Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Выпуск от 16 декабря 2016 года

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка «Корреспонденция счетов» системы КонсультантПлюс

Как отразить в учете выплату суточных (в том числе сверхнормативных) в 2017 г., если работник направлен в командировку на территории РФ?

Командировка связана с управлением организацией. Согласно коллективному договору суточные, выплачиваемые в связи с командировкой по территории РФ, составляют 1000 руб. в день. Работнику выдан денежный аванс из кассы организации, который в части суточных составил 4000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет (сумма суточных за четыре дня командировки соответствует выданному авансу), который утвержден руководителем. Иные командировочные расходы в консультации не рассматриваются. В налоговом учете применяется метод начисления.

Корреспонденция счетов:

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства (суточных) (ст. ст. 167, 168 Трудового кодекса РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение)).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов, в том числе суточных (п. 10 Положения).

Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Командировочные расходы (в том числе суточные) относятся к расходам по обычным видам деятельности (в данном случае учитываются в качестве управленческих расходов) (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н).

Указанные расходы признаются на дату выполнения условий, предусмотренных п. 16 ПБУ 10/99, т.е. на дату утверждения авансового отчета работника руководителем организации. До момента утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику на оплату командировочных расходов, учитываются как дебиторская задолженность работника по подотчетной сумме (п. 16 ПБУ 10/99).

Страховые взносы, начисленные на сумму сверхнормативных суточных (о чем сказано в разделе «Страховые взносы»), признаются расходами по обычным видам деятельности на дату начисления (п. п. 5, 16 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по рассматриваемым операциям производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировку на территории РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке.

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый НДФЛ. Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 2800 руб. (700 руб. x 4 дн.).

Оставшаяся сумма в размере 1200 руб. (4000 руб. — 2800 руб.) признается доходом работника, подлежащим налогообложению НДФЛ и включению в налоговую базу по НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

В отношении указанного дохода применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 НК РФ, в размере 13%. Организация в качестве налогового агента обязана исчислить НДФЛ, удержать его и уплатить удержанный НДФЛ в бюджет (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, представленный после возвращения работника из командировки (что следует из пп. 6 п. 1 ст. 223, п. 3 ст. 226 НК РФ).

Исчисленная сумма НДФЛ удерживается непосредственно из доходов работника при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Удержать сумму исчисленного НДФЛ организация может, например, из суммы выплачиваемой работнику заработной платы. Удержанный НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты налогоплательщику дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное пенсионное страхование, обязательное медицинское страхование

При оплате расходов на командировки не подлежат обложению страховыми взносами суточные, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, т.е. суточные, не превышающие 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ (п. 2 ст. 422 НК РФ).

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый страховыми взносами. Таким образом, не облагаемая страховыми взносами сумма суточных составляет 2800 руб. (700 руб. x 4 дн.). Сумма в размере 1200 руб. (4000 руб. — 2800 руб.) является объектом обложения страховыми взносами и включается в базу для исчисления страховых взносов (пп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421 НК РФ).

В общем случае начисление страховых взносов в 2017 г. производится по тарифам, установленным ст. 426 НК РФ .

Страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний суточные не облагаются (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

При этом, как следует из приведенной нормы, размер суточных не имеет значения.

Налог на прибыль организаций

Командировочные расходы, в том числе суточные, учитываются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

При этом ограничений по размеру суточных для целей их учета при определении налоговой базы по налогу на прибыль не установлено. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в данном случае определен в коллективном договоре организации.

Страховые взносы, исчисленные с суммы сверхнормативных суточных (являющихся таковыми для целей уплаты страховых взносов), включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату начисления (пп. 1 п. 1 ст. 264, пп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Обозначения аналитических счетов и субсчетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»:

69-1-1 «Страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»;

69-2 «Расчеты по пенсионному обеспечению»;

69-3 «Расчеты по обязательному медицинскому страхованию».

Выпуск от 20 марта 2015 года

Схемы корреспонденций счетов

Подборка по материалам информационного банка «Корреспонденция счетов» системы КонсультантПлюс

Как отразить в учете организации затраты, связанные с направлением работника в командировку (на территории РФ), если этот работник будет представлять интересы организации в суде?

С целью представления интересов организации в суде работник организации направлен в служебную командировку на три дня. Работнику организации выдан денежный аванс на командировочные расходы из кассы организации в размере 15 000 руб. По возвращении из командировки работник представил авансовый отчет с подтверждающими документами на сумму 13 500 руб., в том числе:

— суточные за три дня командировки — 3000 руб. (в соответствии с коллективным договором организации суточные составляют 1000 руб. в день);

— затраты на проезд — 4500 руб. (в том числе НДС 686,44 руб.);

— затраты на проживание — 6000 руб. (в том числе НДС 915,25 руб.). Подтверждающие расходы документы (счет из гостиницы, билеты на проезд) оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой.

Неизрасходованный остаток аванса внесен работником в кассу организации. Организация применяет метод начисления в налоговом учете.

Корреспонденция счетов:

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ).

При направлении в командировку работнику гарантируется, в частности, возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ). Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации (ч. 1 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168, абз. 2 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).

Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс для оплаты командировочных расходов (п. 10 Положения).

Согласно п. 26 Положения по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

Порядок ведения кассовых операций

Выдача наличных денег из кассы под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, производится по расходному кассовому ордеру на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме. Заявление должно содержать запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выданы наличные деньги, личную подпись руководителя и дату (п. 6, пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (что согласуется с п. 26 Положения). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Прием неизрасходованных денежных средств от работника производится по приходному кассовому ордеру. При этом работнику в подтверждение получения наличных денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру (п. 5, пп. 5.1 п. 5 Указания Банка России N 3210-У).

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ при оплате работодателем работнику расходов на командировку на территории РФ в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, суточные, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения.

В данном случае суточные, выплачиваемые работнику в соответствии с коллективным договором, превышают законодательно установленный норматив, не облагаемый НДФЛ. Таким образом, не облагаемая НДФЛ сумма суточных составляет 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.).

Оставшаяся сумма в размере 900 руб. (3000 руб. — 2100 руб.) подлежит налогообложению НДФЛ (по данному вопросу см. также Письмо Минфина России от 10.02.2011 N 03-04-06/6-22).

Датой получения дохода в виде сверхнормативных суточных является дата утверждения руководителем авансового отчета. Это связано с тем, что до момента утверждения авансового отчета вся сумма выданных работнику средств представляет собой задолженность работника перед организацией, т.е. не может считаться доходом работника в силу ст. 41 НК РФ. На это указано в Письме Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5.

Отметим, что ранее Минфин России придерживался иной позиции, согласно которой суммы суточных в части, превышающей нормы, предусмотренные п. 3 ст. 217 НК РФ, облагаются НДФЛ на дату их выплаты. Подробнее по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Организация, выплатившая работнику сверхнормативные суточные, облагаемые НДФЛ, в качестве налогового агента обязана на основании утвержденного руководителем авансового отчета исчислить НДФЛ по ставке 13%, удержать его при фактической выплате работнику любого дохода в денежной форме (например, при выплате очередной заработной платы) и уплатить в бюджет (п. 1 ст. 224, п. п. 1, 2, 4 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.01.2013 N 03-04-06/4-5) . Перечисление в бюджет удержанного НДФЛ осуществляется в порядке, установленном п. 6 ст. 226 НК РФ .

Расходы на командировку работника, в том числе суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы по найму жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования», п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

При этом не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей освобождения их от обложения страховыми взносами, т.е. они не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (Письма ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985, Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19, п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260). Аналогичные разъяснения приведены в консультации заместителя директора департамента Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.04.2014.

Налог на прибыль организаций

Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Указанные расходы признаются в фактически понесенной сумме (без учета принимаемого к вычету НДС) (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ). Датой осуществления таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Отметим, что на сегодняшний день не установлено каких-либо ограничений по размеру суточных для целей учета их при определении налоговой базы по налогу на прибыль. То есть расходы в виде суточных признаются полностью в том размере, который в рассматриваемой ситуации определен в коллективном договоре организации.

Отметим также, что расходы по командировке, связанной с судебным разбирательством, также могут быть учтены в составе внереализационных расходов в качестве судебных расходов (издержек) на основании пп. 10 п. 1 ст. 265 НК РФ. При этом дату осуществления таких расходов, на наш взгляд, следует также определять в порядке, установленном пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Напомним, что, если некоторые затраты с равными основаниями могут быть отнесены одновременно к нескольким группам расходов, налогоплательщик вправе самостоятельно определить, к какой именно группе он отнесет такие затраты (п. 4 ст. 252 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость (НДС)

Суммы НДС, уплаченные по расходам на командировки (расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, а также расходам на наем жилого помещения), принимаются к вычету при условии, что командировка осуществляется в рамках облагаемой НДС деятельности и при наличии документов, подтверждающих принятие к учету этих расходов, на основании счетов-фактур или иных документов (пп. 1 п. 2, п. 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ).

В данном случае основанием для принятия НДС к вычету являются подтверждающие расходы документы, которые оформлены на бланках строгой отчетности с выделением суммы НДС отдельной строкой. Это следует из п. 18 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137. Дополнительно о вычетах НДС по командировочным расходам см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДС и Практическое пособие по НДС.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, расчеты с работником по суммам, выданным под отчет, отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Следовательно, на дату выдачи работнику денежных средств из кассы организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

В рассматриваемой ситуации затраты организации, связанные со служебной командировкой работника, направленного для представления интересов организации в суде, прямо не связаны с производством и реализацией продукции, товаров, работ, услуг. То есть эти затраты не соответствуют понятию расходов по обычным видам деятельности, установленному п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, и признаются прочими расходами (п. п. 4, 11 ПБУ 10/99). Таким образом, на дату утверждения авансового отчета работника в учете организации производится бухгалтерская запись по дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», и кредиту счета 71 (п. 16 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов).

Внесение работником неизрасходованных денежных средств в кассу организации отражается по дебету счета 50 и кредиту счета 71 (Инструкция по применению Плана счетов).

Отражение операций по удержанию НДФЛ со сверхнормативных суточных, а также принятие к вычету «входного» НДС производятся в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов и приведены ниже в таблице проводок.

Обозначения аналитических счетов, используемые в таблице проводок

К балансовому счету 68 «Расчеты по налогам и сборам»:

Проводки по командировочным и представительским расходам

Вести бизнес в современных рыночных условиях без служебных командировок и представительских расходов на официальные встречи с партнерами практически невозможно, так как наличие деловых связей с другими компаниями важно для успешного развития в будущем. Как отражаются такие расходы в бухгалтерском учете, что к ним относится, как они должны быть оформлены и какие проводки по ним формируются — рассмотрим далее.

Как учитывать командировочные расходы в бухгалтерском учете

Затраты, связанные с командировочными и представительскими расходами предприятий, включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

К командировочным расходам относятся:

• Расходы по проезду;
• Расходы по найму жилья;
• Суточные расходы;
• Иные расходы с разрешения работодателя.

Также командировкой может считаться однодневный выезд или проезд дистанционного работника в офис компании.

Важно! Все командировочные расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально и экономически обоснованными.

При переводе подотчётных сумм на карту для командировочных расходов для документального подтверждения необходимо:

• В чеках отображение использования средств именно данной карты с обязательным указанием фамилии;
• При оплате наличными иметь квитанции с банкомата о снятии денежных средств для командировочных расходов.

Оплата командировки производится по среднему заработку. Возможна и другая оплата, например, оклад, но не менее суммы среднего заработка. Оплата выходных, выпадающих на командировку, производится в двойном размере или предоставляется дополнительный выходной.

НДФЛ и командировочные расходы

Рассмотрим расходы, которые облагаются НДФЛ в виде схемы:

Что такое суточные расходы в командировке

Суточные расходы – это разновидность командировочных расходов, предназначенные для возмещения расходов вне места проживания в связи с служебной необходимостью.

Важно! Если командировочное лицо имеет возможность возвращаться каждый день в течении командировки на место жительство, то суточные не выплачиваются.

Выплачиваются за каждый день, а также в праздники и выходные, в том числе и дни нахождения в пути. При этом суточные выплачиваются даже в случае документально подтверждённого больничного во время командировки.

Суммы суточных прописываются в локальных нормативных документах, при этом отдельно учитываются заграничные командировки и командировки в пределах Российской Федерации.

Суточные не выплачиваются при однодневных командировках в пределах РФ и оплачиваются в половинной стоимости при выезде за границу.

Пределы суточных расходов при начислении НДФЛ (суммы меньше предела не облагаются):

• Для командировок в пределах РФ – 700 руб.;
• Для заграничных командировок – 2 500 руб.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Типовые проводки по командировочным и суточным расходам

Дт	Кт	Описание проводки
71	50 (51)	Выдача денежных средств из кассы (перечисление на банковскую карту) на командировочные расходы
20 (26, 44 и т.д.)	71	Отражение командировочных расходов в производстве или в расходах на продажу
71	50 (51)	Возмещение сотруднику перерасхода на командировочные расходы денежных средств из кассы (счета)
50	71	Возврат неизрасходованных денежных средств выплаченных на командировочные расходы

Васильков И.И. командирован из Москвы в Сухум с 10 по 16 декабря. Поезд отправляется из Москвы 10 декабря в 07.44 и прибывает в Сухум 12 декабря в 09.47, при этом границу РФ пересекает 12 декабря. Васильков И.И. с 17 декабря был в отпуске по месту назначения командировки и 20 декабря выехал обратно. Локальным нормативным актом предприятия предусмотрен следующий размер суточных: 1 000,00 руб. — для командировок по России, 2 500,00 руб. — для командировок за границу.

За с 10 по 11 декабря работнику выплачиваются суточные в размере 1000,00 руб., а начиная с 12 декабря – 2 500,00 руб. за каждый день нахождения работника в иностранном государстве. Командировочные расходы учитываются в составе общехозяйственных затрат.

• Дорога – 15 000,00 руб. Москва – Сухум;
• Дорога – 14 000,00 руб. Сухум — Москва;
• За найм жилья – 4 дня * 1 500,00 руб. = 6 000,00 руб.
• Прочие командировочные расходы, обговорённые с работодателем – 10 000,00 руб.

Облагаемые расходы НДФЛ:

• Суточные – 2*300,00 руб.;
• Дорога Сухум – Москва – 14 000,00 руб.;
• Итого НДФЛ – 2119,00 руб.

Бухгалтер сформировал следующие проводки по командировочным расходам:

Дата	Счёт Дт	Счёт Кт	Сумма, руб.	Описание проводки	Документ-основание
09.12.2016	71	50	60 000,00	Выдача аванса на командировочные расходы	КО-2
20.12.2016	26	71	15 000,00	Дорога Москва- Сухум	Авансовый отчет
20.12.2016	26	71	6 000,00	Жилье
20.12.2016	26	71	14 600,00	Суточные
20.12.2016	26	71	10 000,00	Прочие расходы
20.12.2016	26	71	14 000,00	Дорога Сухум — Москва
20.12.2016	50	71	400,00	Возврат неизрасходованных денежных средств	КО-1
31.12.2016	70	68	2 119,00	Удержан НДФЛ с командировочных расходов

Бухгалтерский учет представительских расходов

К представительским расходам относят:

• Официальные приёмы, как представителям других организаций, официальных лиц организации – налогоплательщика, так и участников совета директоров и прочих, независимо от места проведения;
• Транспортное обеспечение доставки этих лиц до места официального приёма и обратно;
• Буфетное обслуживание во время переговоров;
• Услуги переводчиков, во время проведения официального приёма.

Перечень является закрытым и не включённые в него представительские расходы не учитываются в налоге на прибыль.

К представительским расходам не относят организации:

• Развлечений;
• Отдыха;
• Профилактики или лечения заболеваний.

Важно! Представительские расходы некоммерческой организацией за счёт целевого финансирования не учитываются в налогообложении по налогу на прибыль.

Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере не превышающие 4% от расходов на оплату труда за отчётный период. На превышение представительных расходов от нормы возникает постоянная разница.

Важно! Расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными.

Типовые проводки по представительским расходам

Дт	Кт	Описание проводки
26	71	Оплата представительских расходов подотчётным лицом
26	60 (76)	Услуги сторонних организаций отнесены на представительские расходы
90.08 (20 и т.д)	26	Списание представительных расходов

Представительские расходы — как оформить на примере

Допустим, у предприятия фонд заработной платы – 1 500 000,00 руб. Предприятие понесло расходы на создание представительского приёма в размере 154 000,00 руб. Из них:

• на проведение официального приёма 70 000,00 руб.;
• на буфетное обслуживание (официальный приём) — 15 000,00 руб.;
• на транспортное обслуживание – 10 000,00 руб.;
• на культурно-массовое мероприятие – 14 000,00 руб.;
• на экскурсию – 5 000,00 руб.;
• на буфетное обслуживание (культурно-массовое мероприятие)– 20 000,00 руб.;
• на приобретение подарков и сувениров – 20 000,00 руб.

Расчет представительских расходов согласно примеру:

• Сумма представительских расходов входящие в перечень учитываемых при исчислении налога на прибыль: 70 000,00 + 15 000,00 +10 000,00 = 95 000,00 руб.
• Из них учитывается сумма не более 4% от расходов на оплату труда – 60 000,00 руб.
• Сумма прочих расходов на представительный приём, не входящий в перечень составляет: 14 000,00 + 5 000,00 + 20 000,00 + 20 000,00 = 59 000,00 руб.
• В учётной политике закреплено использование директ-костинг при учёте косвенных затрат.

Учет представительских расходов проводки:

Дата	Счет Дт	Счет Кт	Сумма, руб.	Описание проводки
10.12.2016	26	60	154 000,00	Представительские расходы учтены в общехозяйственных расходах
Закрытие месяца
31.12.2016	90.08	26	154 000,00	БУ
31.12.2016	90.08	26	60 000,00	НУ
31.12.2016	90.08	26	94 000,00	ПР

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка

Выдача в подотчет из кассы

Наиболее распространенный в недалеком прошлом способ выдачи денег командированному лицу — выдача наличных денежных средств из кассы. Деньги выдаются путем составления расходного кассового ордера на основании заявления сотрудника, утвержденного руководителем.

ВНИМАНИЕ! Нельзя выдавать подотчетные суммы сотруднику, который не отчитался по предыдущим суммам (п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Данное указание действует только на наличные расчеты, соответственно его требования не распространяются на перечисление безналичных средств на карту.

Как правильно оформить выдачу денег из кассы, какие требования при этом должны соблюдаться, прочитайте в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)?».

В кассовом ордере будет отражена корреспонденция бухгалтерских счетов:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (71-1, 71-2) Кт 50 «Касса» (50-1).

Использование субсчетов зависит от принятого рабочего плана счетов (п. 4 ПБУ 1/2008).

Для сообщности работы бухгалтера и используемых компьютерных бухгалтерских программ желательно утвердить субсчета, рекомендованные разработчиками. Например, целесообразно к сч. 71 использовать субсчета:

• 71-1 — для расчетов в рублях;
• 71-2 — в валютах.

[2]

К счету 50 можно открыть субсчета:

• 50-1 «Касса организации»;
• 50-2 «Операционная касса»;
• 50-3 «Денежные документы».

При выдаче денег из кассы проводка будет выглядеть так: Дт 71-1 Кт 50-1.

При загранкомандировках разрешена выдача денег в иностранных валютах. Поступление денег в кассу с валютного счета отразите проводкой Дт 50 Кт 52.

[1]

При этом к счету 50 целесообразно завести отдельный субсчет для каждого вида валюты. Выдачу из кассы в валюте на зарубежную командировку отразите проводкой Дт 71-2 Кт 50 (соответствующий валюте субсчет).

Если средства на командировку выданы в валюте, то появляются курсовые разницы. Курсовая разница возникнет, если дата получения валюты в кассу и дата ее выдачи не совпадают. Нужно определить разницу между суммами, пересчитанными по официальному курсу на каждую дату — дату оприходования денег в кассу и дату их выдачи.

Положительную курсовую разницу отразите в учете путем отнесения в прочие доходы организации: Дт 50 (соответствующий субсчет) Кт 91-1.

Отрицательную разницу — в расходы организации: Дт 91-2 Кт 50 (соответствующий субсчет).

Перечислены командировочные на личную карту

В настоящее время широкую распространенность приобретают безналичные расчеты с использованием банковских карт. Выдача командировочных не является исключением. На зарплатную карту сотрудника разрешается перечислить и подотчетные суммы (письмо Минфина РФ, Казначейства РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, № 42-7.4-05/5.2-554).

В бухучете перечисление командировочных следует отразить проводкой Дт 71-1 Кт 51 — перечисление денег под отчет.

О важных нюансах такой операции вы можете узнать из статьи «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Использование специального карточного счета

Командированному сотруднику можно выдать открытую на его имя корпоративную банковскую карту — дебетовую или кредитную.

Дт 55 «Специальный счет в банке» Кт 51 — перечисление средств с расчетного на специальный счет.

К счету 55 рекомендуется открыть субсчета для учета расчетов в рублях и для учета в валюте.

Если используется кредитная карта, открытая на основании банковского кредитного договора, то зачисление денег согласно кредитной линии на карточный счет отражаем так: Дт 55 Кт 66 (67)

Также по мере того, как расходуются средства с кредитной карты, делаем бухгалтерскую проводку Дт 71 Кт 55.

Начисленные банком проценты за использование кредитных средств отражаем записью Дт 91-2 Кт 66 (67)

Выданы командировочные денежными документами

Командированному сотруднику могут выдаваться дорожные чеки. Дорожный чек — это обязательство эмитента по выплате суммы чека его владельцу. Учет дорожных чеков ведется на счете 50-3 «Денежные документы». В бухучете необходимо сделать следующие записи:

• Дт 50-3 Кт 60 (76) — приобретение дорожных чеков;
• Дт 71 Кт 50-3 — выданы дорожные чеки.

К сожалению, на территории РФ использование дорожных чеков не распространено. Их можно лишь обменять на деньги, но и то не во всех финансовых учреждениях. Поэтому такой вид финансового документа удобнее всего использовать при поездках в зарубежные командировки. Применение дорожных чеков в качестве средства платежа имеет свои преимущества — как в простоте, так и в безопасности их использования.

Организация может приобрести и выдать командированному сотруднику проездные документы. Учет проездных документов ведется аналогично учету денежных чеков на счете 50-3.

Как списание командировочных расходов с подотчетных лиц учитывается на счетах

После окончания командировки сотрудник отчитывается за полученные подотчетные суммы. Для этого он составляет авансовый отчет либо другой документ, самостоятельно доработанный и утвержденный в учетной политике.

При наличии неиспользованного остатка командировочных сумм остаток следует вернуть в кассу и отразить записью Дт 50 Кт 71.

Неизрасходованный остаток можно перевести с карты сотрудника на расчетный счет организации: Дт 51 Кт 71.

Возврат остатка на специальный карточный счет отражается проводкой Дт 55 Кт 71.

Списание командировочных расходов может происходить следующим образом:

• Дт 08 (10, 41…) Кт 71 — приобретены внеоборотные средства, ТМЦ;
• Дт 19 Кт 71 — отражена сумма входного НДС;
• Дт 20 (23, 26…) Кт 71 — расходы отнесены на себестоимость продукции (услуг, работ);
• Дт 44 Кт 71 — расходы признаны коммерческими расходами или расходами по основной деятельности торговой организации;
• Дт 91 Кт 71 — утверждены и списаны непроизводственные расходы.

Более подробно эту тему вы можете изучить в статье «Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами».

Проводка при выдаче денег в подотчет на командировочные расходы будет зависеть от источника выдачи — будь то наличные деньги, безналичные деньги, карты или денежные документы.

Примеры проводок по расчетам с подотчетными лицами приведены в статье «Порядок расчетов с подотчетными лицами — проводки».

Командировочные расходы сотрудника в бухгалтерских проводках

Командировка – это рабочая поездка сотрудника по распоряжению руководства. Все расходы на проезд, проживание и питание работника организация должна взять на себя. В этой статье мы рассмотрим проводки по командировочным и суточным расходам.

Типовые проводки по суточным и командировочным

Для покрытия всех расходов в командировке сотруднику выдаются деньги под отчет:

• Дебет 71 Кредит 50 (51).

Если после командировки деньги остаются, их необходимо вернуть в кассу:

[3]

• Дебет 50 Кредит 71.

В случае, когда работник, наоборот, потратил еще и свои личные деньги, организация при наличии соответствующих доказательств должна компенсировать их:

• Дебет 71 Кредит 50.

По всем расходам в командировке работник должен отчитаться. Для этого он составляет авансовый отчет, к которому он прикладывает все квитанции, билеты, чеки и иные документы, подтверждающие затраты.

Если расходы сотрудника, даже при наличии документов, будут не целесообразными, организация может их не принять. В этой ситуации работник должен будет вернуть деньги.

Если в расходных документах есть счет-фактуры с выделенным НДС, его можно принять к вычету:

• Дебет 68 НДС Кредит 19.

Когда организация часть расходов оплачивает с расчетного счета, то делают запись:

• по дебету 76 счета и кредиту 51.

Поступление билетов, приобретенных для сотрудника, отражают проводкой:

• Дебет 50.3 Кредит 76.

• по дебету 71 и кредиту 50.3.

Помимо командировочных – на оплату проживания, проезда, сотруднику выдают суточные – на питание. Это нормируемые в налоговом учете расходы фирмы, на которые она может уменьшить прибыль. Для командировок по России такая норма – 700 руб. в день, за границу – 2100 руб. Если выдать сотруднику суммы, превышающие эти лимиты, то придется удержать НДФЛ.

Пример проводок

Сотрудник направлен в командировку на 6 дней. Билеты куплены организацией в авиакомпании. Их стоимость 31 270 руб. Расходы в командировке на оплату гостинцы составили 13 000 руб. (НДС 1983 руб.), на использование общественного транспорта – 250 руб., представительские расходы – 3000 руб. Суточные выданы в размере 4200 руб. и командировочные, в размере 12 000 руб.

Источники

1. 
   Лазарев, В.В. Теория государства и права 5-е изд., испр. и доп. учебник для академического бакалавриата / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Юрайт, 2016. — 521 c.
2. 
   Харин, Г. М. Краткий курс судебной медицины / Г.М. Харин. — М.: ГЭОТАР-Медиа, 2015. — 304 c.
3. 
   Зайцева Т. И., Медведев И. Г. Нотариальная практика. Ответы на вопросы. Выпуск 3; Инфотропик Медиа — М., 2010. — 400 c.

/oli>

Бухгалтерские проводки командировочных расходов
Оценка 5 проголосовавших: 1

Роман Петренко
Я Роман Петренко — юрист с 10 летним стажем работы в крупной торговой компании. Данный ресурс создан с целью личных заметок, но будет полезен широкому кругу пользователей, интересующихся или ищущим ответы на тему юридического права.