то соответственно, трудовая книжка находится у вас на руках. Таким образом, в зависимости от положения документа, меняются и способы снятия ксерокопии.

О заверение трудовой книжки для других оснований можно прочесть тут.

В отделе кадров

Видео (кликните для воспроизведения).

Отдел кадров организации, это своего рода орган, который отвечает за всю внутреннюю документацию предприятия, нормативное закрепление и урегулирование ряда проблем с оформлением бумаг.

Также функцией отдела кадров организации является ведение и хранение трудовых книжек. При вашем зачислении на должность, на ваше имя создается личное дело, куда затем и поступают ваши документы, начиная с копии паспорта и заканчивая трудовой.

Поэтому, если вам понадобилась соответствующая копия, вам необходимо обратиться к сотруднику отдела кадров.

Как вы знаете, отдел кадров следует за официальным исполнением всех действий в организации, поэтому и вам трудовая книжка может быть выдана только в официальном порядке.

Заявление, это документ, который в зависимости от требований организации может быть составлен по определенному образцу или же по собственному усмотрению.

Обязательно, прежде чем составлять документ поинтересуйтесь в отделе кадров, какие требования они предъявляют к таким заявлениям.

Заявление должно писаться на чистом листе формата А4 черной или же синей ручкой, а также может быть отпечатано на компьютере.

Заявление пишется на имя руководителя организации, поэтому в правом верхнем углу вы должны написать наименование организации, а также инициалы работодателя.

После этого вы пишите, от кого поступает данное заявление, то есть свои инициалы и должность.

Теперь, в середине строки ставится слово «заявление» и начинается краткое и лаконичное изложение причины, в соответствии с которой вы нуждаетесь в выдаче ксерокопии трудовой книжки.

Образец заявления на выдачу копии трудовой книги для банка:

Если вы берете копию для банка, то так и напишите, для каких целей понадобились копии документа. В конце заявления ставьте дату и свою подпись.

Подавая заявление в отдел кадров помните, что рассматривать его могут в течение трех рабочих дней, что означает, что возможно вам не удастся получить желаемый документ сразу.

Заверение трудовой книжки для банка

Как правильно заверить копию трудовой книжки для банка? Образец и фото в статье. Как только заявление будет рассмотрено, вам скажут о результатах. Если вам отказывают в получении документа, то данное решение должно быть мотивировано, например, указана причина, по которой такое действие невозможно и важно, чтобы ситуация соответствовала закону и не ущемляла ваши права.

Если же причины вам отказывать нет, вам разрешат оформление ксерокопии трудовой. Заверяется копия также в отделе кадров, для этого есть надлежащая процедура, которая прописана в пунктах инструкции для кадровиков.

Сначала снимают копии всех страниц трудовой книжки, в том числе титульного листа. Данные листы скрепляют вместе. На каждой странице проставляется печать организации. Обратите внимание, что печать не для пакетов, а общая печать.

Также помимо печати, на каждой странице внизу должна стоять подпись о том, что копия верна. Еще необходимо, что бы лицо, а именно сотрудник отдела кадров, который бы занимался постановкой печати, оставил свои инициалы, а также указал, в какой должности он работает.

Но на этом заверение копии трудовой не заканчивается. На последней странице ставится дата, когда была сделана копия и пишется информация, что сотрудник, получивший на руки копию, и по настоящий момент работает в данной организации в той же должности.

Далее работник, который подал заявление, должен поставить свои инициалы, подпись и дату. Все написанное также заверяется печатью и подписью сотрудника отдела кадров или работодателя.

На этом процедура заверения копии завершена.

Как заверить трудовую книжку для банка? Образец (фото):

Стоит помнить о ограниченном сроке действия данного документа. Помните о том, что воспользоваться копией вы должны в течение месяца. В дальнейшем законная сила теряется.

Читайте так же:  Путевки за счет фсс

Как оформить копию трудовой книжки для банка?

Как правильно заверить трудовую книжку для банка? Правильное заверение заключается в наличии всех предусмотренных печатей и подписей.

После того, как на руки выдали заверенную копию, тщательно проверьте наличие печатей на каждом из листов ксерокопии. Также рядом с печатью должна стоять запись, что копия верна.

Не забудьте о том, что на каждом листе сотрудник отдел кадров должен оставить свои инициалы.

На самом последнем листе проверяйте записи. Помимо печатей и подписей сотрудника отдела кадров там должны быть и ваши инициалы.

Образец (фото) заверенной копии трудовой книжки для банка:

Сколько действительна копия трудовой книжки для банка?

Как мы уже говорили, срок действия такой ксерокопии составляет месяц, но срок действия копии трудовой книжки для банка можно как продлить, так и уменьшить, в зависимости от ваших предпочтений.

Так, на бланке ксерокопии может быть прописан меньший срок, например сотрудник отдела кадров выставляет дату с какого по какое число документ имеет законную силу.

Если же хочет увеличить, то пишет опять же период с какого по какое действительна ксерокопия а также делает подпись что в случае необходимости может быть выдана новая ксерокопия.

Разумеется, все эти записи делаются на самом последнем листе ксерокопии.

Если трудовая книжка на руках

Если трудовая книжка у вас на руках – это значит, что вы нигде не работаете и тем более, не имеете возможности обратиться в отдел кадров за получением ксерокопии.

Но не отчаивайтесь, выход всегда есть и в первую очередь он заключается в оформлении ксерокопии у нотариуса.

Заверение у нотариуса

Так как трудовая книжка у вас уже на руках – смело идите в нотариальную контору, не забыв прихватить с собой паспорт. В нотариальной конторе вам предложат на специальном бланке составить заявление о том, чтобы заверить ксерокопию. Ознакомившись с заявлением, нотариус решает отказывать вам в просьбе или же наоборот, согласиться.

Если решение принято в вашу пользу – предоставьте нотариусу трудовую. Он сам снимет с нее ксерокопии и поставит печать. Также в ксерокопии он утвердит, что копии верны и поставит подпись и дату.

Таким образом, вы познакомились с двумя законными способами получения заверенных ксерокопий. Предоставляя их в банк не у кого не будет сомнений в том, что вы действительно законопослушный гражданин. Главное – не забывайте о сроках действия ксерокопии.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
+7 (812) 467-40-53 (Санкт-Петербург)

Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)

kopiya_tk.jpg

Похожие публикации

В ряде случаев гражданам может потребоваться копия трудовой книжки. Такой документ может быть принят в некоторых ведомствах и учреждениях только при условии, что он правильно оформлен. Как правильно сделать копию трудовой книжки? На протяжении какого срока она имеет юридическую силу? Ответы на эти и другие вопросы — в нашем материале.

В каких случаях может понадобиться копия трудовой книжки

Копия трудовой может потребоваться в различных ситуациях, например:

  • для получения кредита в банке,
  • для оформления социальных выплат,
  • для оформления пенсии,
  • для получения визы и т.д.

Если у гражданина есть на руках заверенный вариант копии трудовой книжки, значительно упростится процесс восстановления утерянного ранее документа. Из нашей статьи вы узнаете, как правильно оформить копию трудовой книжки, образец будет представлен далее.

Где можно заверить копию

Как оформить копию трудовой книжки, чтобы к ней не было претензий у сотрудников разных ведомств и банковских учреждений? Гражданин может сделать это двумя способами:

  • обратившись в организацию, в которой он в данный момент работает;
  • обратившись к нотариусу (этот вариант применяется, если человек нигде не работает официально, либо организация ликвидирована, и книжка имеется у него на руках).

Заверять копии имеют право уполномоченные сотрудники, в т.ч. руководитель, главный бухгалтер, сотрудники отдела кадров. Трудовые книжки граждан, работающих у индивидуального предпринимателя, должны быть заверены самим ИП.

Как сделать копию трудовой книжки? Обязанность подготавливать копии трудовых книжек обычно возлагается на кадровую службу. Это же подразделение отвечает и за их ведение.

[3]

Последовательность действий работника

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

  • обратиться в отдел кадров;
  • написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
  • ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.

Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

Срок действия копии документа

Продолжительность срока действия копии трудовой зависит от того, какие требования предъявляет запрашивающая ее организация. Так, во многих кредитных организациях, соцорганах и т.п. требуется представлять копию не «старше» 1 месяца со дня ее заверения. В иных структурах этот срок может быть более длительным – лучше уточнять это заранее.

Если же в трудовую книжку после ее копирования будут добавлены новые записи, копия автоматически становится недействительной независимо от того, сколько времени прошло с даты заверения, и представлять ее куда-либо уже не следует.

[2]

Как правильно делать копию трудовой книжки

Копия создается при помощи технических средств (ксерокса) со страниц оригинала. Она представляет собой сшитые или не скрепленные между собой листы формата А4 с копией одного разворота книжки на каждом листе.

Сотрудники отдела кадров должны ответственно подходить к этому процессу, так как неправильно оформленную копию не примут в том учреждении, куда планирует обратиться работник организации.

Как делается копия трудовой книжки работодателем:

  • необходимо сделать ксерокопии всех страниц, на которых есть записи (в том числе вкладыши и титульный лист), если необходимо, то копия делается и со страниц о награждениях;
  • качество печати должно быть хорошим, недопустимо изменять масштаб на ксероксе, двустороннее копирование не допускается;
  • листы копии следует пронумеровать;
  • если откопированные страницы не сшиваются между собой, на каждой из них должно быть указано: надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, собственноручная подпись заверяющего, его инициалы и фамилия, дата заверения; при сшивании страниц копии такая запись вносится только на последнем листе, а на его обороте делается бумажная наклейка с указанием на ней количества пронумерованных и прошитых листов (надпись также заверяется подписью и печатью);
  • на последней странице копии трудовой также делается надпись «Работает по настоящее время»;
  • печать должна располагаться на части текста, а не находиться в пустом месте страницы.
Читайте так же:  Формирование кадровой политики

Обратите внимание, что с 01.07.2018 г. вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, дополнивший порядок внесении отметки о заверении (п. 5.26) новым требованием. Теперь, если копия делается для представления в другую организацию, стандартную заверяющую надпись нужно дополнить фразой о месте хранения подлинника документа. Вот как это может выглядеть на примере:

Особенности оформления копии для банка

Как делать копию трудовой книжки, если целью работника является получение кредита в банке? Согласно вышеприведенным правилам. При этом записи документа должны подтверждать, что заемщик по-прежнему работает на определенной должности. При заверении следует учитывать такие нюансы:

  • копия должна быть подготовлена в соответствии со всеми требованиями законодательства, а конкретные требования по оформлению следует уточнить в банковском учреждении;
  • если последняя запись в трудовой книжке расположена в самом низу страницы — необходимо сделать ксерокопию следующей за ней пустой страницы; это станет подтверждением того, что гражданин не уволен и не переведен на другую должность.

Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам

Для чего нужна копия

Трудовая книжка подтверждает стаж работы и факт трудоустройства. Второе требуют подтвердить банки для выдачи кредита заявителю, службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий, а первый вариант могут запросить в ПФР. Возможно, потребуется заверенная копия для трудоустройства (образец, как заверить копию трудовой книжки 2019, покажем в статье).

Если вы работаете, то заверение может осуществить сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги). Что для этого понадобится, мы рассказали ниже.

Где прописан порядок заверения

Процедура заверения копии трудовой достаточно проста. Для начала снимаются копии с заполненных листов, затем вносится запись «верно», далее указываются данные лица, осуществившего запись, и дата. Ниже приведен образец заверения трудовой книжки, с 2018 года произошли небольшие изменения.

Расскажем о новых правилах удостоверения подлинности документа, подтверждающего стаж. Ниже можно посмотреть образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем 2019.

Как заверять с 01.07.2018

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но перенесли на год. Новые правила заверения копии трудовой книжки с 01.07.2018 вступили в силу. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант.

Он не отличается от текущего варианта, в копии по-прежнему указываются:

Второй вариант отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения трудовой книжки в оригинале. Фраза может звучать так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудовой книжке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и заверять копии трудовой ею необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

  • заверять копии необходимо только печатью организации;
  • она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
  • не должна захватывать подпись удостоверяющего;
  • может заходить на наименование должности, если не хватает места;
  • должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Способы заверить копию трудовой книжки

Существуют два варианта:

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию также может и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота (образец, как правильно заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, представлен в нашей статье). Так часто бывает в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Копию трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудовую книжку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Сколько действует копия

Как правило, заверенная работодателем копия трудкнижки действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как заверить трудовую книжку, актуальны по настоящее время 2019 год.

При этом имейте в виду, что если в оригинал трудовой книжки внесли какие-то записи или изменения, то любая копия, в том числе и нотариальная, автоматически становится недействительной, независимо то того, когда заверена.

Частые ошибки при заверении

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно.

Также в копиях недопустимы ошибки, помарки или исправления.

Видео (кликните для воспроизведения).

Если документ оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, нужно заново отсканировать испорченные страницы и заверить их правильно (как заверить копию трудовой книжки в 2019 году, мы рассказали).

Источники


  1. Арсеньев К. К. Заметки о русской адвокатуре; Автограф — М., 2013. — 560 c.

  2. Радько, Т. Н. Проблемы теории государства и права. Учебник / Т.Н. Радько. — Москва: СИНТЕГ, 2016. — 608 c.

  3. Пиголкин, Ю.И. Атлас по судебной медицине / Ю.И. Пиголкин. — М.: Медицинское Информационное Агентство (МИА), 2015. — 726 c.
  4. Смоленский, М. Б. Теория государства и права / М.Б. Смоленский, Л.Ю. Колюшкина. — М.: Дашков и Ко, Наука-Пресс, 2009. — 288 c.
  5. Попова А. В. Международное частное право; Питер — Москва, 2010. — 192 c.
  6. /oli>

    Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here