Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Полезный материал в статье: "Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами" с ответами на все сопутствующие вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, то вы их всегда можете задать дежурному консультанту.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация, то есть проверка фактических данных и сверка с данными учета, является обязанностью каждой организации. Регламентировано проведение инвентаризации Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, которые утверждены приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические указания). Инвентаризация расчетов с подотчётными лицами является одним из важных этапов инвентаризации.

Инвентаризация расчетов с персоналом

Перечень ситуаций, когда организация обязана провести инвентаризацию, установлены пунктами 1.5, 1.6 Методических указаний. В их числе и обязанность проводить инвентаризацию до составления годовой отчетности. То есть как минимум раз в год необходимо проверять правильность расчетов с работниками:

  • расчеты по оплате труда по счету 70;
  • расчеты с подотчетными лицами по счету 71;
  • начисление налогов и взносов на заработную плату и иные доходы по счетам 68 и 69;
  • расчеты по прочим операциям (например, претензиям, займам) по счету 73.

Инвентаризация расчетов по оплате труда

При инвентаризации сверяются правильность начисленных работникам сумм согласно документам и отражение этих данных в учете. Для этого необходимо проверить соответствие выплаченных сумм положениям локальных актов, трудовым договорам, приказам, табелям и иным документам.

Важность этого этапа не только в том, чтобы подтвердить внутренний учет в организации, но и в том, чтобы избежать претензий от работника и контролирующих органов.

При этом последствия могут быть как в случае недоначисления, так и в случае излишнего начисления заработной платы. При этом в рамках инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда необходимо проверить и выплату премий – является ли это обязательной выплатой согласно положению о системе оплаты труда, положению о премировании. Так, в случае неоплаты работнику отработанного времени – сверхурочных, доплаты за совмещение должностей и иных выплат работник может обратиться и взыскать денежные средства в судебном порядке, а также направить жалобу в Государственную трудовую инспекцию, и при проверке на организацию может быть наложен значительный штраф по ст. 5.27 КоАП .

В случае излишней оплаты работнику, выявленной при инвентаризации заработной платы, впоследствии надо будет оценить возможность взыскания, так как только в строго определённых случаях, указанных в ст. 137 ТК РФ, есть возможность удержать излишне выплаченные средства. Кроме того, излишние выплаты повлекут налоговые последствия, может быть признан неправомерным учет в качестве расходов для целей налогообложения, поэтому в случае невозможности взыскания и отказа работника вернуть переплату в добровольном порядке необходимо будет внести изменения в учет.

Инвентаризация подотчетных сумм

В процессе инвентаризации большой участок проверки составляют расчеты с подотчетными лицами.

Методическими указаниями отдельно выделена проверка подотчетных сумм. Пунктом 3.47 установлено, что отчеты по выданным авансам проверяются по каждому подотчетному лицу с учетом даты выдачи и целевого назначения. В организации должен быть установлен перечень лиц, которые вправе утверждать авансовые отчеты, лиц, которым могут выдаваться денежные средства под отчет, и сроки представления отчета.

В течение установленного срока работник должен выполнить поручение и представить документы, подтверждающие затраты, например, накладные на приобретение товара, кассовые чеки, товарные чеки, или вернуть полученные под отчет денежные средства.

Комиссия в рамках инвентаризации расчетов с подотчетными лицами должна проверить сроки отчета за полученный аванс. Согласно п. 6.3 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» при выдаче наличных денежных средств под отчет должен быть установлен срок выдачи денег, и отчитаться работнику необходимо в течение трех дней после истечения установленного срока. При этом выдача очередного аванса допускается только после полного отчета за предыдущий.

При проверке авансов по командировочным расходам необходимо проверить оформление документов, соблюдение Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, наличие распоряжения о направлении в командировку, правильность расчета суточных, наличие документов, подтверждающих расходы на проезд и проживание, а также иные командировочные расходы.

В процессе инвентаризации выявляются работники, которые не отчитались в установленный срок, а также работники, которые отчитались позднее установленного срока.

Инвентаризация расчетов с персоналом по прочим операциям

На этом этапе инвентаризации необходимо проверить счет 73, где учитываются расчеты по возмещению ущерба, расчеты по займам.

При проверке расчетов по возмещению ущерба надо выяснить основания для взыскания и правильность оформления согласно трудовому законодательству – приказы руководителя, акты инвентаризации имущества, объяснительные работника и другие документы. Также при инвентаризации расчетов с работниками необходимо проверить соблюдение норм ст. 138 ТК РФ в отношении ограничения размера удержаний.

При проверке расчетов по займам надо обратить внимание на погашение задолженности, начисление процентов, в также проверку необходимости удержания НДФЛ в случаях, установленных законодательством.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы)

Каков порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с п. 3.47 приказа Министерства финансов от 13.06.1995 № 49 в случае, если проводится инвентаризация подотчетных сумм, проверяются:

  • отчеты по полученным авансам лиц, получивших деньги в подотчет (с проверкой целевого использования средств);
  • суммы выданных в подотчет авансов по каждому подотчетному лицу (проверяются целевое назначение и дата выдачи).

Перед началом инвентаризации руководитель создает соответствующий приказ.

Оформить его очень удобно по форме ИНВ-22. О том, как ее заполнить, читайте в статье «Унифицированная форма № ИНВ-22 — скачать бланк и образец».

Для проведения инвентаризации создается комиссия, состав которой приводится в приказе. В ее обязанности входит:

  • сопоставление данных, зафиксированных в бухучете, с данными, подтвержденными первичной документацией;
  • поиск тех подотчетных сумм, по которым не был предоставлен авансовый отчет подотчетниками;
  • проверка факта выдачи авансов под отчет и использования сумм в соответствии с целевым назначением.

В начале инвентаризации комиссия должна проверить, имеются ли все необходимые распорядительные документы для осуществления расчетов с подотчетными лицами. Это локальные акты, которые оформляются бухгалтерией и утверждаются директором предприятия.

К числу таких локальных актов относятся:

  • список сотрудников, которые получили право на получение подотчетных сумм;
  • список лиц из состава руководящего звена, которым доверено давать поручения подотчетным лицам касательно целевых трат, а бухгалтеру (кассиру) — распоряжения по выдаче подотчетных сумм.

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У основанием для выдачи подотчетных сумм является приказ или иной распорядительный документ работодателя или письменное заявление сотрудника с указанием цели получения средств и срока их использования, заверенные подписью руководителя. При этом требование об отсутствии задолженности перед выдачей нового аванса под отчет на сегодняшний день не актуально (п. 1.3 указания ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У).

В срок, не превышающий 3 дней после окончания граничной даты (или после выхода на работу, например с больничного или из командировки), указанной в приказе или заявлении, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет с приложенными первичными документами. Неизрасходованные суммы должны быть сданы обратно в кассу.

Читайте так же:  4-фсс за 3 квартал срок сдачи

Руководитель локальным актом устанавливает срок, на протяжении которого утверждается (с произведением окончательного расчета) авансовый отчет. Этот приказ должен быть среди документов, которые проверяются при инвентаризации.

Если комиссия убедилась, что все необходимые распорядительные локальные акты и авансовые отчеты в наличии, то следует заняться проверкой правильности оформления самих авансовых отчетов. Также следует проверить, подложены ли все оправдывающие траты документы, соблюдено ли целевое назначение трат и выдержаны ли сроки для предоставления отчетов.

В части проверки оправдывающих траты документов советуем ознакомиться с ситуацией, изложенной в нашей статье «Подотчетник подтвердил расходы документами от несуществующей фирмы. Нужно ли удержать НДФЛ?».

По итогам инвентаризации выявленные нарушения должны быть устранены, а виновные лица — привлечены к ответственности. Важно выявить все суммы, по которым в срок не был получен авансовый отчет. Это необходимо для того, чтобы впоследствии при налоговой проверке не произошло доначисления НДФЛ с выданных сумм.

ВАЖНО! Доначисление НДФЛ возможно не только при отсутствии документального подтверждения использования отчетных сумм, но и в случае их нецелевого использования.

Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.

Пример инвентаризации расчетов с подотчетными лицами

В ООО «Роза ветров» к годовому закрытию баланса главбух инициировал проведение инвентаризации расчетов с подотчетниками.

В результате инвентаризации было обнаружено, что сотрудник Семенов К. Е., получивший под отчет 2 700 руб. на закупку канцелярской бумаги, не вернул в бухгалтерию остаток средств в размере 300 руб. Данная ситуация отражается в бухучете следующим образом:

Дт 94 Кт 71 — 300 руб. (в дальнейшем эта сумма будет удержана из зарплаты Семенова К. Е. вследствие нарушения им кассовой дисциплины).

Как вычесть из зарплаты выданные ранее под отчет средства, узнайте здесь.

Целью проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины. Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по каждой выданной под отчет сумме.

Все отчеты должны быть проверены на целевое использование средств, срок возврата неиспользованных денег из подотчета и срок составления самого отчета. Авансовые отчеты должны быть закрыты и утверждены руководителем предприятия.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна осуществляться как минимум один раз в год. Дата назначается ориентировочно перед сдачей годового баланса (п. 27 Приказа Минфина № 34н). Подробнее о порядке инвентаризации подотчетных лиц в этой статье.

Порядок осуществления инвентаризации, оценка авансовых документов и расчет подотчетных сумм основываются на п. 3.47 Приказа МинФина № 49. В этом случае осуществляется проверка:

  • Отчетов по авансированию лиц, которые получили денежные средства под отчет.
  • Денег, выданных под отчет лицу, и проверка целевого назначения и четкой даты выдачи аванса.

Прежде чем начинается инвентаризация расчетов, руководитель предприятия обязан составить приказ по форме ИНВ-22. Пример заполнения приказа – «форма № ИНВ-22», образец можно скачать и использовать для составления соответствующего документа.

Порядок проведения процедуры инвентаризации расчетов с подопечными лицами диктует определенные правила. В обязательном порядке необходимо создать комиссию, которая будет:

  • Сопоставлять информацию по бухучету с данными по первичной документации.
  • Искать денежные средства, которые являются подотчетными и были потеряны либо не был предоставлен от бухгалтера авансовый отчет.
  • Проверять факты авансирования и применения денежных средств в соответствии с указанной целью (назначением).

Кроме того, в самом начале процедуры инвентаризации ответственными членами проверяются документы по авансированному отчету и приказам собственника, которые должны быть на предприятии и являться подтверждением законности процесса. Осуществляется опись локальных актов организации, которые необходимо оформлять в бухгалтерии и в обязательном порядке утверждать подписью собственника предприятия.

  • Список лиц, которые имеют право на выделение им авансовых денежных средств.
  • Перечисление сотрудников, в полномочия которых входят поручения подотчетным лицам предприятия, а также бухгалтеру либо кассиру, соответствующие приказы по выдаче авансов (подотчетных сумм).

Предпосылки проверки

Одной из предпосылок проведения инвентаризации авансовых отчетов является основание для выдачи денежных средств под отчет сотруднику, который представил письменное заявление, где указаны цель и необходимость в конкретной сумме. Подробнее в ст. п. 6.3 Указаний Банка РФ № 3210. Неизрасходованные денежные средства подотчетное лицо обязано вернуть в кассу, заполнив соответствующий бланк сдачи подотчетной суммы.

Далее собственник предприятия составляет локальный акт и указывает там срок для утверждения авансового отчета бухгалтерией. Этот акт в обязательном порядке должен быть в списке бумаг на инвентаризацию подотчетных лиц.

Итоги процедуры инвентаризации

По итогам процедуры инвентаризации подотчетных лиц выявленные нарушения следует устранить в назначенные сроки, а виновных сотрудников предприятия привлечь к ответственности.

В приоритете комиссии – выявить абсолютно все потерянные или неучтенные суммы, по которым отсутствует авансовый отчет либо не сходятся суммы или даты. Этот процесс необходим для того, чтобы в результате налоговой проверки не получилось доначисления НДФЛ с подотчетных сумм.

По результатам инвентаризации работниками комиссии должны быть зафиксированы все замечания в соответствующем бланке, удачным примером может стать форма ИНВ-17.

Задачей проведения инвентаризации расчетов в первую очередь является определение ошибок и нарушений бухгалтерской дисциплины. Т.к. в данном подразделении/отделе должны находиться все авансовые отчеты за время работы предприятия и отчеты по выданным под отчет денежным средствам.

Работниками бухгалтерии авансовые отчеты ежемесячно проверяются, перепроверяется целевое использование взятых сумм, сроков возврата лишних средств из подотчета и, конечно же, срок оформления самого отчета по конкретному подотчетному лицу. Кроме того, авансовые отчеты в обязательном порядке должны быть официально закрыты и подписаны собственником предприятия.

Инвентаризация подотчетных сумм и расчетов с работниками

По задолженности работникам организации выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов. Устанавливаются также суммы и причины возникновения переплат работникам. Необходимо проверить правильность начисления налогов с заработной платы, правомерность применения льгот по налогам. Проводя инвентаризацию расчетов с работниками, нужно обратить внимание на наличие сумм депонентской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности. В случае выявления таких сумм они подлежат отнесению на доходы организации и включаются в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие денежные средства из кассы организации на оплату командировочных расходов, а также на оплату административно-хозяйственных расходов. Список работников, которым могут выдаваться деньги под отчет, а также порядок предоставления отчетов об использовании этих сумм утверждаются внутренними распорядительными документами организации (учетная политика, приказ, распоряжение руководителя предприятия и т.п.).

Списание подотчетных сумм производится на основании предоставляемых в бухгалтерию авансовых отчетов с приложением всех первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

При этом необходимо иметь в виду, что в определенных случаях выданные работнику денежные средства могут быть включены в совокупный облагаемый доход работника.

Если по истечении срока, на который был выдан аванс, работник не представил в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах, то сумма аванса включается в совокупный доход работника того месяца, в котором наступил срок сдачи отчета.

Читайте так же:  Доход в натуральной форме в 6-ндфл

Например, по приказу руководителя предприятия работнику были выданы денежные средства из кассы предприятия для приобретения канцелярских товаров в сумме 3000 руб. В учетной политике указано, что подотчетное лицо должно составлять отчет на 1-е число каждого месяца. По истечении месяца авансовый отчет в бухгалтерию предприятия представлен не был, документы, подтверждающие факт осуществления хозрасходов, отсутствуют. При проведении инвентаризации установлено, что подотчетное лицо так и не отчиталось по полученному авансу.

В этом случае необходимо принять решение: либо взыскать сумму выданного аванса с работника, либо удержать ее из заработной платы, или же оставить выданный аванс работнику, но при этом удержать с него подоходный налог.

При этом нужно учитывать, что если подотчетные средства были выданы работнику без установления срока их возврата, то оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

Это следует учитывать при формировании учетной политики и финансовых процедур некоммерческой организации, чтобы избежать лишнего налогообложения.

Если выданные работнику под отчет суммы списаны с него необоснованно, то все эти суммы включаются в совокупный доход работника в том месяце, когда они были списаны.

По приказу руководителя сотруднику были выданы денежные средства из кассы предприятия для приобретения продуктов питания на проведение мероприятия по смете в сумме 10 000 руб. Сотрудник привез продукты и товарные чеки, в которых указан перечень приобретенных продуктов. Указанные затраты были отнесены к целевым расходам согласно смете. К авансовому отчету в качестве оправдательных документов были приложены только товарные чеки.

При проведении инвентаризации обнаружено, что чеки контрольно-кассовой машины (ККМ) на приобретенные продукты отсутствуют, т.е. нет в наличии документа, свидетельствующего о том, что расход фактически произведен (об оплате приобретенных продуктов). Товарный чек не может предъявляться в качестве расходного документа без чека ККМ или корешка приходно-кассового ордера.

Поскольку нет оправдательных документов, то расходы не признаются целевыми. Сумма была списана с физического лица необоснованно.

По итогам инвентаризации выявлена сумма нецелевого использования средств, которая облагается налогом на прибыль, а кроме этого, на работника должен быть начислен подоходный налог с суммы выданного аванса и удержан из заработной платы.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами проводится в целях выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п.11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением Совета директоров Центрального банка РФ 22 сентября 1993 года N 40. В приказе об учетной политике организации должен быть указан срок, на который могут выдаваться подотчетные суммы. Отдельным организационно-распорядительным документом организации утверждается список лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы. При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах. На конец отчетного периода у подотчетных лиц не должны скапливаться неиспользованные суммы. Данные суммы могут расцениваться как беспроцентные ссуды, которые должны быть оформлены договорами займа с работниками, где оговаривается срок и порядок возврата денежных сумм.

Если остатки неиспользованных подотчетных сумм не будут своевременно возвращены, то в учете подобные хозяйственные ситуации отразятся проводками:

Дебет 208.02.0 Кредит 201.04.0 — подотчетные суммы выданы — 100 рублей.

Дебет 105.06.0 Кредит 208.02.0 — приобретены материальные запасы — 50 рублей.

Дебет 302.01.0 Кредит 208.02.0 — суммы, подлежащие взысканию, из заработной платы — 50 рублей.

Поскольку денежные средства у подотчетных лиц обычно занимают небольшой удельный вес в общей сумме денежных средств в обороте, в процессе проведения инвентаризации обычно не проводятся проверки на существенность остатка наличности у подотчетных лиц на конец отчетного года. Однако следует напомнить, что членам инвентаризационной комиссии необходимо при осуществлении инвентаризации любого вида имущества и обязательств руководствоваться в первую очередь требованием существенности, которое является одним из наиболее важных общих требований к бухгалтерской отчетности и принципам ее формирования.

Требование существенности отчетных данных означает, что в соответствии с п.4 Методических рекомендаций о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организаций каждый существенный показатель, способный повлиять на экономические решения пользователей бухгалтерской отчетности, должен представляться в ней отдельно. Несущественные суммы аналогичного характера или назначения могут объединяться и не представляться отдельно. Такое объединение может проводиться в Бухгалтерском балансе, Отчете о прибылях и убытках или в пояснениях к ним. Согласно этому же пункту существенной признается сумма, удельный вес которой в общем итоге соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%. Вместе с тем допускается принятие организацией в приказе по учетной политике решения о применении другого критерия существенности, отличного от вышеназванного. Таким образом, определение критерия существенности при формировании учетной политики относится в настоящее время к компетенции бухгалтера, его профессиональному суждению на основе ориентира в 5% от соответствующего показателя в год. Критерий существенности является теперь одним из важнейших элементов учетной политики организации, который необходимо учитывать при проведении инвентаризации.

По решению организации она может представлять информацию об отдельных существенных показателях в виде самостоятельных форм отчетности или включать эти показатели в пояснительную записку.

При проведении инвентаризации расчетов с подотчетными лицами использовать следующую рабочую таблицу:

Проверка соответствия оборотов по счету 208.02.0, отраженных в балансе,

Главной книге, журнале-ордере N 3 (поквартально)

Как проводить расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные суммы – это денежные средства, выдаваемые сотрудникам для оплаты расходов, осуществляемых в интересах организации. Порядок расчетов регламентируется Указанием ЦБ РФ № 3210-У.

Деньги в подотчет выдаются на основании распорядительного документа руководителя, либо на основании заявления сотрудника, в которых указываются цель, сумма и срок выдачи. После истечения срока, на который выдан подотчет, сотруднику отводится три дня на предоставление отчета о расходах. Если же деньги, полученные под отчет, не были израсходованы, их необходимо вернуть.

Бухгалтерский учет

Учет взаиморасчетов с подотчетниками ведется, согласно Плану счетов, на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расчеты с подотчетными лицами: проводки
Содержание операции Дебет Кредит
Выданы суммы под отчет 71 50, 51 Отражены расходы согласно сданному авансовому отчету в зависимости от специфики 08, 10, 20, 25, 26, 44, 60, 91 71 Возвращен неизрасходованный подотчет 50, 51 71 Отнесен на недостачи не возвращенный своевременно подотчет 94 71 Списана из заработной платы задолженность с согласия работника 70 94 Отражена задолженность по подотчету, по которому невозможно погашение за счет зарплаты 73 94 Взыскана по судебному решению задолженность по подотчету 50, 51 73

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Как любая дебиторская или кредиторская задолженность, состояние расчетов с подотчетными лицами подлежит инвентаризации, согласно пункту 3.47 Методических рекомендаций о проведении инвентаризации. Решение о проведении проверки принимает руководитель компании. Также существуют случаи проведения обязательной инвентаризации, например составление годовой бухгалтерской отчетности или ликвидация компании.

Читайте так же:  Трудовой договор с водителем грузового автомобиля - образец

В ходе инвентаризации необходимо проверить суммы выданных авансов, правильность составления авансовых отчетов, соответствие их целевому использованию полученных денег по отчет. По результатам проверки следует составить акт инвентаризации. Форма акта не утверждена, следовательно компании необходимо разработать её самостоятельно, отразив в ней:

  • дату и основание проведения инвентаризации;
  • состав инвентаризационной комиссии;
  • выявленные расхождения между учетными и фактическими данными, полученными в ходе проверки.

Образец акта инвентаризации

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Расчеты с подотчетниками в бюджете в целом схожи с учетом в коммерческих компаниях, но имеют ряд особенностей. В основном они связаны с тем, что бухгалтерский учет в бюджете имеет свой План счетов, а также со строгой лимитрованностью командировочных расходов.

Учет подотчетных сумм в бюджете регламентируется п.212-219 Приказа Минфина №157н и ведется на счете 20800. К нему открывается большое количество аналитических счетов согласно п.103-106 Приказа Минфина РФ № 174н.

На сегодняшний день в бюджетных учреждениях выдача денег в подотчет происходит только на основании заявления сотрудника по распоряжению руководителя предприятия и только при полном погашении предыдущего аванса.

Ограничения по уровню расходов на командировки установлены Постановлением Правительства РФ 729. Их размер достаточно низок. Так, суточные составляют 100 руб., а расходы на найм жилья возмещаются в размере не более 550 руб. в стуки. Если произведенные расходы превышают лимиты, то их можно компенсировать за счет сэкономленных бюджетных средств, либо за счет средств, полученных от коммерческой деятельности.

18.6. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

В соответствии с пунктом 26 «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержденным Приказом МФ РФ от 29.07.98 № 34н), для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в том числе расчетов с подотчетными лицами, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами — это проверка отчетов подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

При организации учета операций по расчетам с подотчетными лицами особое внимание надо уделить на:

соответствие применяемой в организации методики учета и налогообложения действующим в РФ нормативным документам;

состояние синтетического и аналитического учета расчетов с подотчетными лицами;

правильность и полноту документального оформления операций по рас-: четам с подотчетными лицами;

правильность и полноту отражения в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности операций по расчетам с подотчетными лицами;

тождественность показателей в учетных регистрах бухгалтерского учета и отчетности;

регулярность и правильность проведения инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.

Вопросы для самопроверки

1. В каких случаях и кому могут выдаваться наличные деньги под отчет?

2. Какая поездка признается служебной командировкой?

3. Какие расходы оплачиваются работникам, направляемым в служебные командировки?

4. Какие формы первичной учетной документации оформляются при направлении работника в командировку?

5. Какие расходы относятся к представительским? Какими первичными документами подтверждаются расходы на представительские цели?

УЧЕТ ДОЛГОСРОЧНЫХ ИНВЕСТИЦИЙ

19.1. Понятие инвестиций. Виды инвестиций

Основная цель любой коммерческой фирмы состоит в максимально возможном увеличении дохода ее владельцев. Вложения денежных средств, ценных бумаг, иного имущества, в том числе имущественных прав в реализацию различных проектов несут в себе задачу достижения определенных целей в зависимости от проводимой предприятием политики, Цели могут быть самыми различными: повышение рентабельности производственного процесса, замена устаревшего оборудования и, как следствие, повышение эффективности, расширение производства, увеличение доли рынка, технологический прорыв и т.д. Но при этом инвестиции должны выполнять два основных требования: во-первых, они должны быть возмещены и, во-вторых, прибыль от инвестиций должна компенсировать потери, связанные с временным отказом от использования денежных средств.

В самом общем виде инвестиции определяются как денежные средства, банковские вклады, паи, акции и другие ценные бумаги, технологии, машины, оборудование, лицензии в том числе на товарные знаки, кредиты, любое другое имущество или имущественные права, интеллектуальные ценности, вкладываемые в объекты предпринимательской деятельности или других видов деятельности в целях получения прибыли.

Для каждого предприятия важна разумная и целенаправленная инвестиционная деятельность Реализация инвестиционных проектов представляет собой новую и в недостаточной степени изученную сферу деятельности предприятий на российском рынке. Инвестиционный проект — это процесс осуществления комплекса взаимосвязанных действий, направленных на достижение определенных финансовых, экономических и социальных результатов.

Видео (кликните для воспроизведения).

Основным инструментом реализации инвестиционного проекта является бизнес-план, который представляет собой технико-экономическое и финансовое обоснование эффективности инвестиций.

По видам инвестиции делятся на прямые, финансовые и интеллектуальные,

Прямые инвестиции это долгосрочные капитальные вложения непосредственно в производство какой либо продукции, включающие покупку, создание и расширение фондов предприятия.

Финансовые инвестиции это вложения в акции, облигации и другие ценные бумаги,

Интеллектуальные инвестиции это вложения средств в лицензии, ноу-хау, торговые знаки, франчайзинг, патенты (в нематериальные активы), совместные научные разработки.

Пунктом 11 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н, предусмотрено, что в бухгалтерском учете организации затраты, связанные с капитальными и финансовыми вложениями, учитываются раздельно.

Инвентаризация расчетов с персоналом организации и подотчетных сумм

Главная задача инвентаризации расчетов с персоналом организации является проверка, обоснованность и документальное подтверждение данных о состоянии расчетов с персоналом организации.

Данные о состоянии расчетов с персоналом организации и подотчетных сумм отражаются на следующих счетах бухгалтерского учета:

70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;

71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по оплате труда (по всем видам оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям работающим пенсионерам и другим выплатам), а также по выплате доходов по акциям и другим ценным бумагам данной организации используется счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок (из-за неявки получателей) суммы отражаются по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет «Расчеты по депонированным суммам»).

Аналитический учет по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» ведется по каждому работнику организации.

Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Читайте так же:  Могут ли самозанятые открыть расчетный счет

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами используют счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

К счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» могут быть открыты субсчета:

73-1 «Расчеты по предоставленным займам»;

73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба» и др.

На субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам» отражаются расчеты с работниками организации по предоставленным им займам (например, на индивидуальное и кооперативное жилищное строительство, приобретение или строительство садовых домиков и благоустройство садовых участков, обзаведение домашним хозяйством и др.). По дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» отражается сумма предоставленного работнику организации займа в корреспонденции со счетом 50 «Касса» или 51 «Расчетные счета».

Аналитический учет по счету 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» ведется по каждому работнику организации.

Все полученные результаты при проведении инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками также заносятся в «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» по форме ИНВ-17.

Вопросы для самоконтроля

1. Какова периодичность проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов?

2. Каковы мероприятия, проводимые перед инвентаризационной проверкой основных средств и нематериальных активов?

3. Каковы особенности заполнения Приказа о проведении инвентаризации основных средств и нематериальных активов?

4. Каковы особенности заполнения инвентаризационной описи основных средств / нематериальных активов и Сличительной ведомости?

5. Каковы особенности проведения инвентаризации основных средств и нематериальных активов принятых переданных в аренду?

6. Что представляют собой бухгалтерский и налоговый учёт излишков объектов внеоборотных активов?

7. Как происходит формирование первоначальной стоимости неучтенных основных средств/нематериальных активов, выявленных в ходе проведения инвентаризации?

8. Как ведется бухгалтерский и налоговый учёт недостач основных средств и нематериальных активов?

9. Как ведется бухгалтерский и налоговый учёт реализации излишков основных средств и нематериальных активов?

10. Каковы особенности налоговой инвентаризации основных средств и нематериальных активов?

11. Какова периодичность проведения инвентаризации капитала и резервов организации?

12. Как ведется мероприятия, проводимые перед инвентаризационной проверкой капитала и резервов?

13. Как ведется особенности заполнения Приказа о проведении инвентаризации капитала и резервов?

14. Как ведется особенности заполнения Акта инвентаризации капитала (резервов) и Сличительной ведомости?

15. Как проводится учёт списания излишних и доначисления недостающих резервов?

16. Какова Периодичность проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности?

17. Каковы мероприятия, проводимые перед инвентаризационной проверкой дебиторской и кредиторской задолженности?

18. Каковы особенности заполнения Приказа о проведении инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности?

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Для студента самое главное не сдать экзамен, а вовремя вспомнить про него. 9883 —

| 7432 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Электронный журнал
«Главный бухгалтер. Зарплата»
приветствует Вас!

Курская Н. Инвентаризация расчетов с работниками

Ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности следует произвести инвентаризацию активов и расчетов. Автор данной статьи рассмотрел основные моменты, на которые необходимо обратить внимание при проведении инвентаризации расчетов с работниками по оплате труда и другим оплатам: сроки проведения инвентаризации, документы, которые нужно проверять, и правильное оформление результатов инвентаризации.

Общие положения

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию * активов и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается наличие, состояние и стоимость активов и обязательств (ст. 12 Закона РБ от 18.10.1994 № 3321-XII «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 3321-XII)).
__________________________
* Инвентаризация – периодическая проверка наличия числящихся на балансе организации ценностей, их сохранности и правильности хранения, обязательств и прав на получение средств, а также ведения складского хозяйства и реальности данных учета.

Единый порядок проведения инвентаризации активов и обязательств организаций, ведущих в соответствии с законодательством бухгалтерский учет, оформления результатов инвентаризации и отражения их в бухгалтерском учете установлен Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.11.2007 № 180 (далее – Инструкция № 180).

В ходе инвентаризации обязательств проверяют:

– правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм;

– правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

– правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности (п. 62 Инструкции № 180).

При инвентаризации обязательств проверке подвергают следующие бухгалтерские счета: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты с депонентами», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Особое внимание следует обратить при инвентаризации расчетов с работниками на наличие сумм депонентской задолженности, по которой истекли сроки исковой давности.

Сроки и периодичность проведения инвентаризации

Инвентаризацию активов и обязательств проводят в надлежащие сроки и с периодичностью согласно пп. 7, 8 Инструкции № 180.

Важно! Для инвентаризации обязательств определена дата не ранее 1 декабря и не менее 1 раза в год.

Субъекты малого предпринимательства,применяющие упрощенный порядок налогообложения, должны проводить инвентаризацию активов и обязательств 1 раз в год, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно в соответствии с Законом № 3321-XII.

Порядок, периодичность проведения инвентаризации, а также методы оценки имущества и обязательств должны быть закреплены в учетной политике по бухгалтерскому учету.

Документальное оформление при проведении инвентаризации

Руководитель организации должен издать приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации (примерная форма приказа изложена в приложении 1 к Инструкции № 180).

Приказ руководителя организации предусматривает также создание инвентаризационной комиссии.

Ситуация 1

В коммерческой организации, занимающейся оптовой торговлей, работают 2 человека – директор и главный бухгалтер.

Каким образом провести инвентаризацию и кого включить в комиссию?

[3]

В данной ситуации можно порекомендовать в состав инвентаризационной комиссии включить независимых аудиторов либо инвентаризация активов и обязательств может быть осуществлена и силами привлеченной сторонней организации.

Важно! В качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии не назначают материально ответственное лицо, работника ревизионной службы. Не назначают одного и того же работника 2 раза подряд в качестве председателя рабочей инвентаризационной комиссии у одних и тех же материально ответственных лиц.

Результаты инвентаризации активов и обязательств оформляют актом инвентаризации расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, прочими дебиторами и кредиторами по форме 14-инв и справкой к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме согласно приложению к форме 14-инв (п. 62 Инструкции № 180, приложение 19 к Инструкции № 180).

Читайте так же:  Акт зачета взаимных требований образец

На основании данных справки заполняют акт инвентаризации, в который заносят итоговые суммы задолженности по каждому дебитору и кредитору.

Бухгалтерский учет

Моментом определения окончательных результатов инвентаризации является дата принятия решения руководителем организации.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия оборотных и внеоборотных активов, обязательств и данных бухгалтерского учета оформляют протоколом заседания инвентаризационной комиссии и представляют на рассмотрение руководителю организации, который принимает соответствующее решение.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов и обязательств с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии со ст. 12 Закона № 3321-XII (п. 73 Инструкции № 180).

Инвентаризация расчетов по оплате труда

Ситуация 2

В ходе проведенной инвентаризации расчетов с работниками организации по состоянию на 5 декабря 2012 г. инвентаризационной комиссией было выявлено следующее:

– вследствие счетной ошибки за август 2012 г. производителю работ 5-го разряда Байко О.Д. была излишне начислена заработная плата, что повлекло за собой излишне выплаченную сумму 300 000 руб. Ошибка по начислению заработной платы скорректирована на основании бухгалтерской справки от 28.09.2012, бухгалтерскими записями Д-т 20 – К-т 70 (сторно), а удержание излишне выплаченной заработной платы работнику так и не произвели. К моменту проведения инвентаризации в организации образовалась дебиторская задолженность.

Справочно: удержание излишне выплаченных работникам вследствие счетных ошибок сумм производят на основании распоряжения нанимателя, сделанного им не позднее 1 месяца со дня неправильно исчисленной выплаты (п. 1 части второй ст. 107 Трудового кодекса РБ, далее – ТК).

Заработная плата, излишне выплаченная работнику нанимателем, в т.ч. при неправильном применении законодательства, не может быть с него взыскана, за исключением случаев счетной ошибки.

При каждой выплате заработной платы общий размер всех удержаний не может превышать 20 %, а в случаях, предусмотренных законодательством, – 50 % причитающейся к выплате работнику заработной платы (ст. 108 ТК);

[1]

– в ноябре 2012 г. работнику Воронину И.П. не выплачена заработная плата за октябрь 2012 г. в сумме 3 000 000 руб. (в организации срок выплаты заработной платы за первую половину месяца установлен 25-го числа, за вторую половину месяца – 10-го числа), также данная сумма не депонирована в срок (образовалась кредиторская задолженность).

Не полученная работником заработная плата была сдана в обслуживающий банк для зачисления на расчетный счет.

Справочно: выплата заработной платы производится регулярно в дни, определенные в коллективном договоре, соглашении или трудовом договоре, но не реже 2 раз в месяц (ст. 73 ТК). Вот почему в ходе инвентаризации важно обратить внимание не только на наличие сумм заработной платы, не выплаченных работникам в срок из-за неявки, но и на задолженность, возникшую по вине нанимателя. В сумму такой задолженности включают невыплаченную заработную плату как основного персонала организации, так и внутренних и внешних совместителей.

Заработную плату выдают из кассы в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов – в течение 5 рабочих дней).

Важно! Наниматели, за исключением организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, имеющие просроченную задолженность по заработной плате на конец отчетного периода, с 1-го числа месяца, следующего за отчетным, применяют тарифную ставку 1-го разряда для расчета должностных окладов руководителей, специалистов и других служащих в размере, не превышающем величины тарифной ставки 1-го разряда, установленной Правительством для оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями, до ликвидации этой просроченной задолженности (подп. 1.3 п. 1 Указа Президента РБ от 27.11.1995 № 483 «Об обеспечении своевременной выплаты заработной платы»);

– также было выявлено, что в июле 2012 г. истек срок исковой давности по депонированной заработной плате по уволенному работнику Коваленко К.К. в сумме 200 000 руб., т.е. общий срок исковой давности составил 3 года (кредиторская задолженность).

Важно! В ходе инвентаризации расчетов с работниками проверяют правильность отражения задолженности перед работниками: наличие сумм заработной платы, не выплаченной работникам в срок из-за их неявки и не депонированной, выявляются суммы депонентской задолженности, по которым истек срок исковой давности (п. 64 Инструкции № 180).

Справочно: общий срок исковой давности установлен ст. 197 Гражданского кодекса РБ и составляет 3 года.

Если бухгалтерский учет ведется не с применением компьютерных программ, то для аналитического учета расчетов с депонентами по суммам своевременно не выданной заработной платы применяют книгу учета депонированной заработной платы по форме № 8.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Ситуация 3

По расчетам с подотчетными лицами инвентаризационной комиссией выявлено, что в установленный срок (2 августа 2012 г.) работником организации Морозовым Р.В. не возвращена сумма, выданная ему из кассы организации под отчет на командировочные расходы в размере 440 000 руб. (образовалась дебиторская задолженность).

Важно! Для инвентаризации расчетов с подотчетными лицами проверяют авансовые отчеты работников и расходные кассовые ордера. По этим документам проверяют соответствие выданных и возвращенных средств данным бухгалтерского учета, устанавливают целевое использование израсходованных сумм, проверяют наличие оправдательных документов, а также выявляют суммы, срок представления отчетов по которым истек (п. 65 Инструкции № 180).

[2]

Справочно: лица, получившие наличные деньги, в т.ч. с использованием корпоративных карточек, в подотчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за исключением случаев, установленных в п. 1 части второй ст. 107 ТК.

Лица, получившие денежные средства с использованием корпоративных карточек под отчет на предстоящие расходы, обязаны не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах (п. 32 Инструкции № 107).

Результаты инвентаризации

По результатам инвентаризации:

1) составлена справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

2) акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Видео (кликните для воспроизведения).

Бухгалтерские записи в декабре 2012 г. по результатам инвентаризации

Источники


  1. Краткий юридический справочник для профактива. — М.: Профиздат, 2012. — 432 c.

  2. Арсеньев К. К. Заметки о русской адвокатуре; Автограф — М., 2013. — 560 c.

  3. Попов, В. Л. Курс лекций по судебной медицине / В.Л. Попов, Р.В. Бабаханян, Г.И. Заславский. — М.: ДЕАН, 2016. — 400 c.
  4. Астахов, Павел Земельный участок. Юридическая помощь по оформлению и защите прав на землю с вершины адвокатского профессионализма / Павел Астахов. — М.: Эксмо, 2015. — 256 c.
  5. /oli>

    Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here