Бухгалтерские документы

Полезный материал в статье: "Бухгалтерские документы" с ответами на все сопутствующие вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, то вы их всегда можете задать дежурному консультанту.

Бухгалтерские документы

Простая программа для ведения журналов документов и несложного бухгалтерского учета

Программа «Бухгалтерские документы» предназначена для автоматизации бухгалтерского документооборота в различных коммерческих организациях, на небольших предприятиях, у частных предпринимателей.

В программе ведутся журналы следующих документов:

  • Платежное поручение
  • Счет-фактура + ТОРГ-12
  • Счет
  • Приходный кассовый ордер
  • Расходный кассовый ордер
  • Товарный чек
  • Приходная накладная
  • Расходная накладная
  • Доверенность
  • Акт выполненных работ
  • Договор

Печатные формы документов соответствуют всем требованиям законодательства РФ.

Преимуществами программы являются простота, удобство и высокая скорость работы, низкие требования к аппаратному обеспечению.

Бухгалтерские документы. Их роль и значение в учете

Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции.

Бухгалтерский документпредставляет собой письменное распоряжение на совершение или свидетельство о совершенной хозяйственной операции и служит основанием для отражения последней на счетах бухгалтерского учета. Ни одна хо­зяйственная операция не может быть учтена, если на нее нет надлежащим образом составленного и оформленного документа.

Процесс оформления операций документами представляет собой первичную ста­дию бухгалтерского учета и называется документацией.

Для более полного и точного понимания содержания и назначения документов их классифицируют по ряду признаков: по назначению, способу составления, объему содержания, месту составления, количеству позиций, способу заполнения. По назначению документы подразделяют на:

распорядительные — содержащие распоряжение, приказ на совершение хо­зяйственной операции, но они еще не подтверждают факта свершения операции, поэтому сами по себе не служат основанием для отражения операции в бухгалтерс­ком учете. После совершения операции большинство распорядительных документов становится оправдательными;

оправдательные (исполнительные) — удостоверяющие факт совершения хо­зяйственной операции, то есть оформляющие уже произведенные операции. Доку­менты такого типа представляют собой первичную форму бухгалтерского отражения хозяйственной операции и являются основанием для учетных записей;

бухгалтерского оформления — составляемые бухгалтерией на основании распо­рядительных и оправдательных документов; самостоятельного значения не имеют;

комбинированные — выполняющие одновременно функции, свойственные не­скольким видам приведенных выше документов; их применение упрощает, облегчает и делает более наглядной учетную документацию.

По способу составления документы подразделяют на:

— разовые — применяемые для оформления одной или нескольких хозяйственных операций при совершении. Сразу же после составления они могут быть использова­ны для бухгалтерских записей;

накопительные — применяемые для оформления однородных хозяйственных операций по мере их совершения. Их применение, в отличие от разовых, сокращает время на оформление документации и ее количество. Их отражают в учете только после внесения в них последней операции и суммирования всех записей.

По объему содержания документы подразделяют на:

первичные — оформляемые непосредственно при совершении хозяйственной операции;

сводные — составляемые на основе первичных документов; они служат для объединения данных первичных документов и для группировки этих данных с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях.

По месту составления документы подразделяют на:

[1]

внутренние — составленные на самом предприятии;

внешние — поступающие от других предприятий, организаций, физических лиц.

По способу заполнения документы подразделяют на:

типовые — применяемые во всех отраслях народного хозяйства без каких-либо изменений и дополнений;

специализированные — применяемые в отдельных отраслях народного хозяйства, разработанные индивидуально для конкретного предприятия.

[2]

Формы первичных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, разрабатывают и утверждают субъекты самостоятельно на основе мини­мальных требований, утвержденных уполномоченным органом.

Первичные документы, в том числе на бумажных и машинных носителях информации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа (формы);

— наименование субъекта, от имени которого составлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

— наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи и их расшифровки.

В зависимости от характера операции, требований нормативных правовых актов и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть вклю­чены дополнительные реквизиты.

К ведению бухгалтерских документов предъявляют определенные требования, основными из которых являются: документальность, краткость и ясность записей, взаимный контроль записей (записи проверяют по корреспондирующим счетам).

Документы должны составляться аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво, подписи в документах тоже должны быть разборчивыми. Ни в тексте, ни в цифровых данных не разрешаются какие-либо подчистки, помарки и не ого­воренные исправления. Ответственность за достоверность данных, содержащихся в документе, за доброкачественное составление документа несут должностные лица, подписавшие его.

Руководитель определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских докумен­тов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции. Субъект, использующий электронные подписи, должен установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других субъектов, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком, утверждаемым руководителем субъекта.

Бухгалтерские документы со дня их выписки до передачи в архив находятся в движении, проходят ряд этапов учетной обработки. Такое движение документов по­лучило название документооборота. Он включает в себя стадии, каждую из которых проходят практически все документы: составление, прием в бухгалтерию (здесь осу­ществляется проверка, таксировка и учетная обработка документа), запись данных в учетные регистры, передача в текущий архив.

Основной задачей правильной организации документооборота является уско­рение движения документов, которое при высоком качестве оформления является одним из принципов организации бухгалтерского учета. Таким образом, организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: на каждый вид доку­ментов должен быть определен кратчайший путь их продвижения, исключающий лишние операции и инстанции; должны быть намечены конкретные исполнители, отвечающие за оформление документов и их обработку на каждой инстанции; сроки обработки должны быть минимальными.

Читайте так же:  Что относится к коммерческим расходам

На данном этапе развития бухгалтерского учета наличие базы прикладных про­грамм по бухгалтерскому учету, компьютеризация практически всех стадий докумен­тооборота позволяют значительно сократить время движения документов, их обра­ботки, что способствует оперативному руководству предприятием, своевременному составлению финансовой отчетности хозяйствующего субъекта.

Поступившие в бухгалтерию документы после таксировки, проверки и разметки корреспондирующих счетов группируют в накопительных или группировочных ве­домостях, данные которых записывают в соответствующие регистры аналитического или синтетического учета. Единичные документы записывают в регистры без груп­пировки.

Все документы, относящиеся к какому-либо одному учетному регистру, должны храниться в отдельной папке, на которой указываются все необходимые справочные сведения.

По окончании отчетного года, в течение которого все документы за этот период находились в бухгалтерии, бухгалтерскую документацию сдают в архив, где она хра­нится в течение сроков, оговоренных в учетной политике хозяйствующего субъекта.

Для получения необходимой информации о деятельности предприятия все хозяйственные операции вносят в бухгалтерские документы, дан­ные которых после их приемки, проверки и учетной обработки группируют по эконо­мическому содержанию и регистрируют в определенной последовательности. Такую регистрацию осуществляют с помощью учетных регистров, являющихся одним из важнейших средств бухгалтерского учета.

Учетные регистры — это листы бумаги, имеющие специальное графление, пред­назначенные для регистрации и группировки учетных данных. Запись данных из документов в регистры называется регистрацией.

В бухгалтерском учете регистры классифицируются по назначению, объему со­держания, внешнему виду и форме графления.

По назначению учетные регистры подразделяют на:

хронологические, в которых регистрацию хозяйственных операций осуществляют по мере их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию). К ним относят кассовую книгу, журнал учета поступающих грузов и др.;

систематические, в которых проводят регистрацию хозяйственных операций, сгруппированных по экономическому содержанию. Например, это Главная книга, журналы-ордера, в которых записи систематизируют по синтетическим или анали­тическим счетам;

комбинированные, в которых операции заносят одновременно в хронологичес­ком и систематическом порядке. Эта форма, являясь наиболее удобной, получила в настоящее время широкое распространение. К комбинированным учетным регистрам относят многие журналы-ордера и ведомости.

По объему содержания регистры подразделяют на:

синтетические, предназначенные для отражения всех хозяйственных средств, их источников в обобщенном виде. Это такие регистры, как Главная книга и оборот­ная ведомость;

аналитические, предназначенные для ведения учета хозяйственных средств и операций в разрезе аналитических счетов.

По внешнему виду учетные регистры подразделяют на:

карточки — это регистры аналитического учета одинакового формата, разрозненные бланки учетной регистрации, отпечатанные на отдельных листах плотной бумаги, имеющие специальную форму графления. Они предназначены для организации учета различных объектов;

книги — это регистры аналитического учета, сброшюрованные, пронумерован­ные, имеющие специальную форму графления. В книгах типографским способом напечатаны реквизиты, формирующие необходимые сведения об учетном объекте. Наиболее распространены кассовая книга и Главная книга;

свободные листы — регистры, изготовленные на отдельных листах бумаги и предназначенные для учетных записей, форма и графление которых зависит от их назначения;

машинограммы (распечатки) — регистры аналитического и синтетического учета, разработанные при помощи прикладных программ по бухгалтерскому учету и оформленные в зависимости от желания заказчика информации и задаваемых па­раметров в форме карточек, листов книг бухгалтерского учета, журналов-ордеров, ведомостей и др.

При ведении аналитического учета в книгах до начала записей необходимо про­нумеровать все страницы книги и скрепить печатью, подписью главного бухгалтера.

При открытии регистров в них переносят начальные остатки из регистров за про­шлый отчетный период, там, где необходимо — обороты за период с начала года. При записи операции в регистр указывают содержание записи, дату и номер документа, при необходимости — краткое содержание операции, суммы операции, причем сум­мы записывают в графы соответствующих счетов. Операции, носящие однородный характер, предварительно накапливают в разработочных таблицах, накопительных ведомостях и т.п. В конце месяца данные разработочных таблиц итогами записывают в регистры синтетического и аналитического учета.

По окончании месяца подсчитывают месячные итоги дебетовых и кредитовых оборотов по всем аналитическим и синтетическим счетам. В тех регистрах, где это необходимо, выводят остаток на конец месяца (сальдо на 1 число следующего месяца).

В конце месяца итоги оборотов используют для составления оборотных ведомос­тей и для текущего контроля.

Учетные регистры должны быть сверены. Для этого делают записи по коррес­пондирующим счетам, что обеспечивает их достоверность, выявление и исправление ошибок до составления баланса. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппи­рованном виде переносятся в финансовую отчетность.

Совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса называют формой бухгалтерского учета.

Основные формы бухгалтерского учета:

Журналы-ордера это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального разграфления. Включают в себя разработочные таблицы: 14 журналов-ордеров, 12 ведомостей к журналам-ордерам и главную книгу. Главная книга предназначена для обобщения данных журналов-ордеров по синтетическим счетам и взаимной проверки правильности произведенных в них бухгалтерских записей.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: Только сон приблежает студента к концу лекции. А чужой храп его отдаляет. 8715 —

| 7459 — или читать все.

185.189.13.12 © studopedia.ru Не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования. Есть нарушение авторского права? Напишите нам | Обратная связь.

Читайте так же:  Касса для ип на усн

Отключите adBlock!
и обновите страницу (F5)

очень нужно

Что такое первичные документы бухгалтерского учета: виды

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета — это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Видео (кликните для воспроизведения).

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет. В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

  1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
  2. Исполнительные (оправдательные), в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
  3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

  1. Хронологические, в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
  2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
  3. Комбинированные, которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

  • наименование документа;
  • дата составления;
  • сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
  • суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
  • финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
  • подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

  1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
  2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
  3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
  4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы. Исправления можно сделать следующими способами:

  1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
  2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
  3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

[3]

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Читайте так же:  Как открыть закрытое ип

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Виды бухгалтерских документов и порядок их оформления.

БУХГАЛТЕРСКИЙ ДОКУМЕНТ представляет собой письменное свидетельство о фактическом совершении хозяйственной операции или праве на ее совершение.

Фиксирование хозяйственных операций в документах – первый этап учетных работ. Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в бухгалтерском учете, если она не оформлена бухгалтерским документом, который является носителем учетной информации. Фактом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, является первичный учетный документ.

Каждая операция оформляется документами; правильно оформленный документ имеет юридическую силу, то есть он может служить средством доказательства в суде.

БУХГАЛТЕР НИКОМУ НЕ ДОЛЖЕН ВЕРИТЬ НА СЛОВО –

− ОН ДОЛЖЕН ВЕРИТЬ ТОЛЬКО ДОКУМЕНТУ

Характер операций, совершаемых в организации, различен, поэтому содержание и форма документов, применяемые для оформления различных хозяйственных операций, неодинаковы. Однако каждый документ должен содержать определенные показатели, необходимые для характеристики и подтверждения факта совершения хозяйственной операции. Такие показатели, характеризующие хозяйственную операцию, называются реквизитами.

Реквизиты делятся на обязательные для каждого документа и дополнительные.

К обязательным реквизитам относятся:

– наименование документа (формы) – накладная, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, акт, счет-фактура и т.д.;

– дата составления; содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в количественном и стоимостном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и за правильность ее оформления;

– подписи должностных лиц, утвержденных приказом руководителя предприятия.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых операций и назначением документов: номер документа; название и адрес организации; основание для совершения хозяйственной операции, оформленное первичным документом; реквизиты банка поставщика и банка получателя платежа и др.

организационно-распорядительные – приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции;

оправдательные (исполнительные) – накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т.п. Они составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры;

– комбинированные – они сочетают в себе разрешительный и оправдательный характер (платежная ведомость, расходный кассовый ордер).

документы бухгалтерского оформления – различные расчеты и справки, они заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Такие документы играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти. Унификация форм первичной учетной документации устанавливает и закрепляет единые требования к документированию хозяйственной деятельности организаций, систематизирует учет, способствует его рациональной организации. Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД), которое проставляется отдельным реквизитом в верхнем правом углу формы.

Читайте так же:  Отличие бухгалтерского и налогового учета

В унифицированные формы организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России (Росстатом) унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Документы, по которым не предусмотрена типовая форма, должны быть утверждены в приказе об учетной политике предприятия.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. В РФ все первичные документы, учетные документы и отчетность должны составляться на русском языке. На совместных предприятиях они могут составляться по требованию вкладчика и на иностранном языке, но при этом обязателен точный подстрочный перевод.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

  • по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);
  • по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);
  • по правильности произведенных вычислений.

Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

  • зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
  • надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
  • на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

Не допускаются в первичных документах подчистки и не оговоренные исправления. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Качество бухгалтерского учета зависит от степени рациональной организации документооборота. Под документооборотом понимается движение документов от момента их составления или поступления на предприятие до момента их передачи в архив. На предприятии документы проходят несколько этапов: составление, принятие к учету, проверка и обработка в бухгалтерии, отражение операций в бухгалтерском учете, передача в архив. Организацией документооборота занимается главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению согласно статье 17 Закона «О бухгалтерском учете» в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Первичные бухгалтерские документы

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Читайте так же:  Счет 84 «нераспределенная прибыль»

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Видео (кликните для воспроизведения).

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Источники


  1. Ильин, В. А. История и методология физики. Учебник / В.А. Ильин, В.В. Кудрявцев. — М.: Юрайт, 2014. — 580 c.

  2. Лазарев, В. В. История и методология юридической науки. Университетский курс для магистрантов юридических вузов / В.В. Лазарев, С.В. Липень. — М.: Норма, Инфра-М, 2016. — 496 c.

  3. Беляева, О. М. Актуальные проблемы теории государства и права. Практикум / О.М. Беляева. — М.: Феникс, 2015. — 448 c.
  4. /oli>

    Бухгалтерские документы
    Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here