Акт о недостаче товара

Полезный материал в статье: "Акт о недостаче товара" с ответами на все сопутствующие вопросы. Если у вас возникнут дополнительные вопросы, то вы их всегда можете задать дежурному консультанту.

Акт о выявленных недостатках товара

Формирование акта о выявленных недостатках товара происходит тогда, когда от поставщика приходят некачественные товарно-материальные ценности, оборудование, приборы, техника.

Бланк имеет довольно широкую сферу применения и может использоваться в самых разных областях бизнеса. Стоит отметить, что акт обычно не является самостоятельным документом, а относится к неотъемлемым приложениям к какому-либо договору: купли-продажи, поставки и т.д.

В какой момент нужно составлять акт

Условие о надлежащем качестве товара всегда прописывается в договорах, составляемых между организацией-поставщиком и компанией-покупателем. Чтобы исполнить этот пункт, товар проходит многоступенчатую проверку.

Но иногда производитель/поставщик продукции не в силах отследить весь объем выпускаемых или поставляемых товаров. И тогда оформление акта о выявленных недостатках товара происходит непосредственно при приеме-передаче от изготовителя к покупателю.

Также акт может быть использован и внутри компании, например, когда товар поступает из производственного цеха на склад предприятия.

Значение бланка

Акт о выявленных недостатках товара – документ совершенно необходимый при обнаружении низкого качества какой-либо продукции.

На основе акта получатель товара в дальнейшем может написать претензию изготовителю и получить возмещение по понесенным убыткам.

Помимо этого, акт дает возможность исполнить две бухгалтерские операции:

  1. Продавец может получить некачественный товар обратно и списать его.
  2. Покупатель – принять доставленный товар к учету в объеме качественных товарно-материальных ценностей.

При этом в случае, когда недостатки будут выявлены в ходе использования товара, на основании акта он также может быть списан с учета организации.

[1]

Создание комиссии, задачи

Чтобы зафиксировать факт наличия недостатков товара и оформить акт по всем установленным нормам, в компании должна быть создана особая комиссия (отдельным распоряжением или приказом директора).
В состав комиссии следует включить не меньше двух человек.

В состав комиссии следует включить не меньше двух человек.

В нее должны войти работники нескольких не связанных между собой отделов предприятия, которые имеют достаточную профессиональную подготовку и квалификацию для того, чтобы удостоверить недостаток товара.

Недостаток товара могут удостоверять, например, инженер, технолог, специалист по сбыту, юрист и бухгалтер.

Если есть реальная потребность, к участию в оценке качества товара может быть приглашен и эксперт со стороны.

В комиссии желательно выделить председателя и рядовых членов – председатель при этом будет нести максимальную ответственность за содержание документа.

[2]

Особенности формирования акта, общие моменты

Если вам дано задание по составлению акта о выявленных недостатках товара, а вы не имеете четкого понимания о том, как именно его сделать, прочитайте приведенную ниже информацию и ознакомьтесь с примером – по этому образцу вы без особых сложностей сформируете собственный бланк.

Прежде чем начать детальное описание этого конкретного акта, дадим общие сведения, которые относятся ко всем таким бумагам.

  1. В силу того, что с 2013 года единые для всех формы первичных документов отменены, акты допускается делать в произвольном виде. Если же на предприятии имеется свой стандарт документа – лучше составлять акт по его типу.
  2. Акты можно формировать на обычном листе бумаги (лучше А4 формата) или на фирменном бланке (если таковое требование установлено руководством компании).
  3. Акт составляется в двух идентичных экземплярах,
    • первый из которых отправляется предприятию-изготовителю/поставщику товара,
    • второй остается у организации-заказчика/покупателя.

Оба экземпляра обязательно должны быть подписаны ответственными лицами.

  • Проштамповывать документ надо только в том случае, если условие о применении штемпельных клише прописано в учетной политике компании, представитель которой составляет акт.
  • При формировании акта следует быть очень внимательным, тщательно вписывая в него в него все найденные недостатки товара, все нюансы. Не надо забывать о том, что в случае, если дело дойдет до разбирательств в суде именно этот документ может стать юридически значимым и обрести доказательную силу для каждой из сторон.
  • Образец акта о выявленных недостатках товара

    Акт не особенно сложен с точки зрения его структуры и содержания.

    Вначале документа следует отвести несколько строчек под резолюцию директора предприятия. Затем акту присваивается номер и ставится дата его составления.

    После этого идет основой раздел. Сюда первым делом вписывается:

    • состав комиссии, которая участвует в составлении акта;
    • ссылка на документ, который послужил основанием для ее создания (приказ или распоряжение руководителя организации).

    Ниже находится таблица (можно оформить списком), в которую следует внести:

    • основные идентификационные характеристики товара (его название, тип, номер, модель, количество, цену (за единицу и общую), дату поступления и т.д.);
    • выявленные недостатки.

    Под таблицей нужно указать:

    • мероприятия, которые провела комиссия для того, чтобы найти дефекты: визуальный осмотр, разборку, экспертизу и т.п.;
    • ответственных лиц;
    • находился ли товар на гарантийном обслуживании;
    • какие в дальнейшем с ним необходимо произвести действия (отремонтировать, списать, вернуть поставщику и пр.).

    В заключение акт должен быть подписан всеми членами комиссии и по необходимости проштампован.

    Акт о недостаче товара при его приемке: составляем правильно

    Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

    Общие сведения

    Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

    • акты приемки;
    • акты недостачи;
    • акты возврата;
    • другие акты.
    Читайте так же:  Обучение сотрудников

    Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

    Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

    Функции и роль документа

    Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.

    • Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
    • Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
    • Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.

    При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.

    Нормативное регулирование

    Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.
    • ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
    • ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
    • ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

    О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

    Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

    1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
    2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
    3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
    4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
    5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
    6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
      • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
      • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
      • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

    Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

    Образец акта о недостаче товара при приемке

    Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

    Что делать дальше с таким документом

    • После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
    • Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

    Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

    Акт недостачи товара

    Акт — документ, составленный коллегиально членами комиссии и сторонами договора. Цель составления документа — фиксация фактов и событий, уже произошедших. В дальнейшем документ может использоваться для предъявления претензий или наоборот, подтверждает их отсутствие между сторонами на момент подписания. Данный акт недостачи товара, как и другие типовые документы, носит характерную шаблонную форму заполнения: текстовые блоки и реквизиты сторон на бланке расположены строго в утвержденном порядке.

    Пример унифицированной формы размещен ниже. Но ведомства оставляют за собой право использовать иной, специально разработанный шаблон, что сопровождается инструкцией. Аналогично составляется акт возврата товара.

    Образец формы для заполнения

    Для того, чтобы грамотно оприходовать товар, следует серьезно взглянуть к системе способа приема партии продукта. Для этих целей имеются общепризнанные указания, которых нужно придерживаться, чтобы в дальнейшем исключить проблемы с контролирующими органами.

    При составлении официальной бумаги обязательно учитывайте, что в ней должны быть соответствующие разделы:

    1. Названия акта.
    2. Число, когда был оформлен.
    3. Вступительный раздел.
    4. Основная часть.
    5. Заключение и рекомендации.
    6. Подписи проверяющих.
    7. Название документа пишется для того, чтобы понять, что в нем будет описано.
    8. Число составления пишется тем днем, когда была сделана проверка.

    Обязательно вносится:

    1. информация о транспортной компании доставляемой груз;
    2. наименование и количество недостающего товара;
    3. условия в которых хранился ранее;
    4. цена по отдельности и общая стоимость;
    5. исправность транспортного средства перевозчика;
    6. присутствие пломб;
    7. сумма НДС.

    Общие сведения

    Акт недостачи товара обязаны удостоверить все лица, которые вели прием продукт и нашли недостачу– минимум 3-и гражданина (для ИП – один). После составления акт передают в бухгалтерию или лицу, исполняющему функции главбуха. Специалист обязан провести сверку, удостоверить акт, отправить генеральному шефу и руководителю компании. Внизу непременно обязана находиться круглая печать, но так, чтобы не «закрывать» подписи. Дополнительно может быть составлен акт экспертизы товара.

    Если руководители собираются взыскивать сумму затрат с виновных лиц, необходимо составить данный документ и подать его не менее чем через 30 суток. Также сам акт (его копию) отправляют поставщику продукта – заказным посланием, по e-mail. А первоисточник передается в бухгалтерию, где его подшивают и отправляют на хранение. Такие деловые бумаги хранятся в компании на протяжении трех лет.

    Читайте так же:  Прием на работу по совместительству

    Акт о недостаче товара при инвентаризации: образец

    Многие начинающие предприниматели сталкиваются с процедурой приемки товара от поставщиков и контрагентов, но не все знают, как правильно оформлять данную процедуру. В этой статье мы разберем, как производится приемка, а также как составляется коммерческий акт о недостаче груза, если она была обнаружена.

    В ходе ведения хозяйственной деятельности предприниматели нередко закупают сырье или готовую продукцию с целью обеспечения производственного процесса или последующей перепродажи товаров. При получении товара проводится процедура его приемки, которую производят ответственные сотрудники, ознакомленные с правилами и нюансами данного дела. В обязанности приемщика входит не только прием поступающего товара, но и его пересчитывание или взвешивание, регистрация, проверка качества и распределение на склад или в соответствующие отделы. Если в процессе будут обнаружены недостатки (плохое качество или брак), или же количество товара не сойдется с накладной, то приемщик регистрирует происшествие и заполняет акт, в котором указывает, что именно было обнаружено. Данный документ служит обоснованием для выставления претензий или дополучения товара от поставщика или контрагента, чтобы зафиксировать выполнение договорных обязательств.

    Зачем нужен акт

    В конце статьи мы приведем образец акта о недостаче товара при приемке, который вы сможете самостоятельно распечатать и заполнить, а сейчас разберем, для чего он, вообще, необходим. Он является официальным документом, в который вносится информация о полученном товаре и обнаруженных недостатках. Принимающая сторона указывает в нем количество недостающего или поврежденного товара, описывает степень повреждения и указывает на возникшее несоответствие между приходными накладными и фактически полученным материалом. Акт выполняет две задачи:

    1. Показывает размер суммы, которую потеряла компания и которая должна быть компенсирована контрагентом (поставщиком) продукции или лицом, ответственным за доставку.
    2. Демонстрирует уровень производства и организации рабочего процесса на предприятии, а также профессиональность работников, отвечающих за поступление товаров.

    Документ является обоснованием для выставления претензии поставщику или перевозчику для выплаты компенсации или поставки новых кондиционных товаров. В случае если акт составлялся во время инвентаризации, а не при получении, то его учитывают в годовой отчетности, чтобы учесть количество расходов компании наиболее точно.

    В каких случаях используется

    Данный акт составляется в различных ситуациях: при отправке, при получении товара, при ревизии складов или материально-технической базы, при проведении инвентаризации и пр. Следует знать, что у компаний имеются определенные нормативы износа МТЦ и товаров, благодаря чему они включаются в естественные расходы. В случае если нормативы превышены, то товары списываются согласно действующей процедуры, а кладовщикам (или другим ответственным лицам) выдвигают обоснованные претензии за недостаточно качественно проведенную работу по сохранности товарно-материальных ценностей.

    Внимание: товары или сырье могут пострадать не только по причине допущенных ошибок, но и из-за непреодолимой силы, к примеру, пожара, землетрясения, ограбления и пр. В этом случае также составляется акт, а данные о потерях вносятся в соответствующие бухгалтерские документы.

    Акт подписывается ответственными лицами (обычно для этого назначается комиссия), а затем и руководителем предприятия. При нанесении ущерба непреодолимой силой документы могут быть переданы в страховую службу, если товары были застрахованы, с последующей выплатой компенсации. В случае если недостатки были обнаружены при получении товара, то копия акта передается поставщику или перевозчику с целью получения от него внятных объяснений и компенсаций. Чтобы у двух сторон не возникало разногласий, акт составляется максимально корректно, без ошибок, исправлений и помарок, в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации. Если в нем будут допущены ошибки, то вторая сторона может отказаться от выплаты компенсации, и ее сторону наверняка займет и суд.

    Как правильно заполняется

    Рассмотрим пример с проведением инвентаризации, поскольку он сложнее и полностью описывает процедуру заполнения акта при классической приемке. Первым делом проводится приказ руководителя, которым назначается комиссия. В ее состав обычно входит сам руководитель или его заместитель (гендиректор), представитель бухгалтерии и юрист. Проводится пересчет товара или материально-технических ценностей, все данные заносятся в акт. Сам акт составляется в двух экземплярах, правильность подсчета и заполнения контролируют все члены комиссии.

    По окончании инвентаризации бланки подписываются всеми членами комиссии. Отсутствие подписей означает, что они недействительны, поэтому отнеситесь к этому максимально внимательно. В случае если недостача обнаружена, ее размер необходимо оценить. Это делается путем подтверждения стоимости материально-технических ценностей. К примеру, к акту прикладываются чеки на закупку сырья или товаров, договора поставки и прочее.

    Внимание: в качестве акта используется установленный законодательством бланк по форме ИНВ-3. При этом допускается вносить в него изменения или вообще разрабатывать собственную локальную форму для предприятия.

    В случае если вы самостоятельно разрабатываете форму, то добейтесь того, чтобы она отвечала требованиям ТК РФ. В ней должны присутствовать следующие пункты:

    1. Дата составления документа и место проведения манипуляций.
    2. Перечень членов комиссии, их подписи.
    3. Данные о поставщике и приемщике товара.
    4. Данные о перевозчике. Если груз доставляется в запечатанном виде (ящики, контейнеры и пр.), то описывается состояние емкости, наличие или отсутствие на ней повреждений, сохранность пломб и пр.
    5. Если товары хранятся на складе, то описываются условия их хранения (влажность, температура, освещенность и пр.).
    6. Название товаров (желательно писать полное название), количество единиц продукции (в штуках, килограммах, литрах и пр.).
    7. Цена единицы товара и общая стоимость (с учетом НДС и без него).
    8. При нарушении правил хранения или утере товаров обязательно указывается ответственное лицо, которое допустило данную ситуацию.

    После составления акта он подписывается членами комиссии. Если это просто приемка товара, то акт также подписывается двумя сторонами — поставщик должен подтвердить, что продукции не хватает или она повреждена.

    Читайте так же:  Основное производство в бухгалтерском учете

    Внимание: для ООО комиссия должна состоять минимум из трех человек. У ИП достаточно обойтись одной подписью, поскольку он может работать без наемных сотрудников.

    Заполненный и подписанный акт передается в бухгалтерию или лицу, занимающемуся учетом. Акт проходит процедуру сверки с имеющимися балансами и документами, после чего заверяется и передается руководителю предприятия (или генеральному директору). Если это ООО, то на него обязательно ставят печать, для ИП подобного требования нет. Руководитель принимает решение касательно сложившейся ситуации. Он может обратиться к контрагенту с целью возмещения убытка или довоза необходимого количества продукции. Если товары были утеряны или повреждены на складе, то руководитель может принять решение о взыскании убытка с ответственного за хранение лица. Сделать это нужно не позднее, чем через 30 дней после составления и подписания акта.

    При необходимости вы можете скачать образец акта о недостаче товара при инвентаризации и заполнить его соответствующим образом. Это типичная форма, которая отвечает требованиям ТКРФ и после подписания имеет законную силу.

    Акт о недостаче товара при его приемке: образец, форма, бланк

    Акт о недостаче товара при его приемке: составляем правильно

    Чтобы правильно оприходовать товар необходимо ответственно отнестись к порядку приема партии товара. Для этого существуют общепринятые инструкции, которые стоит соблюдать, дабы в последствии избежать проблем с проверяющими органами.

    Общие сведения

    Обычно принимают товар сотрудники, которые несут материальную ответственность. Такие сотрудники утверждаются руководством и проходят специальное обучение. В их обязанности входит составление всех необходимых документов, связанных с приемом товаров по количеству и качеству. Они имеют право подписывать:

    • акты приемки;
    • акты недостачи;
    • акты возврата;
    • другие акты.

    Сотрудники торговой компании несут ответственность за правильное заполнение всех документов, имеющих материальную ценность, и сроки их исполнения.

    Это видео расскажет более подробно о том, что делать, если выявлена недостача товара:

    » alt=»Акт о недостаче товара при его приемке: образец, форма, бланк»>

    Функции и роль документа

    Акт недостачи составляется в случае несоответствия количества товара, которое указано в накладной от поставщика. Это обычно выявляется при получении партии товара. Поэтому нужно очень ответственно относиться к приему продукции. При сотрудниках транспортной компании или представителях поставщика стоит проверять наличие товара.

    • Недостача может возникнуть по вине поставщика или по причине порчи имущества при транспортировке, нарушении упаковки и при поставке некомплектного товара.
    • Акт недостачи должен отражаться в бухгалтерской отчетности предприятия. Это одна из важных функций подобных актов.
    • Помимо этого, акты недостачи дают возможность взыскать с виновной стороны денежную компенсацию за порчу имущества, а также решить спорные вопросы с поставщиком.

    При правильном использовании этого документа компания сможет защитить свои права в судебном порядке, если возникнет такая необходимость.

    Нормативное регулирование

    Чтобы правильно оформить различные акты стоит обратиться к нормативным документам, устанавливающим порядок заполнения таких документов.

    • ТОРГ-2 заполняют в случае приема товара. Он должен оформляться в 4-х экземплярах;
    • ТОРГ-3 оформляют при сотрудничестве с зарубежными партнерами в 5-ти экземплярах;
    • ТОРГ-12 учитывают товары, подлежащие возврату и перечисляют недостающую продукцию.

    О проводках по списанию недостачи товара расскажет видеоролик ниже:

    Видео (кликните для воспроизведения).

    » alt=»Акт о недостаче товара при его приемке: образец, форма, бланк»>

    Как правильно составить акт о недостаче товара при приемке

    1. Для начала нужно распечатать бланк акта недостачи. Его можно найти в интернете или взять в бухгалтерии.
    2. После этого нужно вместе с представителем компании, предоставившей товар, проверить наличие наименований позиций. Если представитель производителя отсутствует, то необходимо пригласить представителя транспортной компании, которая доставила продукцию или независимого эксперта.
    3. Если недостача обнаружилась по разным поставщикам, то для каждого поставщика составляется отдельно документ с перечнем недостающих позиций. Неплохо будет, если вместе с актом будет прикреплен еще и фото или видео отчет.
    4. Если при приеме обнаружился некомплектный товар, то его тоже можно включить в список как недостачу. При этом следует обеспечить хранение такого товара в таком месте, которое позволит не ухудшить его состояние. Хранить его нужно в том случае, если поставщик готов будет доукомплектовать его в положенные законом сроки.
    5. Чтобы не было никаких вопросов целесообразно попросить поприсутствовать при осмотре представителя любой другой независимой компании.
    6. Вместе с актом о недостаче сразу нужно приготовить претензию, в которой указать возможные варианты решения ситуации. Они могут быть выражены в следующих вариантах:
      • Вы требуете доставки оплаченного и заявленного в накладной, товара;
      • Соглашаетесь с тем количеством продукции, которую получили. Требуете возврата разницы оплаченных средств на сумму недостачи;
      • Если товар оплачен, требуете возврата всей суммы денег при условии отказа от всей партии товара.

    Бланк (форму) такого акта можно скачать здесь.

    Образец акта о недостаче товара при приемке

    Акт о недостаче подписывается всеми членами комиссии. Каждый экземпляр должен иметь живую подпись всех участников.

    Что делать дальше с таким документом

    • После составления акта о недостаче нужно направить его почтой или через интернет, факс поставщику для рассмотрения и принятия решения.
    • Один экземпляр нужно отдать в свою бухгалтерию на хранение. Там его обязаны подшить в папку подобных актов и хранить в течение 3-х лет.

    Еще больше полезной информации по вопросу излишек, недостачи, пересортицы товара содержится в этом видео:

    » alt=»Акт о недостаче товара при его приемке: образец, форма, бланк»>

    Акт недостачи

    Акт о недостаче товара при приемке (образец)

    В процессе осуществления предпринимательской деятельности нередко случаются ситуации, когда организация, получившая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Так, при приемке товара может быть обнаружена его недостача. В этом случае необходимо правильно составить акт о недостаче товара при приемке, образец которого будет приведен в статье.

    Читайте так же:  Налоговые льготы предпенсионерам

    Лицо, ответственное за составление акта недостачи

    Приемку товара должно осуществлять материально ответственное лицо. С ним предварительно заключается соответствующий договор, в котором должны быть прописаны все особенности, благодаря чему впоследствии можно будет привлечь виновного в недостаче к ответу.

    Для оформления сотрудников на должность по приему товара, как правило, издается приказ руководителя. Работники должны пройти специальное обучение или быть соответствующим образом проинструктированы. При приемке товара им необходимо не только получить товар от поставщиков, но и правильно оформить документы, в том числе акт недостачи, если это потребуется.

    Когда составляется акт о недостаче товара

    Недостача при приемке товара выявляется путем сверки фактического количества поступившего товара с данными, указанными в накладной. Она может возникнуть, когда:

    • сотрудник организации, отправляющей товар, допустил неточность в указании его количества в накладной;
    • при транспортировке была утеряна часть товара, в том числе по вине транспортной организации;
    • произошло хищение товара;
    • был поставлен некомплектный товар.

    Когда лицо, ответственное за приемку, выявляет поставку некомплектного товара, тоже оформляется акт о недостаче. В этом случае товар помещается в отдельное место для хранения на случай, если поставщик решит осуществить его доукомплектование.

    Правильно составленный акт о недостаче товара выступает первичным документом, учитываемым при ведении бухгалтерского учета. Его наличие необходимо для списания убытков, а также их возмещения лицом, виновным в недостаче. Кроме того, документ служит доказательством при обращении в судебные органы.

    Форма акта недостачи товара

    Форма акта о недостаче товара может быть утверждена на предприятии.

    В документе необходимо указать:

    • дату и место составления акта;
    • Ф.И.О. и должности лиц, участвующих в приемке товара;
    • реквизиты поставщика, перевозчика;
    • наличие (отсутствие) нарушений пломб, контейнеров, тары;
    • количество поставленного товара.

    Также можно использовать типовой бланк документа (форма ТОРГ-2 ).

    Скачать акт о недостаче товара при приемке (образец)

    Если при приемке товара выявляется недостача, акт должен быть составлен в присутствии:

    • представителя поставщика;
    • водителя или экспедитора (в случае, если товар доставляется транспортной организацией);
    • независимого эксперта (если вышеуказанные лица отсутствуют или водитель (экспедитор) отказываются подписывать акт).

    Если недостача обнаружилась в отношении разных поставщиков, то для каждого из них составляется отдельный документ с перечнем позиций, по которым выявлена недостача.

    Документ подписывается лицом, составлявшим акт недостачи, а также иными лицами, присутствовавшими при его оформлении (обязательное условие — не менее трех человек; если недостача выявлена индивидуальным предпринимателем, ставится одна подпись).

    Очень хорошо, если в подтверждение обстоятельств, указанных в акте, будут приложены фото или видео отчеты.

    Составить акт о недостаче товара при приемке необходимо в 4-х экземплярах, один из которых вместе с претензией отправляется поставщику. Второй экземпляр передается в бухгалтерию предприятия.

    Как оформляется факт выявления недостачи ТМЦ – документальное оформление и образцы документов

    В процессе пересчета материальных ценностей на предприятии может выявиться несовпадение между количеством товара по факту и согласно документации организации.

    Тогда для руководителя очень важно прояснить ситуацию и получить от ответственного сотрудника все объяснения, кроме этого нужно оформить необходимые документы, в том числе сличительные ведомости, предназначенные для фиксирования объема недостачи или излишка.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Это быстро и бесплатно!

    Что делать, если в ходе инвентаризации выявлена недостача ТМЦ?

    Если проведена инвентаризация в магазине или на складе, и в ее ходе была выявлена недостача ТМЦ необходимо:

    • в первую очередь составить сличительные ведомости, для фиксирования факта недостачи;
    • потребовать объяснения у работника, на подготовку объяснительной у него есть установленные ТК РФ ст. 193 два дня;

    Важно: требовать такое объяснение следует на официальном уровне в письменном виде.

    • далее необходимо оформлять документально каждый шаг, например, отказ давать объяснительную засвидетельствовать посредством акта;
    • после получения всех доказательств и проведения служебного расследования следует применить дисциплинарное взыскание, относительно которого издается приказ руководителя.

    Выбирая подходящее наказание, следует учитывать все нюансы, например, если сотрудница, совершившая хищение окажется беременной, в отношении ее можно использовать только выговор, так как уволить ее нельзя.

    В случае отсутствия достаточного количества объяснений следует издать указ относительно дальнейшего расследования, чтобы получить четкие объяснения случившегося.

    Причины выявления

    Причиной недостачи товаров и материалов может быть не только банальная халатность продавцов или материально-ответственных лиц.

    Среди самых распространенных причин можно выделить следующие:

    • кража на производстве;
    • расточительное и корыстное отношение к вверенным ценностям ответственных лиц;
    • очень низкая реализуемая стоимость продукции, такая ситуация обычно происходит в торговых точках, где часто применяется системы скидок.

    Кроме этого, недостачей может стать халатность персонала, который своевременно не выполняет списание выбывших ценностей и не предоставляет бухгалтеру соответствующую отчетность.

    Оформление документов

    Документальное оформление результатов инвентаризации возможно после полного проведения процесса.

    К документу, согласно которому будет проведено списание, необходимо приложить акт проведения ревизии и выявленной недостачи. А также прочие документы, в которых будет зафиксирована недостача ценностей.

    В процессе списания недостачи ТМЦ используются:

    • акт приема-передачи, как основание;
    • акт о проведении служебного расследования;
    • приказ руководителя, согласно которому проводится списание и возмещение недостачи;
    • книга учета недостачи.

    Кроме этого, придется использовать такие документы как:

    • сличительные ведомости;
    • объяснительная и докладная записки;
    • бухгалтерские первичные и учетные документы.

    Как оформляется акт?

    По результатам инвентаризационного пересчета составляется акт, в котором следует указать такие данные:

    • дата и место оформления;
    • перечень состава уполномоченных лиц;
    • условия хранения ТМЦ;
    • в табличном варианте недостающий товар или материалы;
    • стоимость недостачи;
    • указание на ответственного сотрудника.
    Читайте так же:  Сроки реорганизации юридического лица

    Важно: документ должны заверить все члены комиссии, численность которых не менее 3-х человек.

    Образец докладной записки

    Докладная записка очень важна для прояснения ситуации, ее составителем является виновное или подозреваемое в недостаче лицо. Формировать документ можно от руки, но с обязательной подписью и ее расшифровкой.

    Важно: используется для ее составления фирменный бланк компании с логотипом, подается бумага на рассмотрение руководителю вместе с составленным о недостаче актом.

    После получения докладной записки записки руководитель должен отметить на ней дату получения и проставить регистрационный номер.

    Скачать образец докладной записки о недостаче ТМЦ – word.

    Акт о служебном расследовании по данному факту

    Акт служебного расследования играет важную роль в соблюдении норм законодательства при вынесении взыскания.

    Его наличие указывает на соблюдение процедуры выяснения степени вины ответственного лица и соблюдения требований ст. 192 – 193 ТК РФ, все это пригодится в суде.

    Проведение служебного расследования происходит согласно распоряжению работодателя и имеет ограниченный срок в 30 дней, в ходе мероприятия будут изучены все материалы и документы, собраны доказательства и сделаны выводы.

    Все это оформляется в акте, который должен содержать следующие пункты:

    • решение существует ли нанесение ущерба ответственным лицом предприятию;
    • описание обстоятельств, которые привели к сложившейся ситуации;
    • следствия данных обстоятельств, и связь между причиной и следствием;
    • указание на определенное лицо, признаваемое виновным;
    • описываются обстоятельства, которые могут смягчить/усугубить вину;
    • вывод комиссии – относительно наличия факта правонарушения.

    В итоге документа должны стоять подписи участников и резолюция работодателя.

    Также с документом знакомят виновное лицо под роспись, если работник отказывается ставить подпись необходимо об этом составить отдельный акт.

    Приказ о возмещении материально-ответственным лицом

    Важно: возмещение ущерба из доходов виновного лица может происходить только на основании его согласия – самостоятельные изъятия из зарплаты незаконны даже при наличии вины.

    Происходит возмещение согласно распоряжению руководителя. Согласно ст. 248 ТК РФ такое распоряжение может издаться в течение месяца, в противном случае истребование денежной компенсации может произойти через суд.

    Приказ оформляется руководителем лично и содержит такие данные:

    • реквизиты организации и ее местоположение;
    • число составления и порядковый номер;
    • основания для оформления распоряжения;
    • указание ФИО виновного лица, с которого должно выполниться взыскание;
    • ссылка на законодательство;
    • ссылка на акт проверки, докладную записку;
    • фраза относительно права контроля руководителем над исполнением распоряжения.

    Важно: с документом должен ознакомиться сотрудник, и подписать его.

    Скачать образец приказа о возмещении суммы недостачи материально-ответственным лицом – word.

    Книга учета

    Оформление книги учета по недостачам причиненными материально-ответственными лицами в большей части применяется в военных структурах.

    В нее вносятся все виды потерь предприятием:

    • хищение;
    • незаконные растраты;
    • переплаты и незаконные расходы материала;
    • порча материала;
    • уплата штрафов, пени, которые привели к излишнему расходу средств;

    [3]

    Важно: ведется книга учета главным бухгалтером и предоставляется на осмотр контролирующим органам и должностным лицам.

    Состоит документ из 3 частей:
    • первый – оформляется для учета недостач;
    • второй с целью контроля расходов на пени, штрафы и неустойки;
    • третий – для фиксирования прочих несанкционированных расходов, таких как кража, незаконные растраты и прочее.

    Первый раздел содержит форму для открытия лицевых счетов по денежным средствам и каждому виду имущества.

    При возникновении необходимости внесения записи нужно указать:

    • вид имущества;
    • число возникновениям недостачи;
    • полное описание предмета, включая порядковый номер;
    • реквизиты первичной накладной;
    • объем и сумма недостачи.

    Второй раздел имеет отдельные лицевые счета специального назначения – нарушение:

    • условий перевозок;
    • санитарных норм;
    • условий договоров;
    • расчетной дисциплины;
    • уплата различных видов штрафных санкций.

    В третьем разделе собраны счета, которые не входят в первые два.

    Важно: для внесения записи необходим приказ руководителя.

    В книге ежеквартально выводятся итоги, а в конце года подбивается общая сумма расходов, заверяется подписями руководителя и бухгалтера.

    В конце книги необходимо указать название всех счетов с указанием номеров листов, все листы следует пронумеровать, и указать на последнем их общее количество, данная запись также заверяется ответственными лицами.

    Полезное видео

    Порядок оформления приказа о проведении инвентаризации и регистрации в журнале учета, подробно рассмотрен в данном видео:

    Многие предприятия сталкиваются с таким явлением как недостача ТМЦ очень часто, так как она может возникнуть не только по причине халатности или корысти ответственного лица, но и в случае возникновения каких-либо недочетов со стороны бухгалтерии или пересортицы.

    В любом случае ее необходимо правильно оформить, составить все необходимые документы, получить доказательства ее возникновения и пояснения по этому поводу.

    Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

    +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

    +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

    Видео (кликните для воспроизведения).

    +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

    Источники


    1. Исторические, философские, политические и юридические науки, культурология и искусствоведение. Вопросы теории и практики, №6(12), 2011. В 3 частях. Часть 1. — М.: Грамота, 2011. — 232 c.

    2. Яковлев, В.Н. Древнеримское и современное российское наследственное право. Рецепция права; М.: Институт практической психологии, 2013. — 128 c.

    3. Ушаков, Н.А. Международное право; Institutiones, 2011. — 304 c.
    4. /oli>

      Акт о недостаче товара
      Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here